Kradzież majątku firmy w rozliczeniach podatkowych

Chcąc rozstrzygnąć, czy wartość skradzionych rzeczy lub pieniędzy można zaliczyć do kosztów podatkowych, w pierwszej kolejności należy rozstrzygnąć, czy między kradzieżą a osiągnięciem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Traktując kradzież jako osobne zdarzenie, takiego związku nie sposób odnaleźć. Jeżeli jednak przyjmiemy, że kradzież stanowi nieodzowny i nieunikniony element całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, to taki związek staje się już łatwo zauważalny. W konsekwencji można uznać, że straty wynikające z kradzieży spełniają wymóg związku przyczynowo-skutkowego z przychodami podatkowymi. Pogląd ten podzielają zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne (np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 7 października 2015 r., IPPB3/423-700/14-2/PK1).

Dwa przypadki wyłączenia

Straty wynikające z kradzieży nie zostały również wymienione w art. 16 ustawy o CIT ani w art. 23 ustawy o PIT, czyli w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, nawet gdy istnieje związek między ich poniesieniem a uzyskanymi przychodami. Niemniej jednak w tym aspekcie trzeba wskazać na dwa wyjątki.

Pierwszy dotyczy strat powstałych na skutek kradzieży nieubezpieczonego samochodu. Nie budzi wątpliwości, że na mocy art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT tego rodzaju straty są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Drugi wyjątek jest mniej oczywisty i odnosi się do bardziej skomplikowanych stanów faktycznych. Chodzi o sytuację, w której podatnik rekompensuje swojemu usługobiorcy stratę wynikającą z kradzieży powierzonych mu towarów. W takim przypadku istnieje ryzyko, że wypłacona rekompensata zostanie przez organ podatkowy zakwalifikowana jako odszkodowanie z tytułu wadliwie wykonanej usługi magazynowania (tak na przykład Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 22 grudnia 2014 r.o, ILPB3/423-483/14-5/EK). Konsekwencją takiej kwalifikacji wypłaconej rekompensaty jest nieuznanie jej za koszt podatkowy na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT albo art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT.

Dodatkowo, w przypadku kradzieży środka trwałego, trzeba pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT). Przepis ten zezwala na zaliczenie do kosztów podatkowych tylko tych strat w środkach trwałych, które przypadają na niezamortyzowaną część środka trwałego.

Ostateczny charakter

Bardzo mocno akcentowanym przez organy podatkowe elementem rozliczania strat spowodowanych kradzieżą jest ostateczny charakter straty. Organy podatkowe jednolicie wskazują, że subiektywne przekonanie podatnika o tym, że skradzionego majątku nie uda się odzyskać nie jest wystarczające. Strata spowodowana kradzieżą ma charakter ostateczny dopiero wtedy, gdy z formalnego punktu widzenia jest przesądzone, że nie uda się odzyskać skradzionych rzeczy lub pieniędzy (np.: interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 7 października 2014 r., IPPB3/423-700/14-2/PK1).

W tym celu niezbędne jest uzyskanie odpowiednich dokumentów albo od organów ścigania (np. postanowienie o umorzenie śledztwa ze względu na niewykrycie sprawcy) albo od organów przeprowadzających egzekucję z majątku złodzieja (np. postanowienie komornika o umorzeniu egzekucji ze względu na brak majątku dłużnika).

Dodatkowe warunki

Wydaje się zatem, że zaliczenie w koszty strat wynikających z większości kradzieży powinno być akceptowane przez organy podatkowe. Niestety, praktyka jest zupełnie inna – znacznie mniej korzystna dla podatników. Wynika to z tego, że zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne dorzucają jeszcze jeden wymóg – trzeba wykazać, że podatnik nie poniósł żadnej winy w nadzorze nad swoim mieniem, a kradzież nastąpiła na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia. Warunek ten jest w zdecydowanej większości przypadków bardzo trudny do spełnienia. Praktyka pokazuje, że prawie każda kradzież jest skutkiem istnienia pewnej luki w systemie nadzoru lub zabezpieczeń, która albo nie została a priori rozpoznana, albo została rozpoznana, ale – ze względu na zbyt duże nakłady niezbędne do jej wyeliminowania – nie została usunięta. W obydwu sytuacjach organy podatkowe bardzo łatwo mogą wykazać winę podatnika w nadzorze.

