Podatek dochodowy

Jakie wydatki można odliczyć od przychodu w firmie

123RF
Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie własnej działalności gospodarczej często zadają pytanie, jakie wydatki mogą odliczyć od przychodu. Nie zawsze zdają sobie sprawę ze swoich uprawnień i na co zwrócić uwagę przy zakupach.

Ogólna definicja kosztu podatkowego wynika z art. 22 ust.1 ustawy o PIT: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Czytaj także: Koszty: stary laptop i samochód obniży firmowy podatek

Zatem pierwszą zasadą jest konieczność powiązania poniesionych kosztów z osiąganiem przychodów. Każdy wydatek musi mieć swoje uzasadnienie. W samej ustawie próżno szukać informacji, co może być kosztem, natomiast znajdziemy katalog wydatków, których nie da się odliczyć. Należą do nich m.in. koszty reprezentacji, podatek dochodowy, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat podatków do urzędu skarbowego lub płaconych z opóźnieniem składek ZUS oraz kwoty udzielonych pożyczek.

Prawidłowe udokumentowanie

Przedsiębiorcy powinni zadbać o prawidłowe dokumentowanie kosztów. W przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, rozporządzenie w sprawie jej prowadzenia (dalej: rozporządzenie) wyjaśnia, jakie typy dokumentów mogą być podstawą zapisu w księdze oraz w jaki sposób dokumentować koszty. Są to m.in.:

a) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,

b) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT,

c) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, oznaczone numerem, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające dane o stronach transakcji, datę wystawienia, przedmiot operacji gospodarczej i podpisy.

Do innych dowodów należą między innymi dowody wewnętrzne, dokumentujące np. opłaty pocztowe i bankowe czy koszty diet z tytułu podróży służbowych.

Dokumentem najczęściej występującym w obrocie gospodarczym, będącym podstawą do ujęcia wydatku w kosztach, jest faktura. Ustawa o VAT określa elementy, jakie powinna ona zawierać i są to m.in.:

- dane nabywcy i sprzedawcy wraz z NIP-ami,

- datę wystawienia i sprzedaży,

- numer dokumentu,

- nazwę towaru lub usługi,

- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

- cenę jednostkową,

- łączną wartość bez podatku i z podatkiem,

- kwoty VAT z podziałem na stawki VAT.

Zdarza się, że nowi przedsiębiorcy nie mają wyrobionego nawyku dbania o odpowiednie udokumentowanie kosztów. Do częstych błędów należy np. branie tylko paragonu za opłatę za taksówkę. Nie może on być podstawą zapisu w pkpir. Kierowcę należy poprosić o wystawienie faktury.

Pojazdy i przejazdy

Wydatki na pojazdy są jednymi z najczęściej pojawiających się w firmie, a wśród nich wyróżnić można kwoty na samochody osobowe. Od 2019 roku następują zmiany w przepisach w zakresie księgowania kosztów z nimi związanych. Rozliczenie różni się w zależności od formy używania pojazdu >patrz tabela.

W kosztach można ująć również wykorzystywane w codziennej pracy inne środki lokomocji. Popularne są motocykle, rowery i coraz częściej – hulajnogi elektryczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w firmie znajdował się samochód oraz rower – używane zamiennie, w zależności od okoliczności.

Sprzęt komputerowy, tablet, telefon

Bardzo częstym wydatkiem niezbędnym w działalności jest komputer lub tablet oraz smartfon. Ich cena najczęściej nie przekracza 10 000 zł i tym samym sprzęty te będą jednorazowo księgowane w koszty. Telefon jest obecnie niezbędny w każdym rodzaju działalności. Podobnie sprzęt komputerowy – laptop jest potrzebny nawet w takich zawodach jak tynkarz czy murarz – wystarczy udowodnić potrzebę posiadania komputera, np. do reklamowania swoich usług w Internecie, wysyłania klientom ofert i wycen usług, zamawiania materiałów czy wystawiania faktur bądź prowadzenia własnej księgowości online.

Majątek prywatny na cele firmowe

Przedsiębiorca ma prawo do ujęcia w kosztach majątku prywatnego przeznaczonego na cele firmowe. Konieczne jest sporządzenie odpowiedniego oświadczenia o przekazaniu sprzętu czy pojazdu do firmy oraz ujęcie go w ewidencji środków trwałych. Sprzęt prywatny nie może być kosztem bezpośrednio, ale poprzez odpis amortyzacyjny. Dobrze mieć na uwadze, że w przypadku wartości do 10 000 zł możliwe jest zastosowanie jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania w firmie.

W przypadku przekazania na cele firmowe telefonu, który związany jest z prywatną umową abonamentową, do kosztów można ująć wydatki związane z rozmowami telefonicznymi przeprowadzonymi w celach firmowych. Takiego podziału dokonuje się na podstawie billingu. Opłata za abonament uznawana jest za wydatek o charakterze prywatnym (musi zostać poniesiona niezależnie od tego, czy telefon używany jest w rozmowach prywatnych, czy firmowych) i tym samym nie może być kosztem podatkowym.

Towary handlowe

Kupowane do dalszej odsprzedaży towary są jednym z wydatków, których nie można pominąć w księgowaniu. Jest to istotne, aby prowadzona księga przychodów i rozchodów nie została uznana za nierzetelną. Zdarza się, że dostawa z towarami dociera do firmy wcześniej niż faktura VAT. Rozporządzenie przewiduje, aby sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru, zamieszczając w nim:

- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

- ilość i rodzaj materiału lub towaru,

- cenę jednostkową i łączną wartość,

- datę zakupu,

- podpis osoby przyjmującej towar.

Opis jest podstawą do księgowania i musi zostać połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualną różnicę w stosunku do wartości podanej w fakturze księguje się w dniu otrzymania faktury.

Jak rozliczyć składki społeczne

Składki społeczne opłacane za przedsiębiorcę mogą być rozliczane w dwojaki sposób:

- jako odliczenie od dochodu w zaliczce na podatek dochodowy,

- bezpośrednio jako koszt w pkpir.

Drugie z rozwiązań może być korzystne w przypadku poniesienia straty z działalności. Opłacone składki społeczne powiększą wysokość straty, którą z kolei można odliczyć w pięciu kolejnych latach. Natomiast gdyby przy stracie pozostawić składki ZUS jako odliczenie od dochodu, to ponieważ on nie występuje, same składki przepadłyby.

Prowadzenie biura w domu

W przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu czy domu, przy wydzieleniu części lokalu na prowadzenie działalności (np. jednego pokoju), możliwe jest ujęcie w kosztach części opłat eksploatacyjnych (np. ogrzewanie, prąd) oraz czynszu. Przy czym w przepisach nie ma zasad ustalania części tych wydatków przypadających na firmę. Dotychczas fiskus twierdził, że o możliwości zaliczenia ich do kosztów w pierwszej kolejności decyduje wydzielenie odrębnego pomieszczenia na firmę i stosowania proporcji metrażu. Ostatnio jednak organy zmieniają zdanie, pozwalając na określenie proporcji kosztów przypadających na działalność bez konieczności wydzielania pomieszczenia i proporcji metrażu.

Przedsiębiorcy przy ponoszeniu wydatków za każdym razem powinni kierować się racjonalnością, umieć uzasadnić poniesiony koszt oraz zadbać o jego poprawne udokumentowanie. ?

Autorka jest ekspertem wFirma.pl

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL