Zleceniobiorca w zagranicznej delegacji dostanie zwrot kosztów wolny od PIT

Firma wysyłająca osoby na zleceniu do pracy w Niemczech nie pobiera podatku od diet i ryczałtów do określonego limitu. Jeśli wypłaca 25 proc. kwoty za nocleg, to nie potrzebuje rachunku.

Aktualizacja: 27.09.2020 17:05 Publikacja: 27.09.2020 00:01

Zleceniobiorca w zagranicznej delegacji dostanie zwrot kosztów wolny od PIT

Foto: 123RF

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił w interpretacji z 17 września 2020 r. (0115- KDIT2.4011.526.2020.1.RS) jak należy rozliczyć pracę zleceniobiorców za granicą. Sprawa dotyczyła spółki, która zamierza świadczyć usługi opieki nad osobami w podeszłym wieku oraz niepełnosprawnymi. Większość klientów stanowią Niemcy. Spółka zatrudnia polskie pracownice – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – na umowę zlecenie. W umowach będzie zdefiniowane pojęcie podróży opiekunki, co dotyczy świadczenia usług opiekuńczych na terytorium Niemiec. Wynagrodzenie określone będzie kwotowo, w stałej wysokości, w zależności od miejsca zamieszkania klienta. Spółki zakłada, że opiekunki będą wyjeżdżać za granicę na dwa miesiące. Nie zamierza zapewniać im bezpłatnego wyżywienia ani zakwaterowania. Dlatego wynagrodzenie będzie powiększone o diety oraz ryczałty za nocleg. Wynagrodzenie będzie określone ryczałtowo w euro, w stałej kwocie, bez podziału na te poszczególne składniki.

Rekompensata za zwiększone wydatki

Spółka wyjaśniła, że diety mają zrekompensować zwiększone koszty wyżywienia zleceniobiorców w trakcie podróży do Niemiec. Dieta opiekunki nie przekroczy 12,25 euro za dobę pobytu za granicą. Podstawą tego wyliczenia są limity określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Spółka zamierza wypłacać 25 proc. z 49 euro, czyli z kwoty diety przysługującej na terenie Niemiec.

Czytaj też: Koszty zakwaterowania oraz dowozu zleceniobiorców a PIT

Z kolei ryczałt za nocleg wyniesie 37,5 euro za dobę, czyli 25 proc. kwoty ryczałtu na terenie Niemiec, który wynosi 150 euro za dobę. To dlatego, że zleceniodawca nie będzie wymagać od opiekunek przedstawienia dokumentu potwierdzającego poniesione koszty noclegów.

Spółka zapytała, czy jako płatnik będzie musiała uwzględniać te kwoty w PIT. Jej zdaniem nie, ponieważ diety do wysokości 12,25 euro za dobę i ryczałty za nocleg do kwoty 37,5 euro za dobę są zwolnione od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Odrębne umowy, inne regulacje

Spółka argumentowała, że umowa zlecenia jest odrębną od umowy o pracę instytucją prawną, do której stosuje się całkowicie inne regulacje, czyli kodeks cywilny, a nie kodeks pracy. Nie można więc utożsamiać tych dwóch pojęć, czyli zrównywać podróży zleceniobiorcy i podróży służbowej pracownika. Dlatego podróż zleceniobiorcy jest pojęciem szerszym od podróży służbowej. Obejmuje każdy wyjazd osoby wykonującej umowę zlecenia poza miejsce zamieszkania i miejsce siedziby zleceniodawcy, który to wyjazd wiąże się z wykonaniem przez zleceniobiorcę zleconych mu przez zleceniodawcę wnioskodawcy czynności.

Zdaniem spółki, zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego, podróż to przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca. W tym kontekście wyjazd zleceniobiorcy, mającego miejsce zamieszkania na terytorium Polski poza granice kraju (na terytorium Niemiec), jest odbywaniem przez niego podróży w rozumieniu powołanego przepisu.

Dyrektor Krajowe Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika i podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych przepisach, z zastrzeżeniem ust. 13. Chodzi o przepisy ww. rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 13 ustawy o PIT, zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów.

Podróż niekoniecznie służbowa

Dyrektor KIS zaznaczył, że ustawodawca posłużył się terminem „podróż" bez określenia „służbowa". Dlatego zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami. Warunkiem jest, by wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie § 2 rozporządzenia, pracownikowi – z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę – przysługują: diety oraz zwrot kosztów (przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).

Zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia nie zawsze zatrudniony musi przedstawić pracodawcy rachunek za nocleg. Jeśli nie udowodni jaką kwotę wydał, to przysługuje mu ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. W przypadku wyjazdu do Niemiec jest to 25 proc. ze 150 euro, czyli 37,5 euro.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Nadwyżki ponad limit z podatkiem

„W sytuacji gdy wypłacane diety i ryczałty nie przekroczą wysokości określonej w rozporządzeniu, na wnioskodawcy, jako płatniku, nie będzie ciążyć obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki w związku z wypłaceniem zleceniobiorcom tych kwot. Jeżeli jednak należności wypłacone przez wnioskodawcę będą wyższe od limitów określonych w przepisach rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty wnioskodawca będzie miał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki„ – wyjaśnił dyrektor KIS.

podstawa prawna: art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b i ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił w interpretacji z 17 września 2020 r. (0115- KDIT2.4011.526.2020.1.RS) jak należy rozliczyć pracę zleceniobiorców za granicą. Sprawa dotyczyła spółki, która zamierza świadczyć usługi opieki nad osobami w podeszłym wieku oraz niepełnosprawnymi. Większość klientów stanowią Niemcy. Spółka zatrudnia polskie pracownice – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – na umowę zlecenie. W umowach będzie zdefiniowane pojęcie podróży opiekunki, co dotyczy świadczenia usług opiekuńczych na terytorium Niemiec. Wynagrodzenie określone będzie kwotowo, w stałej wysokości, w zależności od miejsca zamieszkania klienta. Spółki zakłada, że opiekunki będą wyjeżdżać za granicę na dwa miesiące. Nie zamierza zapewniać im bezpłatnego wyżywienia ani zakwaterowania. Dlatego wynagrodzenie będzie powiększone o diety oraz ryczałty za nocleg. Wynagrodzenie będzie określone ryczałtowo w euro, w stałej kwocie, bez podziału na te poszczególne składniki.

Pozostało 83% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów