Kto może skorzystać
Z ulgi B+R może skorzystać każdy przedsiębiorca prowadzący działalność badawczo-rozwojową, bez względu na wielkość prowadzonej działalności czy branżę, w której operuje. W szczególności ulga B+R nie jest przeznaczona jedynie dla podatników z sektorów kojarzonych z innowacyjnością, takich jak IT czy automotive, ale również może dotyczyć działalności finansowych, budowlanych czy spożywczych. Zakres ulgi jest bardzo szeroki i obejmuje właściwie każdą formę twórczej działalności nakierowanej na tworzenie nowych, ulepszonych produktów, usług czy nawet udoskonalania wewnętrznych procesów. Ważne jednak aby działalność ta nie stanowiła rutynowej i okresowej zmiany, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (np. usuwanie wykrytych wad, update oprogramowania czy facelifting). Tego typu aktywność jest bowiem wykluczona z definicji działalności B+R.
Korzystanie z ulgi nie zależy w szczególności od poziomu innowacyjności przedsiębiorcy czy ostatecznych wyników prac B+R (immanentną cechą działalności B+R jest bowiem niepewność jej rezultatów). Od 2018 r. z ulgi B+R mogą również korzystać podatnicy prowadzący działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia (teraz także decyzji o wsparciu) W takim jednak przypadku ulga ma zastosowanie jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie stanowią kosztów prowadzenia działalności objętej zezwoleniem / decyzją o wsparciu >> patrz przykład 1.
Obowiązki dokumentacyjne
Z zastosowaniem ulgi B+R wiąże się obowiązek podatnika prowadzenia wyodrębnionej ewidencji kosztów ponoszonych na działalność badawczo-rozwojową. Ustawodawca nie precyzuje jednak w jakiej formie powinna być prowadzona taka ewidencja. Istotne jest zatem, aby na wypadek ewentualnej kontroli przedsiębiorca był w stanie zaprezentować wyodrębnione zestawienie wydatków na B+R, podlegających odliczeniu w ramach ulgi, umożliwiające prawidłowe ich zidentyfikowanie. Warto także dla celów dowodowych udokumentować odpowiednio wykonywanie prac badawczo-rozwojowych np. w formie szczegółowego rejestru prowadzonych projektów B+R.
Odliczenia z tytułu ulgi B+R dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. W tym celu, do zeznania rocznego podatnik powinien dołączyć załącznik CIT/BR lub odpowiednio PIT/BR, w którym wykazane zostaną odliczone koszty kwalifikowane.
Jeżeli w roku podatkowym, w którym ma być dokonane odliczenie, podatnik poniósł stratę lub osiągnął dochód mniejszy niż wysokość przysługujących mu odliczeń, ulgę można rozliczyć w ciągu następnych sześciu kolejnych lat podatkowych.
Dodatkowo, w określonych przypadkach dla podatników w pierwszych latach działalności ustawodawca przewidział zwrot gotówkowy nieodliczonych kosztów kwalifikowanych w wysokości iloczynu nieodliczonych kosztów i stawki podatku stosowanej przez podatnika w danym roku podatkowym.