Kiedy można zrezygnować z prowadzenia kasy fiskalnej

Od 1 stycznia 2017 r. istotnie zmniejszona zostanie kwota odnosząca się do wartości transakcji, która może być uregulowana gotówką, tj. bez pośrednictwa rachunku bankowego. W opinii resortu finansów jest to kolejny element uszczelniania systemu podatkowego w Polsce, a wynika ze zmian wprowadzonych ustawą z 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU poz. 780).

Tak jest...

Do końca roku 2016 – zgodnie z obecnie obowiązującym brzmieniem art. 22. ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 584 ze zm.) – dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno następować za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy, kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa jej wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym przeprowadzono transakcję.

... a tak będzie od stycznia

Po nowelizacji, płatności będą musiały być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego w każdym przypadku, bez względu na ich liczbę, gdy jednorazowa wartość transakcji, której dotyczą, przekroczy równowartość 15 tys. zł. Do przeliczania na walutę krajową kwot nominowanych w walutach obcych będzie mieć zastosowanie średni kurs walut obcych ogłaszany przez Narodowy Bank Polski, z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przeprowadzenia danej transakcji. Dla transakcji zawartych przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosowane będą przepisy w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2016 r.

Konsekwencje podatkowe

Przywołana nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej będzie powiązana z przyjętą modyfikacją przepisów prawa podatkowego. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 15d ustawy o CIT i art. 22p ustawy o PIT, podatnicy nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów tych kosztów, które dotyczą opłaconej bez pośrednictwa rachunku płatniczego transakcji opiewającej na kwotę wyższą niż 15 tys. zł. W razie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej zostanie uiszczona bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnicy zobowiązani są w miesiącu, w którym nastąpiło uregulowanie zobowiązania, zmniejszyć koszt uzyskania przychodów, a przy braku możliwości zmniejszenia kosztów – zwiększyć przychód podatkowy.

U podatników PIT i CIT opisane zasady będą stosowane również w odniesieniu do nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto, konieczne będzie rozliczenie wymienionych odpowiednich korekt w przypadku regulacji przedmiotowych zobowiązań po zmianie formy opodatkowania na formę zryczałtowaną, określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym (u podatników PIT) albo w ustawie o podatku tonażowym (dotyczy podatników PIT i CIT). We wskazanych sytuacjach, dotyczących zmian formy opodatkowania, ewentualne zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów nastąpi za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła ta zmiana.

Uwaga! Wymienione nowelizacje przepisów podatkowych nie będą miały odniesienia do transakcji zawartych przed 1 stycznia 2017 r. (niezależnie od terminu ich zapłaty), jeżeli ich wartość nie przekraczała oczywiście aktualnego limitu 15 tys. euro, oraz do płatności dotyczących kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed wymienionym dniem.

W świetle analizowanych przepisów podatkowych podejmowane działania w zakresie ewentualnych korekt kosztów lub przychodów podatkowych dotyczą tylko strony przekazującej zapłatę. Dla tych, którzy przyjmują gotówkę, nie są przewidziane dodatkowe obowiązki.

Taka jest tendencja w Europie

Przedstawione modyfikacje polskich przepisów prawa wpisują się w ogólnoeuropejską tendencję, gdyż w ostatnich latach wiele państw-członków UE wprowadziło zmniejszenia maksymalnych wartości dotyczących rozliczeń gotówkowych. We Włoszech jest to np. kwota tylko 1000 euro.

Praktyka obrotu gospodarczego, tendencje dotyczące minimalizowania udziału pieniądza w formie banknotów i monet w obiegu, a także m.in. omawiana nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, mogą powodować, że jednostki coraz częściej będą rozważać konieczność prowadzenia kasy gotówkowej i zastanawiać się nad możliwością rezygnacji z niej. Niektórzy mogą mieć jednak dylemat, czy źródła prawa bilansowego nie nakładają obowiązku posiadania kasy np. na jednostki prowadzące działalność gospodarczą (bądź czy nie występują w tym zakresie jakieś inne kryteria).

