Koronawirus: Nowe obowiązki raportowania JPK_V7M

Nowe obowiązki miały objąć tzw. dużych podatników już od kwietnia, ale przez pandemię przesunięto je już wcześniej na lipiec. Wiele firm (zwłaszcza mniejszych) liczyło jednak na dodatkowe przesunięcie terminów. Postulat ten podnoszono w trakcie konsultacji tarczy antykryzysowej 3.0, ale finalnie nie został on wtedy uwzględniony przez ustawodawcę.

VDEK jednak później

Ostatecznie jednak Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw potrzebom podatników i dało im więcej czasu na przygotowanie się do zmian – nowe obowiązki zostały ponownie przesunięte – tym razem z 1 lipca na 1 października 2020 r.

Nowy termin to tylko pozornie dużo czasu

Przedłużenie terminu na sprostanie nowym obowiązkom nie powinno jednak uśpić czujności podatników. Jak bowiem pokazuje obecny stopień przygotowania przedsiębiorców do nowych zasad raportowania, dostosowanie się do nadchodzących zmian okazało się trudniejsze niż pierwotnie przewidywano. Poza większymi niż pierwotnie zakładano wyzwaniami natury technicznej i merytorycznej, w dobie pandemii dodatkowe wyzwanie stanowią także utrudnienia w komunikacji i mocno przeciążone działy IT w związku z rozpowszechnieniem formuły pracy zdalnej, ograniczony dostęp do biur, dokumentów i innych zasobów, ale przede wszystkim – priorytet dla kwestii kluczowych do utrzymania działalności i zapewnienia płynności finansowej w firmach. Dostosowanie do zmian w zakresie JPK może być dla wielu firm dosyć kosztowne i czasochłonne. Tymczasem, od 1 października systemy finansowo-księgowe powinny być przygotowane do gromadzenia dodatkowych informacji, które do 25 listopada trzeba będzie zaraportować w nowym pliku JPK. Zostały więc cztery miesiące, by do tych zmian się dostosować, czy dla wszystkich firm jest to wystarczająco wiele czasu?

Czytaj także: Tarcza antykryzysowa 4.0: więcej czasu na raportowanie schematów podatkowych

Z informacji zebranych w trakcie webinarium Deloitte pt. ,,Nowe struktury JPK_V7M i JPK_V7K od 1 lipca. Jak dostosować systemy finansowo-księgowe na dwa miesiące przed obowiązywaniem nowych wymogów raportowania?", które odbyło się 11 maja br. wynika, że zdecydowana większość podatników nie jest jeszcze przygotowana, aby sprostać nowym obowiązkom. Tylko 2 proc. z 585 spółek biorących udział w sondażu zadeklarowało, że ma już gotowe rozwiązanie do generowania nowych plików JPK. U niespełna 9 proc. proces wdrażania nowych rozwiązań systemowych jest w fazie końcowej, przeważająca ilość zapytanych - jest w trakcie prac (52 proc.) lub dopiero rozpoczyna prace przygotowawcze w tym zakresie (37 proc.). Niezależnie od statusu przygotowań, większość firm podzielała te same obawy - czy obecna wersja schemy może się jeszcze zmienić i czy jest jeszcze szansa na przesunięcie terminu wejścia w życie nowych przepisów, pojawiły się również wątpliwości merytoryczne po stronie podatników, które dotychczas nie zostały rozwiane przez Ministerstwo Finansów.

Koniec deklaracji VAT

Przypomnijmy – od października 2020 r. nowy rodzaj pliku JPK: JPK_V7 – JPK_V7M (dla rozliczeń miesięcznych) oraz JPK_V7K (dla rozliczeń kwartalnych) zastąpi obowiązek składania deklaracji VAT-7, VAT-7K oraz plików JPK_VAT w dotychczasowej formie.

Nowy plik JPK, który na wcześniejszych etapach prac legislacyjnych zaistniał jako JPK_VDEK (i zwyczajowo funkcjonuje pod tą właśnie nazwą) ma składać się z części deklaracyjnej (obejmującej zakres informacji raportowanych dotychczas w deklaracji VAT) oraz części ewidencyjnej, zawierającej bardziej szczegółowe informacje dot. poszczególnych pozycji w ewidencji VAT raportowanej wcześniej w JPK_VAT. JPK_V7 to jednak nie tylko połączenie danych z deklaracji VAT i pliku JPK_VAT.

