Jak ująć w księdze wydatki na leasingowaną ciężarówkę

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie robót budowlanych. Jestem podatnikiem VAT czynnym, a podatek dochodowy rozliczam liniowo. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzę metodą kasową. Od lipca 2015 r. używam na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochodu ciężarowego (dopuszczalna masa całkowita 3870 kg) na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Czy postępuję prawidłowo, zaliczając wydatki eksploatacyjne (np. wydatki z tytułu zakupu paliwa, wymiany oleju, filtrów itp.) w całości do kosztów uzyskania przychodów i ujmując w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kwotach netto (podatek naliczony od tych wydatków odliczam w całości)? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać przez niego ujęty w kosztach uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika, ale przez osoby inne niż sam podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- jest właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki związane z eksploatacją samochodu wykorzystywanego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej używanego na podstawie umowy leasingu operacyjnego co do zasady mogą być kosztami podatkowymi w całości, pod warunkiem ich należytego udokumentowania.

Z uwagi na to, że mamy tutaj do czynienia z samochodem ciężarowym w rozumieniu ustawy o PIT (dopuszczalna masa całkowita pojazdu przekracza 3,5 tony) używanym na podstawie umowy leasingu, VAT podlega odliczeniu na zasadach ogólnych. Ograniczenia wysokości kosztów uzyskania przychodów z tytułu jego eksploatacji wynikające z tzw. kilometrówki nie znajdują zastosowania (zob. art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 3b w zw. z art. 5a pkt 19a ustawy o PIT). Kosztem uzyskania przychodów nie jest natomiast, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. c ustawy o PIT, VAT naliczony od tych wydatków, gdyż w całości podlega odliczeniu. Dopuszczalna masa całkowita pojazdu przekracza 3,5 tony, zatem prawo do odliczenia VAT w całości nie budzi zastrzeżeń.