W mojej firmie było włamanie. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji okazało się, że oprócz towaru zaginął również karton z dokumentami, które były przygotowane do zarchiwizowania. Dokumenty te dotyczą rozliczeń VAT i nie upłynął jeszcze termin przedawnienia dotyczący tego podatku. Prawdopodobnie złodzieje nie zauważyli, że zabierają dokumenty, gdyż karton z dokumentami znajdował się obok kartonów z towarem i był taki sam. Włamanie i kradzież zgłosiliśmy na policję. Czy w tej sytuacji trzeba powiadomić urząd skarbowy? – pyta czytelnik.
Kradzież dokumentów – w tym przypadku dokumentów dotyczących VAT – to zdarzenie losowe, niezależne od podatnika. Jednak zdarzenie to nie powoduje zwolnienia podatnika z obowiązków podatkowych.
Ustawowe obowiązki
Zgodnie z art. 32 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.) płatnicy i inkasenci mają obowiązek przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia ich zobowiązań >patrz ramka.
Przedsiębiorca (a także płatnik i inkasent) jest odpowiedzialny za niewykonanie lub nienależyte wykonanie nałożonych na niego obowiązków. Jednym z nich jest posiadanie i przechowywanie dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczeń podatkowych. Żaden przepis prawa nie zwalnia podatników od obowiązku posiadania stosownych dokumentów, które są niezbędne dla rozliczenia podatku w przypadku ich utraty i to niezależnie od przyczyny (wyrok WSA w Poznaniu z 11 maja 2010 r., I SA/Po 209/10).
Jeśli osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej zostaje zlikwidowana lub rozwiązana, to podmiot, który przeprowadza taką likwidację lub rozwiązanie, ma obowiązek zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Powinno to nastąpić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (art. 32 § 1 a o.p.).