Wydatki wpisujemy do księgi na podstawie dowodów księgowych, przede wszystkim faktur. Jeśli nie ma możliwości jej otrzymania, to potrzebny jest inny dowód. Może to być dokument pozasądowej ugody. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 24 listopada 2016 r. (1061-IPTPB1.4511.753.2016.1.KU).

Wystąpił o nią właściciel firmy handlowo-usługowej. W ramach działalności wykonywał roboty budowlane, a konkretnie instalacje elektryczne. Prace zlecił podwykonawcy. Ten jednak zmarł na placu budowy. Roboty zostały częściowo wykonane, pozostały jednak niezafakturowane i niezapłacone zobowiązania na prawie 40 tys. zł. Przedsiębiorca chce podpisać ugodę ze spadkobiercami (jest ich troje) i uregulować należność. Nie prowadzą oni jednak działalności gospodarczej i nie mają możliwości wystawienia faktury (przepisy o VAT zabraniają też sporządzenia faktury w imieniu zmarłego wykonawcy).

Czy można zaliczyć zapłacone kwoty do kosztów uzyskania przychodów? Przedsiębiorca twierdzi, że tak, ponieważ jest to wynagrodzenie za usługi świadczone przez kontrahenta. Wprawdzie on nie żyje, ale wierzytelność przechodzi na spadkobierców. Uchylenie się od zapłaty skutkowałoby wszczęciem przez nich postępowania sądowego, a następnie egzekucyjnego. Doprowadziłoby to do zwiększenia wydatków firmy o koszty procesu i egzekucji.

Przedsiębiorca uważa też, że dokument ugody pozasądowej można uznać za dowód księgowy będący podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jest to bowiem jedyny możliwy do uzyskania dokument potwierdzający powstanie kosztu. Z rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że taki dokument może być uznany za dowód księgowy (par. 13 pkt 5 i § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia). Zawiera bowiem wszystkie wymagane przez przepisy dane, przede wszystkim wskazanie stron, datę, opis sprawy i wartość operacji gospodarczej, podpisy uprawnionych osób, oznaczenie numerem umożliwiającym powiązanie z zapisami w księdze.

Łódzka izba skarbowa zgodziła się z tym stanowiskiem.