Czy kontrahent zapłaci PIT od prezentu na gwiazdkę

Dynamicznie dokonujące się zmiany w sposobie prowadzenia relacji przedsiębiorców z kontrahentami powodują, że spółki sięgają po różne metody w celu pozyskania klientów lub utrzymywania dobrych relacji z dotychczasowymi. Sezon świąteczny to kuszący czas dla przedsiębiorców w budowaniu biznesowych więzi, a służą temu przede wszystkim paczki świąteczne, które przedsiębiorcy wręczają osobom trzecim. I w tym miejscu pojawiają się pytania dotyczące podatków, gdyż wręczenie tego typu prezentu powoduje konsekwencję zarówno w obszarze podatków dochodowych, jak i podatku od towarów i usług. Co istotne, często o kwalifikacji prawno-podatkowej decyduje to, co zarząd przedsiębiorstwa zdecyduje się umieścić w paczce.

Kiedy stosuje się zwolnienie

W podatku dochodowym od osób fizycznych na pierwszy plan wysuwa się podstawowa zasada: opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają, co do zasady, wszelkiego rodzaju dochody, oprócz tych wymienionych w ustawie o PIT jako wyłączone z opodatkowania oraz dochodów, od których zaniechano poboru podatku.

Przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wśród przychodów z innych źródeł znajdziemy m.in. dopłaty, nagrody i nieodpłatne świadczenia oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Co do zasady więc, przyznane kontrahentom kosze świąteczne powinny zostać zakwalifikowane jako przychód podlegający opodatkowaniu. Jest to w swej istocie nieodpłatne świadczenie na rzecz kontrahenta. W tym kontekście należałoby jednak zwrócić uwagę na to, jaki charakter ma przekazana paczka świąteczna – reklamowy czy reprezentacyjny.

Według ustawy o PIT ważną kwestią jest wysokość poniesionych wydatków. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy, wolna od podatku dochodowego jest między innymi wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienia nie stosuje się, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.

Zwolnienie to znajduje zastosowanie najczęściej do nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych w ramach akcji reklamowych, w czasie których wręcza się gadżety reklamowe i promocyjne – jeżeli wartość świadczeń nie przekracza kwoty 200 złotych.

Praktyka rynkowa wskazuje, że przedsiębiorcy korzystają z tego zwolnienia najczęściej w przypadku przygotowywania i wręczania paczek okolicznościowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia. Przygotowując kosze, przedsiębiorcy najczęściej wręczają albo własne produkty (np. wyroby spożywcze), albo drobne przedmioty identyfikujące spółkę (kalendarze z logo przedsiębiorcy, firmowe długopisy itp.).

Przy spełnieniu opisanych wyżej warunków, po stronie kontrahenta powstanie przychód podlegający opodatkowaniu, lecz będzie on korzystał z ustawowego zwolnienia.

Przykład

Spółka z branży informatycznej postanowiła wręczyć swoim kontrahentom paczki świąteczne składające się z pendrive'a z logo spółki, kalendarza na nowy rok oraz drobnych słodyczy. W paczce znalazły się również życzenia świąteczne oraz informacja o nowych produktach, które spółka zamierza wprowadzić do sprzedaży w następnym roku.

Otrzymane paczki świąteczne nie generują żadnych obowiązków podatkowych po stronie obdarowanych kontrahentów.

Z innym zdarzeniem prawno-podatkowym będziemy mieli do czynienia, gdy paczki świąteczne nosić będą znamiona reprezentacji, tj. gdy ich wręczenie będzie związane z chęcią wykreowania pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, a wartość prezentów będzie odbiegała od zwyczajów panujących w kontaktach między przedsiębiorcami. Organy podatkowe biorą przy ocenie tych aspektów pod uwagę pełen stan faktyczny. Dlatego ocena czy wydatek jest związany z działalnością reklamową przedsiębiorcy, czy nosi znamiona reprezentacji zależy każdorazowo od całokształtu stanu faktycznego.

Przykład

Spółka świadcząca usługi doradcze wręczyła kilku wybranym klientom paczki świąteczne składające się z butelki wina, drogich, holenderskich słodyczy oraz bonu o wartości 500 zł do wybranej drogerii. Członkowie zarządu spółki kontrahenta dodatkowo otrzymali markowe zegarki.

Otrzymane paczki świąteczne nie skorzystają z ustawowego zwolnienia z PIT, jako wydatki związane z reprezentacją. Po stronie kontrahentów powstanie przychód podlegający opodatkowaniu.

Obowiązki po obu stronach

Gdy wydatki będą nosiły znamiona reprezentacji lub nawet jeśli zostaną zakwalifikowane jako wydatki na reklamę, lecz przekraczające 200 złotych, po stronie kontrahentów powstaje przychód. To stwarza pewne obowiązki zarówno po stronie spółki wręczającej prezenty, jak i kontrahentów.

W przypadku spółki przekazującej prezenty powstanie obowiązek wystawienia informacji PIT-8C, w której zostanie wykazana wartość nieodpłatnego świadczenia. Informacja powinna zostać przekazana do urzędu skarbowego oraz podatnikowi do końca lutego roku następującego po roku, w którym doszło do przekazania paczki.

Z kolei obdarowany powinien zadeklarować ww. kwotę w zeznaniu podatkowym i uiścić podatek dochodowy od osób fizycznych. Obowiązek ten dotyczy osób obdarowanych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.

W przypadku przekazania kosza świątecznego podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą (np. kontrahent prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub osoba prawna), nie powstanie obowiązek wystawienia informacji PIT-8C. Kontrahenci we własnym zakresie powinni doliczyć wartość paczki świątecznej do uzyskiwanych przychodów.

Reklama czy reprezentacja

Żadna z ustaw podatkowych nie definiuje pojęcia „reklama" ani „reprezentacja". W konsekwencji, podatnicy (jak i płatnicy) muszą sięgać do poglądów judykatury oraz doktryny w celu podjęcia próby zdefiniowania tego zagadnienia.

Organy podatkowe przyjmują, że wydatki na reprezentację to wydatki, jakie podatnik ponosi w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy. Z kolei za reklamę uznawane są takie działania podmiotu gospodarczego, które kształtują popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich oraz działania mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług danego podmiotu gospodarczego. Organy podatkowe są przy tym jednomyślne, że kluczowym aspektem prowadzącym do właściwego rozróżnienia nakładów poniesionych na reprezentację i reklamę jest ustalenie jakiego rozmiaru są wydatki, jaki jest krąg osób obdarowanych oraz jakie okoliczności towarzyszą wręczonemu prezentowi.

Koszty podatkowe, a może tylko wydatki

Samo logo nie przesądza o reklamowym charakterze upominku. Im droższy prezent, tym większe ryzyko, że organy podatkowe będą chciały uznać wydatek za koszt reprezentacji.

Dla przedsiębiorców wręczających prezenty świąteczne najistotniejszą kwestią jest możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT). Dla zaliczenia danego wydatku do kosztów konieczne jest zatem, aby:

- pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy;

- wydatek nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych.

Oprócz przesłanki pozytywnej, druga – negatywna pełni w omawianym aspekcie pierwszorzędną rolę. Dla podatników istotna jest w praktyce ocena, czy poniesiony przez nich wydatek może zostać zakwalifikowany do wydatków na reprezentację. Z taką bowiem kwalifikacją danego wydatku, w związku z treścią art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT), wiąże się konieczność wyłączenia go z kosztów uzyskania przychodów, również wówczas, kiedy wydatek ten ma związek z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami.

Jeżeli jednak w trakcie weryfikacji stanu faktycznego przedsiębiorca dojdzie do wniosku, że okoliczności nie wskazują na taką kwalifikację wydatku, to należy przeanalizować zasady ogólne. Jeśli wydatek (niezaliczony do kosztów reprezentacji) będzie pozostawał w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem, to będzie możliwość zaliczenia go do kosztów podatkowych.

Za taki wydatek mogą być uznane wydatki na reklamę. Gdy się przeanalizuje orzecznictwo oraz stanowisko organów podatkowych, ww. uwagi dotyczące różnic między reklamą a reprezentacją pozostają aktualne również w kontekście kosztów podatkowych. Przykładowo w interpretacji z 22 stycznia 2015 r. (IPTPB1/ 415-590/14-6/AG) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznał, że „w przypadku materiałów reklamowych o niewielkiej wartości, wydawanych masowo klientom, trudno raczej przypisać im funkcję reprezentacyjną. Zwłaszcza w sytuacji, gdy wręczanie tych materiałów nie przyczynia się w znacznym stopniu do budowy wizerunku firmy, a logo jako znak graficzny przedsiębiorstwa (firmy), czy produktu stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową. W tym też rozumieniu, wydatki ponoszone na materiały reklamowe lub upominki o niskiej wartości jednostkowej oznaczone logo firmy, wręczane klientom mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych".

Podkreślenia wymaga jednak, że samo logo nie przesądza o reklamowym charakterze prezentu świątecznego. I w tym przypadku, im droższy prezent, tym większe ryzyko, że organy podatkowe będą chciały zakwalifikować wydatek jako koszt reprezentacji.

Przykład

Spółka z branży informatycznej postanowiła wręczyć swoim kontrahentom paczki świąteczne składające się z pendrive'a z logo spółki, kalendarza na nowy rok oraz drobnych słodyczy. W paczce znalazły się również życzenia świąteczne oraz informacja o nowych produktach, które spółka zamierza wprowadzić do sprzedaży w następnym roku.

Wartość przekazanych kontrahentom paczek świątecznych powinna zostać zakwalifikowana jako koszt uzyskania przychodu.

Każdy wydatek powinien być więc badany pod kątem całokształtu okoliczności towarzyszących wręczeniu prezentu. W chwili obecnej stanowisko organów podatkowych sprowadza się do uznania, że znamion reprezentacji nie będą miały również prezenty o niskiej wartości (np. słodycze), wydawane masowo wszystkim kontrahentom. W przypadku drogich paczek świątecznych wydawanych wąskiemu gronu klientów, zachodzi ryzyko, że organ podważy zakwalifikowanie wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Spółka świadcząca usługi doradcze wręczyła kilku wybranym klientom paczki świąteczne składające się z butelki wina, drogich, holenderskich słodyczy oraz bonu na 500 zł do wybranej drogerii. Członkowie zarządu spółki kontrahenta dodatkowo otrzymali markowe zegarki.