Wydatki świąteczne firmy - kiedy są kosztami podatkowymi

Tradycja świąt Bożego Narodzenia jest mocno zakorzeniona w polskiej kulturze. Od dawna wpływa także na sposób prowadzenia biznesu, zarówno pod postacią świątecznego wystroju, kartek z życzeniami, jak i prezentów dla klientów oraz pracowników. Poniesione na ten cel wydatki zwykle zasilają pulę kosztów przedsiębiorstwa, jednak nie zawsze w zgodzie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Ustawy o podatkach dochodowych definiują co dla przedsiębiorców stanowi koszty uzyskania przychodu. Według ustawy o PIT „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23" (art. 22 ust. 1). Podobna definicja znajduje się w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Oznacza to, że żeby uznać dany wydatek za koszt podatkowy, musi on spełniać dwa warunki równocześnie:

- być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania (zabezpieczenia) źródła przychodów oraz

- nie podlegać enumeratywnemu wyłączeniu, odpowiednio w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Istotna jest również odpowiednia dokumentacja danego kosztu, co pozwoli na uzasadnienie go jako kosztu uzyskania przychodu.

Problem z reprezentacją

Jedną z grup wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu są wszelkiego rodzaju koszty reprezentacyjne wyszczególnione w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Problem jednak następuje, gdy próbuje się odróżnić wydatki reprezentacyjne od reklamowych, które w sposób naturalny stanowią koszty uzyskania przychodu. Granica między tymi dwoma pojęciami jest niezwykle cienka i często zatarta.

Głównym wyznacznikiem w rozróżnieniu jest cel poniesienia danego wydatku oraz odpowiednie jego udokumentowanie. Warto też podkreślić, że chociaż ustawy o podatkach dochodowych nie definiują pojęć „reprezentacja" czy „reklama", to orzecznictwo wyjaśniło, że pod pojęciem reprezentacji rozumiemy: „przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia" (wyrok WSA w Gliwicach z 19 kwietnia 2018 r., I SA/Gl 206/18).

Bombki i dekoracje...

Co do zasady wydatki powiązane z zakupem elementów wystroju świątecznego są kosztami uzyskania przychodu. Wynika to głownie z powszechności takiego działania wśród podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, co oznacza, że trudno jest w takim działaniu doszukiwać się znamion reprezentacji. Wręcz przeciwnie, to brak takich elementów jest obecnie traktowany jako coś nietypowego. Nie są to więc przesłanki, na których można budować prestiż czy pozytywny wizerunek firmy.

...nie mogą być zbyt wytworne

Warto być jednak ostrożnym przy przystrajaniu biura czy lokalu. Przekroczenie standardowych zwyczajów poprzez wyjątkowo ekstrawagancki i drogi wystrój świąteczny może zostać potraktowane jako koszty reprezentacji. Stanowisko to potwierdzają interpretacje organów podatkowych. W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 5 marca 2015 r. (ITPB3/423-626/14/KK) czytamy: „Gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki spółki na wystawne dekoracje nie mogłyby zostać uznane przez spółkę za koszty uzyskania przychodów".

Podarunki dla klientów...

Wydatki ponoszone na rzecz klientów oraz kontrahentów z zasady mają wywołać u nich przywiązanie do marki oraz wzrost zadowolenia w kontaktach z podatnikiem, co ma doprowadzić do zwiększenia wyników finansowych przedsiębiorstwa. Wydatki takie spełniają zatem jedną z przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Niektóre z nich mogą być jednak wyłączone z kosztów jako wydatki reprezentacyjne. Chodzi o prezenty świąteczne oferowane klientom pod postacią drogich alkoholi czy koszy ze słodyczami. Co prawda istnieje pogląd, że przy załączeniu do takiego prezentu materiałów reklamowych spółki (np. folderów, ulotek itd.) można dowodzić, iż poniesiono wydatek w celach reklamowych, a prezent był jedynie „dodatkiem" do kampanii. Jest to jednak wątpliwa argumentacja, która może zostać zakwestionowana przez organ podatkowy.

Mniejsze wątpliwości pojawiają się w przypadku upominków oznaczonych logo podatnika. Opinie na ten temat nie są jednoznaczne, przeważa jednak stanowisko aprobujące możliwość uznania ich za koszty podatkowe. Jak czytamy w wyroku WSA we Wrocławiu z 5 maja 2016 r. (I SA/Wr 321/16): „(...) jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, część drobnych prezentów wręczanych kontrahentom i potencjalnych kontrahentom opatrzona jest logo firmy, ma zatem charakter przedmiotów reklamowych. Wydatki poniesione na nabycie takich przedmiotów nie są wydatkami na reprezentację, ale na reklamę)". W ramach dodatkowego zabezpieczenia warto też w prezencie umieścić elementy ewidentnie reklamowe np. hasło kampanii promującej działalność podatnika.