To nie jest obowiązek

Ustawa o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1047; dalej: uor) nie narzuca nikomu obowiązku prowadzenia kasy. Sformułowanie zawarte w art. 17 uor sugeruje wręcz, że jest to dowolna decyzja jednostki i to ona sama powinna dokonać wyboru w tej sprawie. Nie jest to związane ani z formą prawną, ani z zakresem czy przedmiotem działalności. Ustalenia w zakresie organizacji obrotu gotówkowego pozostają w gestii kierownika jednostki i powinny wynikać m.in. z przyjętych w jednostce zasad (polityki) rachunkowości. Powinny być także – a może przede wszystkim – spójne ze specyfiką działalności podmiotu.

Jeżeli kierownik jednostki stwierdzi, że dla rozliczania operacji gotówkowych nie ma potrzeby wyodrębniania stanowiska kasjera i stosowania odrębnego, syntetycznego konta księgowego „Kasa", to takie uproszczenie może być zastosowane. Artykuł 4 ust. 4 uor dopuszcza stosowanie uproszczeń w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Rozliczenia operacji gotówkowych są wtedy najczęściej przeprowadzane za pośrednictwem konta „Pozostałe rozrachunki". Często odbywa się to w ten sposób, że z bieżącego rachunku bankowego jednostki wypłacane są przez osobę uprawnioną zaliczki, które następnie rozliczane są z zobowiązaniami uregulowanymi tymi środkami pieniężnymi.

Mniej formalności

Zrezygnowanie z prowadzenia kasy pozwala jednostce uniknąć obowiązków związanych z organizacją obrotu kasowego, tj.:

- ustanawiania osoby odpowiedzialnej materialnie za stan gotówki w kasie,

- utrzymywania gotówki w jednostce (co może mieć wpływ na ograniczenie niedoborów inwentaryzacyjnych),

- właściwego zabezpieczania pomieszczeń,

- sporządzania określonej dokumentacji kasowej, a także

- obligatoryjnej inwentaryzacji na dzień bilansowy.

Jednak w takim przypadku należy mieć na uwadze, że przyjęty sposób rozliczeń pieniężnych nie może utrudniać sprawowania kontroli nad przeprowadzanymi operacjami, a ich dokumentacja nie może odbiegać od wymogów określonych dla dowodów księgowych w art. 21 ust. 1 uor. Eliminując w firmie obrót gotówkowy, nie mamy już do czynienia z „poczciwym" KP – Kasa przyjmie, czy KW – Kasa wyda.

Ponadto, art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, nakładający obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób bieżący, wskazuje, że ujęcie wpłat i wypłat gotówkowych musi następować w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane. Rezygnacja z rozliczeń z wykorzystaniem obrotu kasowego nie zwalnia jednostki z tego obowiązku. Ewidencja na koncie „Pozostałe rozrachunki" wypłaty z banku, traktowanej jako zaliczka, musi więc następować w dniu, w którym ta operacja faktycznie wystąpiła.

Autorka jest główną księgową Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, członkiem SKwP, biegłym rewidentem

Z ostatniej chwili

13 października 2016 r. Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie komunikat, w którym doprecyzowało, że przepisy omawianej nowelizacji nie znajdą zastosowania w odniesieniu do form uregulowania zobowiązań jakimi są m.in. kompensata (potrącenie) lub wymiana barterowa, czyli takich, które ze swojej istoty nie mają charakteru płatności i nie są związane z rachunkiem płatniczym.

Dodatkowo resort finansów wskazał, że w przypadku płatności, które odbywają się za pomocą instrumentów płatniczych, związanych z rachunkami płatniczymi (których przykładami są karty płatnicze oraz płatności dokonywane poprzez tzw. systemy pośredniczące np. PayPal, PayU) będzie spełniony wymóg dokonania ich za pośrednictwem rachunku płatniczego.