Termin przechowywania dokumentów nie zależy od uzyskania dochodu

Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 25 lipca 2018 r. (III SA/Wa 2982/17).

Podatnik zajmuje się sprzedażą hurtową towarów. Ze względu na liczbę zawieranych transakcji, posiada bardzo dużą ilość dokumentacji podatkowej. która jest archiwizowana zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej (dalej: o.p.).Po upływie pięcioletniego okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, dokumentacja przekazywana jest do zniszczenia.

Podatnik zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy tak ustalony termin przechowywania ksiąg podatkowych i innej dokumentacji podatkowej jest prawidłowy, w przypadku gdy poniósł on stratę podatkową. Podatnik, powołując się na art. 70 § 1 oraz art. 86 § 1 o.p. wskazał, że obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej wynosi tyle, ile pięcioletni okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Ponadto, zdaniem podatnika, dochód uzyskany w pięciu kolejnych latach podatkowych może zostać pomniejszony o wartość poniesionej straty. Artykuł 70 o.p. ma przy tym zastosowanie do wszystkich elementów konstrukcyjnych podatku, w tym także do straty.

Czytaj także: Dokument o niezaleganiu z podatkami - jak uzyskać

Organ podatkowy w interpretacji (0114-KDIP2-2.4017.5.2017.1.SO) nie podzielił zdania podatnika. Stwierdził, że na podstawie art. 7 ust. 2 oraz ust. 5 ustawy o CIT jest on zobowiązany do przechowywania dokumentacji podatkowej z lat, w których udokumentowano stratę, do momentu, w którym upłynął termin przedawnienia podatku ustalonego na podstawie dochodu pomniejszonego o ostatnią część straty rozliczanej przez podatnika. Podatnik wniósł skargę do WSA. Sąd uchylił zaskarżoną interpretację, wskazując, że przepisy art. 70 § 1 oraz art. 86 § 1 o.p. należy interpretować w trybie wykładni systemowej. Oznacza to, że podatnicy obowiązani są do przechowywania dokumentów podatkowych do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Odnosząc się do straty, sąd podkreślił, że nie jest ona zobowiązaniem podatkowym. Organ ma możliwość efektywnej weryfikacji straty za okres, w którym ona powstała, dlatego nie ma potrzeby jej weryfikacji w kolejnych latach podatkowych. W związku z tym obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i innej dokumentacji podatkowej powinien wynosić pięć lat, czyli tyle ile wynosi podstawowy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Gabriela Łuc, współpracowniczka zespołu zarządzania wiedzą podatkową firmy Deloitte

Komentarz eksperta

Marcin Becela, menedżer w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte

Artykuł 86 ordynacji podatkowej zobowiązuje, co do zasady, do przechowywania ksiąg podatkowych oraz powiązanych dokumentów do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Powiązane dokumenty oznaczają natomiast całość dokumentacji uzasadniającej, przykładowo, zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu (np. dokumentacja usług niematerialnych).

Jednocześnie, art. 70 o.p. wskazuje, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że u podatnika, którego rok podatkowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, zobowiązanie podatkowe w CIT za rok 2018 przedawni się z końcem 2023 r.

Opisana zasada doznaje ograniczenia wskutek wprowadzenia instytucji zawieszenia i przerwania biegu terminu przedawnienia.

Należy również zwrócić uwagę, że brak posiadania dokumentacji z art. 86 o.p. jest zagrożony odpowiedzialnością karno-skarbową na podstawie art. 83 kodeksu karnego skarbowego. Czyn ten podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych lub karze grzywny za wykroczenie skarbowe (w 2018 r. jest to odpowiednio 20 160 tys. zł lub 42 tys. zł).