W JPK_V7M i JPK_V7K podatnicy muszą przypisać do wybranych transakcji określone znaczniki wg. trzech grup. Specjalne oznaczenia to 13 różnych GTU (czyli kodów grup towarów i usług), dodatkowe oznaczenia typów dokumentów (przykładowo: WEW, RO, czy FP) oraz znaczniki dla szczególnych procedur podatkowych, między innymi takich jak sprzedaż na rzecz podmiotów powiązanych (TP), transakcje trójstronne (znaczniki TT_D oraz TT_WNT), czy też transakcje objęte MPP.

Oznaczenia te mają pomóc organom podatkowym w łatwiejszym wytypowaniu do kontroli podmiotów zajmujących się określoną działalnością, która w ocenie fiskusa jest bardziej podatna na nieprawidłowości czy nawet oszustwa podatkowe, takie jak karuzele VAT (w przypadku m.in. elektroniki), ale też w innych podatkach, np. w zakresie akcyzy (GTU_01 – GTU_04), czy podatku dochodowego (GTU_12).

Firmy mają z tym jednak problemy – zaczynając od ustalenia, w jakich przypadkach powinny być zastosowane odpowiednie znaczniki, kończąc na wprowadzeniu zmian w systemach finansowo-księgowych, często stosowanych w całej międzynarodowej grupie.

Odpowiednie przyporządkowanie nowych oznaczeń do poszczególnych transakcji jest czasami nie lada wyzwaniem. Wymaga nie tylko szczegółowej analizy aktualnego profilu działalności przedsiębiorstwa, ale także przewidzenia rodzajów transakcji, które mogą zdarzyć się w przyszłości. Każdy z takich przypadków może bowiem wymagać dokonania modyfikacji systemowych.

Perfumy jako napoje alkoholowe

Praktyka pokazuje, że informacje dostępne w rozporządzeniu i broszurze MF oraz opublikowanej strukturze .xsd nie są jednak na ten moment wystarczające, bo przedsiębiorcy mają nadal szereg wątpliwości natury merytorycznej. Chodzi tu między innymi o przyporządkowanie wspomnianych GTU do transakcji sprzedażowych.

Opisy zakresu poszczególnych GTU są niejednokrotnie ogólne i mało precyzyjne. Pojawiają się więc wątpliwości czy dana transakcja powinna zostać oznaczona którymś ze znaczników GTU.

Za przykład może posłużyć GTU_01 – Dostawa napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.

Nie zagłębiając się w przepisy akcyzowe można by pochopnie uznać, że kategoria ta odnosić się będzie tylko do czystego alkoholu etylowego i alkoholi przeznaczonych na cele konsumpcyjne. Niemniej, grupa ta jest o wiele pojemniejsza i może dotyczyć również wielu innych produktów, które zawierają w sobie alkohol etylowy – w ilościach ponad 1,2 proc. objętości produktu.

Mowa tu m.in. o perfumach, różnego rodzaju kosmetykach: kremach, lakierach do włosów, tonikach, rozpuszczalnikach, niektórych artykułach chemii gospodarczej, dodatkach spożywczych (np. niektóre esencje do ciast), czy szerokim wachlarzu szeroko ostatnio dostępnych produktów bakteriobójczych, tj. płyny, mydła czy chusteczki antybakteryjne z zawartością alkoholu. Czy faktycznie ustawodawca miał na celu oznaczanie również tego typu produktów znacznikiem GTU_01? Jest duże prawdopodobieństwo, że taki właśnie był zamysł – wytypowanie podatników dokonujących obrotu towarami zawierającymi alkohol, które to towary były właśnie najczęstszym polem nadużyć podatkowych. Z drugiej strony, można mieć wątpliwości czy takie podejście nie jest zbyt szerokim, biorąc pod uwagę przepisy akcyzowe. W przypadku sprzedaży takich produktów konieczna jest więc szczegółowa analiza.