Nawet pomimo tego należy przestrzegać zasady ostrożności oraz granic standardu rynkowego. Prezenty zbyt okazałe albo znacznie przekraczające przyjęte w kontaktach biznesowych normy nie będą mogły zostać zaliczone do kosztu uzyskania przychodów, gdyż zostaną przez organ potraktowane jako wydatki na reprezentację.

Dotyczy to również świątecznych kartek z życzeniami. Chociaż akceptowane jest stanowisko, że można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jako powszechnie przyjęty w praktyce gospodarczej standard zachowania, to opatrzenie ich logo podatnika jeszcze bardziej obniży ryzyko niekorzystnej interpretacji.

Dobry przedsiębiorca dba nie tylko o swoich klientów, ale też o pracowników.

... i pracowników

Ważnym warunkiem w przypadku prezentów dla pracowników jest jednak to, żeby nie były one pokrywane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdyż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie zalicza się takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Jako że prezenty świąteczne kojarzą się raczej z działalnością socjalną, prawo do zaliczenia ich do kosztów podatkowych może zostać podważone. Warto się przed tym zabezpieczyć, zapewniając sobie możliwość wykazania, że wydatek nie stanowi elementu działalności socjalnej i został pokryty ze środków obrotowych. Najlepiej, żeby prezenty miały identyczną wartość. Co prawda nawet to nie wyklucza nieprzychylnej interpretacji organu podatkowego, ale ryzyko jest wtedy znikome. Inaczej sprawa wygląda w przypadku prezentów przekazywanych dla dzieci pracowników. Bardzo trudno w takiej sytuacji wykazać, że koszt ten ma związek z uzyskiwanymi przez przedsiębiorcę przychodami.

Firmowa wigilia

Innym rodzajem wydatku na rzecz pracowników jest tradycja wigilii pracowniczych. Łączy się to często z zamówieniem usługi gastronomicznej, co dodatkowo zwiększa wątpliwości dotyczące tych kosztów. Również w tej sytuacji ważny jest cel takiego spotkania, co podkreślają organy podatkowe. „O możliwości zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów podatkowych przesądza cel organizowanego przez spółkę spotkania. Przy okazji Świąt Bożego Narodzenia spółka organizuje spotkanie, które ma na celu poprawę komunikacji interpersonalnej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie poszczególnych osób z firmą, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami a pracodawcą" (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2015 r., ILPB3/423-610/14-4/JG).

Aby można było stwierdzić, że wydatki na organizację wigilii pracowniczej należą do kosztów uzyskania przychodu, należy zatem wykazać integracyjny lub motywacyjny charakter spotkania oraz odpowiednio to udokumentować. Pomocne mogą być plany spotkania, agendy czy też tematy omawiane w trakcie spotkania, jak choćby podsumowanie wyników spółki za kończący się rok.

Osoby towarzyszące

Zezwolenie na udział w takim spotkaniu osób towarzyszących niezwiązanych z pracą był przez wiele lat podstawą do nieuznania danych wydatków za koszty uzyskania przychodu. Takie podejście wyrażały organy podatkowe w wydawanych interpretacjach (np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 18 grudnia 2007 r., ILPB3/423-119/07-2/MC; Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 15 stycznia 2014 r., IBPBI/2/423-1335/13/PC) pomimo krytyki podatników i przedstawicieli doktryny.

Obecnie wydaje się, że podejście organów podatkowych się zmieniło. W wydanej 31 marca 2015 r. indywidualnej interpretacji (IBPBI/2/423- 1570/ 14/AP) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach podkreślił: „Kosztami pracowniczymi mogą być także wydatki na organizację imprezy integracyjnej dla członków rodzin pracowników. Świadczenie to bowiem związane jest ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą (gdyby nie ten stosunek, członkowie rodziny nie uczestniczyliby w spotkaniu)". Oznacza to, że wydatki związane z udziałem członków rodzin pracowników w spotkaniu świątecznym również mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.?

Autor jest doradcą podatkowym i adwokatem w Russell Bedford

Wniosek

W trakcie planowania wydatków świątecznych najważniejsze się dwie kwestie: dostosowanie do standardów branżowych i rynkowych, a także udokumentowanie i udowodnienie, że poniesione wydatki mają charakter reklamowy, a nie reprezentacyjny. Przy stosowaniu się do tych zaleceń nie powinno być wątpliwości co do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.