Permanentny brak czasu, dążenie do jak najszybszego przemieszczania się podczas podróży służbowych przy jednoczesnym ekspansywnym rozwoju tanich linii lotniczych powodują, że przedsiębiorcy i zarządzający firmami coraz częściej dla pokonania niekoniecznie znacznych odległości wybierają samolot. Rozwiązanie to jest wygodne, szybkie i nieraz tańsze niż korzystanie z innego środka transportu.
Gdy podróż związana jest z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatki na zakup biletu lotniczego są kosztem podatkowym. Często jednak zdarza się, że termin zakupu biletu znacznie wyprzedza datę podróży. Księgowi muszą wówczas odpowiedzieć na pytanie, w którym okresie rozliczeniowym wydatek ten uwzględnić w rozliczeniach podatkowych i księgowych, szczególnie gdy odbywa się to na przełomie lat obrotowych.
Dzień poniesienia kosztu
W tym przypadku należy po pierwsze odnieść się do definicji, zawartej w art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT, która wskazuje, że koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie poniesienia. Jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku, to są rozliczane proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie m.in. otrzymanej faktury, z wyjątkiem gdy dotyczyłoby to powstania rezerw albo rozliczeń międzyokresowych. Posiłkując się dalej interpretacją Izby Skarbowej w Katowicach z 30 czerwca 2014 r. (IBPBI/2/423-735/14/PC) otrzymujemy wyjaśnienie, że dnia poniesienia kosztu nie należy utożsamiać z dniem faktycznego jego księgowania, lecz należy przyjąć, że jest to dzień, na który jednostka uwzględnia go w prowadzonych przez nią księgach rachunkowych: „Przy czym nie chodzi w tym przypadku o jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach (np. na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów), tylko jego »ujęcie jako kosztu«, tzn. uznanie przez podatnika za taki koszt przy zachowaniu zasad rachunkowości: współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), istotności (art. 8 ust. 1 ww. ustawy) i ostrożności (art. 7 ww. ustawy). Dzień, na który ujęto koszt w księgach, to dzień, w którym w księgach pojawił się „koszt na koncie kosztowym". Podobny pogląd przedstawia np. interpretacja IBPB- 1-1.4510.15.2017. 1.PB wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 kwietnia 2017 r. Wobec powyższego, jeżeli na przykład w grudniu kupimy bilet, a podróż będzie miała miejsce w styczniu lub kolejnych miesiącach roku następnego, w ewidencji księgowej wydatek ten powinien być ujęty jako czynne rozliczenia międzyokresowe, a wpływ na wynik finansowy oraz ujęcie w rozrachunku podatkowym nastąpi w miesiącu, w którym odbędzie się przelot.
Gdy wyjazd się nie odbył...
Gdy podatnik poniósł wydatki związane z planowaną podróżą służbową, która jednak nie doszła do skutku, to i tak nie ma przeszkód, aby zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od przyczyny rezygnacji z wyjazdu, pod warunkiem że planowany wyjazd związany był faktycznie z prowadzoną działalnością. Określenie związku między przychodem, a kosztem jego powstania ma bowiem charakter obiektywny. Można zatem przyjąć, że wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów są kosztem podatkowym, a ich poniesienie nie zawsze wiąże się z możliwością zidentyfikowania konkretnych przychodów. ?