Transakcje incydentalne

Problematyczne jest również w praktyce odpowiednie oznaczanie transakcji o charakterze incydentalnym, dokonywane niejako obok podstawowej działalności gospodarczej, takie jak przykładowo: przekazywanie prezentów klientom w formie alkoholu (jeśli VAT należny jest rozliczany inaczej niż dokumentem zbiorczym), darowizny sprzętu elektronicznego, czy też transakcje zakupowe, które następnie są przedmiotem całkowitej lub częściowej odsprzedaży, np. towary i usługi refakturowane wewnątrz grupy. Ciekawym przykładem takiej sytuacji może być np. obciążanie pracowników (refaktura) za zakupy prywatne dokonane kartą paliwową (jeśli nie ma ona stosownych ograniczeń), tj. np. zakupu papierosów oraz wyrobów medycznych (np. leki przeciwzapalne) na stacjach benzynowych. W takiej sytuacji, podmiot w którego zakres działalności gospodarczej nie wchodzą co do zasady wyroby tytoniowe czy leki, może nagle stanąć przed koniecznością wprowadzenia zmian w systemie księgowym lub stosowanym oprogramowaniu do generowania plików JPK dodatkowych znaczników – GTU_04 i GTU_09.

Sankcje za nieprawidłowości

Mając takie wątpliwości merytoryczne wiele firm zadaje więc sobie obecnie pytanie, czy przyjąć wykładnie rozszerzającą i zastosować wszystkie znaczniki mające nawet potencjalnie zastosowanie czy przyjąć raczej „oszczędne" podejście i jeśli mamy wątpliwości, to nie dodawać tych oznaczeń jeśli mamy ryzyko błędnej oceny. Decyzja jest trudna, tym bardziej że za potencjalne błędy może grozić opłata sankcyjna w wysokości 500 zł.

Nowelizacja przewiduje bowiem, że każda nieprawidłowość w złożonym pliku, która uniemożliwi przeprowadzenie kontroli prawidłowości rozliczeń VAT, może podlegać takiej karze.

Na chwilę obecną nie jest pewne, jakiego rodzaju pomyłki będą przez urzędy kwalifikowane jako błędy uniemożliwiające przeprowadzenie kontroli prawidłowości rozliczeń VAT. Aktualne brzmienie nowej regulacji zdaje się jednak umożliwiać stosowanie sankcji za każdą, pojedynczą nieprawidłowość, co w przypadku powielających się błędów o charakterze systemowym, może skutkować karami finansowymi.

Wspomniane sankcje nie będą nakładane na podatników automatycznie. Gdy naczelnik US zidentyfikuje w przesłanej ewidencji błędy, które będą uniemożliwiać przeprowadzenie weryfikacji zaraportowanych transakcji, w pierwszej kolejności wezwie on podatnika do dokonania odpowiedniej korekty. Po odpowiednim wezwaniu podatnika, dopiero w przypadku braku złożenia przez niego wymaganej korekty, bądź też złożenia wyjaśnień uzasadniających zastosowane przez podatnika podejście w zakresie prezentacji danych zawartych w JPK_VDEK, naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć wspomnianą sankcję o charakterze finansowym.

Umożliwienie korekty przed nałożeniem kary pieniężnej to rozwiązanie w założeniu dobre. Termin na jej złożenie ma jednak wynosić jedynie 14 dni od doręczenia wezwania. Ten czas może być wystarczający do naniesienia pojedynczych poprawek w pliku JPK, jednak w przypadku dużej ilości potencjalnych błędów wymagających analizy, może stanowić on nie lada wyzwanie.

Nadmierne "znakowanie" transakcji również może okazać się niekorzystne dla podatników – deklarując obrót np. wspominanymi napojami alkoholowymi podatnik może się niejako "zgłosić" do kontroli pod kątem wypełniania dodatkowych obowiązków podatkowych. Dlatego też tak ważny jest etap analityczno-merytoryczny projektu zanim rozpoczniemy prace IT.

Prac przygotowawczych do nowych obowiązków w zakresie raportowania VAT nie ułatwia także fakt, że obecnie dostępna wersja struktury .xsd pliku nie została oficjalnie oznaczona jako ostateczna. Tym samym, ustawodawca zostawił sobie „furtkę" do wprowadzania zmian w strukturze pliku.

Nie można więc wykluczyć, że przed 1. października struktura JPK_VDEK zostanie jeszcze zmodyfikowana. Ewentualne zmiany nie powinny mieć jednak charakteru merytorycznego. Mogą natomiast być jeszcze wprowadzone modyfikacje o charakterze technicznym, co oczywiście wymusi dodatkowe prace po stronie podatników.