Analiza interpretacji indywidualnych oraz orzeczeń sądów administracyjnych pokazuje, jak ciężko jest wykazać, że ustalając system zabezpieczeń oraz nadzorując majątek, podatnik nie popełnił żadnego błędu. Jest to szczególnie trudne, gdy sprawcą kradzieży jest pracownik podatnika.

Przykład

Nieuczciwemu głównemu księgowemu udawało się przez lata przeprowadzać oszustwa finansowe, mimo że sprawozdania finansowe spółki co roku było badane przez biegłego rewidenta, a wszelkie przelewy były współautoryzowane przez innych pracowników firmy. Organ podatkowy stwierdził, że spółka nie może rozliczyć w kosztach zdefraudowanych środków pieniężnych, ponieważ opisane w stanie faktycznym procedury kontrolne były niewystarczające (interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 5 maja 2015 r, IPPB3/4510-126/15-2/PK1).

Przykład

Przedstawiciel handlowy odbierał od swoich klientów należności za dostarczane towary. W spółce obowiązywała specjalna procedura dokumentowania rozliczania takich należności. Dodatkowo pracownik, przed przystąpieniem do pracy, podpisywał dokument o odpowiedzialności za powierzone mienie, a więc dokument, który miał istotnie zniechęcać do kradzieży. Nie bacząc na te utrudnienia przedstawiciel handlowy regularnie okradał swojego pracodawcę. Również w tym przypadku organ podatkowy odmówił podatnikowi prawa do zaliczenia skradzionych kwot do kosztów podatkowych. Uzasadniając swoje stanowisko fiskus argumentował, że samo to, iż pracownikowi udawało się realizować proceder przez dłuższy czas (około 10 miesięcy) przesądza o tym, że funkcje nadzorcze nie były w spółce dobrze realizowane (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2 stycznia 2015 r., ILPB3/423-523/14-8/KS).

Zdarzają się także sytuacje, w których organy podatkowe zgadzają się na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości skradzionego majątku.

Przykład

Na skutek ataku hakerskiego na serwery swojego stałego dostawcy spółka przelewała środki pieniężne na konto bankowe oszustów. Organ podatkowy stwierdził, że spółka może zaliczyć skradzione środki pieniężne w ciężar kosztów, ponieważ strata powstała wskutek nadzwyczajnego zdarzenia, niezależnego od spółki (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 27 kwietnia 2016 r., IBPB-1-2/4510-271/16/AK).

W którym momencie

Jeżeli strata wynikająca z kradzieży powstała bez winy podatnika oraz ma charakter ostateczny, to powstaje pytanie, w którym momencie można ją rozliczyć w kosztach podatkowych, tj. w momencie kradzieży, czy w momencie uzyskania dokumentu potwierdzającego jej ostateczność.

Bez wątpienia straty wynikające z kradzieży mają charakter kosztu pośrednio związanego z uzyskiwanymi przychodami. W konsekwencji należy go zaliczyć do kosztów podatkowych w momencie poniesienia, czyli ujęcia w księgach rachunkowych. Tym momentem jest okres rozliczeniowy, w którym udało się skompletować całość dokumentacji niezbędnej do ostatecznego ujęcia straty w kosztach bilansowych oraz podatkowych (np. postanowienia o umorzeniu śledztwa) (tak. np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 27 kwietnia 2016 r., IBPB-1-2/4510-271/16/AK).

Odszkodowanie w przychodach

W kwestii zaliczenia otrzymanego odszkodowania do przychodów podatkowych ustawa o PIT oraz ustawa o CIT zawierają odmienne regulacje.

W art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT wyraźnie wskazano, że odszkodowanie otrzymane za szkody dotyczące składników majątku, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, są przychodem podatkowym. Dodatkowe potwierdzenie tego faktu można znaleźć w art. 21 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o PIT.