W przypadku spółek udzielających gwarancji na sprzedawane produkty, istnieje ryzyko, że wystąpią przyszłe zobowiązania wynikające z potrzeby naprawy gwarancyjnej lub wymiany. W związku z powyższym firmy prowadzące tego rodzaju działalność są zobowiązane do kalkulacji rezerw oraz prezentacji ich w sprawozdaniu finansowym w wiarygodnie oszacowanej wielkości. Szacunek ten powinien uwzględniać wartość sprzedaży towarów oraz koszty poniesione przez spółkę za lata poprzednie.
Uwaga! Jednostka może zapisać w swojej polityce rachunkowości, że nie będzie dokonywać biernych rozliczeń międzyokresowych na pokrycie kosztów napraw gwarancyjnych. Jednak, tak jak każde uproszczenie, można je stosować jeśli nie wywiera ona istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego firmy (art. 4 ust. 4 uor).
Ewidencja i prezentacja
Zgodnie z art. 39 ust. 2 pkt 2 uor jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, wynikających w szczególności m.in. z przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować w sposób wiarygodny, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku. Innymi słowy, wartość rezerw na naprawy gwarancyjne ewidencjonuje się na koncie „Bierne rozliczenia międzyokresowe" po stronie Ma. Drugostronnie rezerwa jest kosztem sprzedaży – konto „Koszty sprzedaży" (w przypadku jednostek korzystających z kont zespołów „4" i „5").
Uwaga! Tworzone rezerwy nie mogą zostać potraktowane jako koszty uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT), dlatego zaleca się ewidencję operacji na koncie analitycznym służącym ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (nkup). Dopiero wartość kosztów faktycznie poniesionych na naprawy może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. W chwili poniesienia kosztów naprawy należy dokonać odpisu biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Natomiast jeśli okres, na który udzielono gwarancji, upłynął, to nieodpisane bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów zmniejszają koszty sprzedaży okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania z tytułu napraw gwarancyjnych nie powstały.
Na dzień bilansowy rezerwy należy wykazać w bilansie w pozycji pasywów B.I.3. „Pozostałe rezerwy" w podziale na długoterminowe (wymagalne powyżej 12 miesięcy) i krótkoterminowe (wymagalne do 12 miesięcy).
Przykład