Ogólna definicja kosztu podatkowego wynika z art. 22 ust.1 ustawy o PIT: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
Czytaj także: Koszty: stary laptop i samochód obniży firmowy podatek
Zatem pierwszą zasadą jest konieczność powiązania poniesionych kosztów z osiąganiem przychodów. Każdy wydatek musi mieć swoje uzasadnienie. W samej ustawie próżno szukać informacji, co może być kosztem, natomiast znajdziemy katalog wydatków, których nie da się odliczyć. Należą do nich m.in. koszty reprezentacji, podatek dochodowy, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat podatków do urzędu skarbowego lub płaconych z opóźnieniem składek ZUS oraz kwoty udzielonych pożyczek.
Prawidłowe udokumentowanie
Przedsiębiorcy powinni zadbać o prawidłowe dokumentowanie kosztów. W przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, rozporządzenie w sprawie jej prowadzenia (dalej: rozporządzenie) wyjaśnia, jakie typy dokumentów mogą być podstawą zapisu w księdze oraz w jaki sposób dokumentować koszty. Są to m.in.:
a) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
