Podatnik ma prawo kopiować dokumenty i uczestniczyć w gromadzeniu dowodów w sprawie

Podatnicy na ogół nie zdają sobie sprawy, że w trakcie rozstrzygania spraw podatkowych przysługuje im wiele istotnych uprawnień. Ordynacja podatkowa (dalej: o.p.) zawiera zestaw zasad ogólnych, które wyznaczają sposób prowadzenia postępowania.

Zgodnie z art. 123 § 1 o.p.organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Przed wydaniem decyzji organ podatkowy wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego (art. 200 § 1 o.p.). W poprzedniej części opracowania ("Podatnik ma prawo brać czynny udział w zbieraniu dowodów w jego sprawie") omówione zostały uprawnienia podatnika dotyczące udziału w zbieraniu materiału dowodowego. Druga część, którą publikujemy dziś, wyjaśnia jak istotna jest możliwości spojrzenia przed wydaniem decyzji na wyniki czynności podjętych w postępowaniu.

W jaki sposób zapadają rozstrzygnięcia

Organ podatkowy jest zobowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 187 § 1 o.p.). To oznacza, że wydanie decyzji musi zostać poprzedzone zgromadzeniem niezbędnych dla rozstrzygnięcia materiałów. Sądy administracyjne oceniają wywiązanie się organu z tego obowiązku, uwzględniając udział strony w zbieraniu dowodów. „Podatnik ze swoich zaniedbań nie może czynić zarzutów organom podatkowym, iż te nie ustaliły satysfakcjonującego stronę stanu faktycznego sprawy" (wyrok WSA w Lublinie z 3 lutego 2017 r., I SA/Lu 113/16). Inicjatywa podatnika powinna być jednak ograniczona racjonalną potrzebą wyjaśniania istotnych dla sprawy okoliczności. „Materiał dowodowy musi być zupełny, co nie oznacza, że obowiązek zebrania przez organ dowodów ma charakter nieograniczony. Organ, wydając postanowienia dowodowe, musi się kierować istotnością dla sprawy możliwego do przeprowadzenia dowodu, unikaniem przeprowadzenia kolejnych dowodów na okoliczności już stwierdzone innymi dowodami, dostępnością danego dowodu (możliwością jego przeprowadzenia)" (wyrok NSA z 20 grudnia 2016 r., II FSK 3666/14).

Przykład

Naczelnik urzędu skarbowego wszczął w stosunku do Jana Borowskiego postępowanie związane z dochodem z działalności gospodarczej. Organ podważył poniesienie kosztów udokumentowanych dowodami, które nie zawierają ceny oraz oznaczenia sprzedawcy. Pan Borowski złożył wniosek o przesłuchanie kontrahenta w charakterze świadka oraz przedstawił inne dokumenty świadczące o poniesieniu wydatków w zaewidencjonowanej wysokości. Gdyby pan Jan pozostawał bierny, organ nie byłyby zobowiązany poszukiwać tych dowodów, ponieważ nie wie o ich istnieniu z urzędu. Natomiast zignorowanie wniosków dowodowych byłoby naruszeniem zasady czynnego udziału strony, jak również art. 187 § 1 o.p.

Zebrany w postępowaniu materiał dowodowy podlega analizie, która prowadzi do rozstrzygnięcia sprawy. Zanim to nastąpi, organ zobowiązany jest zapoznać podatnika z materiałami postępowania wyjaśniającego (art. 123 § 1 o.p.). Jest to niezwykle istotny przywilej, jednak mało kto z niego korzysta. Wgląd w akta postępowania pozwala przewidzieć w jakim kierunku zmierza załatwienie sprawy. Organ podatkowy rozstrzyga na podstawie tego, co zostaje udostępnione podatnikowi. Dzięki temu strona postępowania może wypowiedzieć się na temat konieczności uzupełnienia materiału o istotne z jej punktu widzenia elementy.

„Przy bierności strony, cały ciężar dowodzenia faktów mających przemawiać przeciwko ustaleniom poczynionym przez organy administracji spoczywa na tych organach"(wyrok WSA w Lublinie z 3 lutego 2017 r., I SA/Lu 113/16).

Z tego wynika, że bierny podatnik pozostawia organowi wolną rękę w przygotowaniu podstawy wydania decyzji. Organ staje się wówczas jedynym orędownikiem interesu podatnika w postępowaniu.

Przykład

Organ podatkowy w postępowaniu skupił się na uzasadnianiu zastrzeżeń dotyczących kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez Jana Borowskiego. Pan Jan nie brał udziału w zbieraniu materiału dowodowego. Po zapoznaniu się z aktami sprawy uznał jednak, że konieczne jest przedstawienie dokumentów, z których wynika, że jego rozliczenie jest właściwe.

Zapoznając się z materiałem dowodowym podatnik zyskuje odpowiednią perspektywę, która pozwala mu właściwie ocenić sytuację. Może to prowadzić do przedstawienia dodatkowych materiałów lub składania odpowiednich żądań. Na tym nie kończą się przywileje podatnika związane z przygotowaniem podstawy do wydania decyzji. Ocena materiału dowodowego nie musi prowadzić do jednoznacznych wniosków. Dlatego podatnik może również składać wyjaśnienia, w świetle których interpretacja dowodów może być dla niego korzystniejsza. Wyjaśnienia mogą dotyczyć całości materiału dowodowego lub poszczególnych dowodów.

Uzasadnienie decyzji ma znaczenie

Uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności (art. 210 § 4 o.p.). Uzasadnienie decyzji jest dobrym źródłem informacji o tym, jakie przełożenie na rozstrzygnięcie sprawy miał udział strony. Uzasadnienie faktyczne powinno być ukazaniem procesu decyzyjnego jaki miał miejsce przy analizowaniu materiału dowodowego. Organ musi odnieść się do znaczenia dowodów zebranych nie tylko ze swojej inicjatywy, ale również tych przedstawionych przez podatnika.

„Ocena dowodów powinna znaleźć odzwierciedlenie w uzasadnieniu decyzji (art. 210 § 4 o.p.), w którym organ ma obowiązek nie tylko zrelacjonować, jakie dowody przeprowadził i opisać je, ale również wyjaśnić, którym dowodom dał wiarę i dlaczego, a które uznał za niewiarygodne i z jakich powodów"(wyrok NSA z 20 grudnia 2016 r.., II FSK 3666/14).

W ciągu siedmiu dni

Zgodnie z art. 200 § 1 o.p., przed wydaniem decyzji organ wyznacza stronie siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Dlatego po skompletowaniu dowodów, ale jeszcze przed wydaniem decyzji, organ wysyła postanowienie wyznaczające stronie ten siedmiodniowy termin.

Warto wiedzieć, że akta sprawy są dostępne dla strony w każdym czasie, również po zakończeniu postępowania. Przepis art. 200 § 1 o.p. ma zagwarantować podatnikowi możliwość wglądu do materiałów postępowania w najistotniejszym momencie.

Odstąpić od wyznaczenia terminu można, jeżeli w postępowaniu wszczętym na wniosek strony ma zapaść decyzja w całości uwzględniająca jej żądanie. Ponadto, ordynacja podatkowa przewiduje postępowania, w których – ze względu na ich specyfikę – nie ma obowiązku zapoznawania strony z materiałem dowodowym (na przykład w sprawie ustanowienia zastawu skarbowego).

Notatki, odpisy i zdjęcia

Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz sporządzania kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń (art.  178 § 1 o.p.). Zebrany materiał dowodowy bywa obszerny, dlatego podatnik może sfotografować akta np. smartfonem, co nie podlega opłacie.

Jeżeli utrwalanie treści we własnym zakresie nie wystarczy, to strona może żądać wydania kopii lub uwierzytelnionych kopii akt sprawy (art. 178 § 3 o.p.). Opłata za sporządzenie przez organ podatkowy kopii wynosi:

1) 0,60 zł – za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A4;

2) 0,80 zł – za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A4;

3) 0,90 zł – za jedną stronę w przypadku kopii lub odpisu jednostronnego w formacie A3;

4) 1,20 zł – za dwie strony w przypadku kopii lub odpisu dwustronnego w formacie A3.

Stanowi o tym § 1 rozporządzenia ministra finansów z 18 grudnia 2015 r. w sprawie wysokości opłaty za sporządzenie kopii oraz odpisu dokumentów.

Uwierzytelnienie kopii (poświadczenie zgodnością z oryginałem) wiąże się dodatkowo z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 5 zł za każdą stronę.

Dzięki możliwości uzyskania kopii podatnik może spokojnie przeanalizować dokumentację i zastanowić się nad podjęciem odpowiednich działań w wyznaczonym terminie. Dlatego z wizytą w organie nie warto zwlekać do ostatniego dnia.

Przykład

Pan Borowski odebrał postanowienie, w którym organ wyznaczył mu siedmiodniowy termin do zapoznania się i wypowiedzenia w zakresie zebranego materiału dowodowego. Pan Jan stawił się w organie następnego dnia, gdzie pracownik udostępnił mu akta. Przy użyciu telefonu pan Borowski utrwalił treść najistotniejszych dokumentów. Organ sporządził protokół, w którym strona potwierdziła zapoznanie się z materiałami. Ponadto pan Borowski złożył wyjaśnienia, które zostały uzupełnione następnego dnia po wnikliwszej analizie sfotografowanych dokumentów.

Podsumowanie

Postępowanie podatkowe można podzielić na kilka etapów:

- zbieranie materiału dowodowego >>patrz tekst "Podatnik ma prawo brać czynny udział w zbieraniu dowodów w jego sprawie"

- możliwość wypowiedzenia się co do zebranego materiału;

- analiza całości materiału;