Czy przedsiębiorca zwolniony z VAT rozliczy całe paliwo w kosztach

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i używa samochód prywatny wyłącznie w działalności gospodarczej, to nie ma problemu z zaliczeniem w koszty uzyskania przychodów 100 proc. wydatków na używanie samochodu. Przedsiębiorca taki może także odliczać VAT od paliwa w wysokości 100 proc. Żeby móc odliczać wydatki w pełnej wysokości, konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, do czego zobowiązuje przedsiębiorcę art. 86a ust. 4 ustawy o VAT. Dodatkowo, w celu odliczenia pełnej kwoty VAT od paliwa i innych wydatków na eksploatację auta, podatnik musi zawiadomić skarbówkę na druku VAT-26, że samochód służy wyłącznie do działalności gospodarczej.

Czytaj także: Mała firma rozliczy 100 % kosztów auta. Nawet bez ewidencji przejazdów

Preferencja dla małych firm

Z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT wynika, że jeśli przedsiębiorca korzystający z samochodu osobowego w swojej firmie nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, to uznaje się, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Jednocześnie ustawodawca w art. 23 ust. 5g ustawy wskazał, że przepisu tego nie stosuje się, gdy przedsiębiorca na podstawie ustawy o VAT nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, chyba że brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT. Określony wyjątek dotyczy przedsiębiorcy „vatowca", który używa swój samochód jednocześnie dla celów firmowych oraz prywatnych i z faktury odlicza 50 proc. VAT naliczonego. Nie musi on prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu.

Sytuacja komplikuje się, gdy przedsiębiorca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Na podstawie art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. b ustawy o VAT warunek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Nie mogą oni bowiem odliczać tego podatku w ogóle, a więc nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Wobec tego powstaje pytanie czy przedsiębiorca, który nie jest podatnikiem VAT, może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu 100 proc. wydatków na używanie samochodu osobowego.

Przykład

Jednoosobowa firma PROMESA prowadzi usługi handlowe. Przedsiębiorca nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. W swojej działalności korzysta z własnego samochodu osobowego, którego używa również prywatnie. Auto jest wprowadzone do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca zastanawia się czy powinien prowadzić również ewidencję przebiegu pojazdu, żeby móc zaliczać w koszty uzyskania przychodu wydatki na eksploatację samochodu w pełnej wysokości.

Czy pojazd musi być firmowy

Przedsiębiorca, który nie ma prawa do obniżenia VAT należnego o naliczony, a więc „nievatowiec", może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wydatki związane z używaniem samochodu osobowego w pełnej wysokości nie tylko wtedy, gdy używa ten samochód wyłącznie w działalności gospodarczej. Może on zaliczyć w koszty wszystkie wydatki eksploatacyjne, również wtedy, gdy korzysta z auta w celach tzw. mieszanych. Wynika to z art. 23 ust. 5f i 5g ustawy o PIT. Skoro więc ustawodawca wyłączył stosowanie przepisów o obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w stosunku do przedsiębiorców zwolnionych z VAT, oznacza to, że „nievatowiec" ma prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodu 100 proc. wydatków eksploatacyjnych samochodu używanego zarówno wyłącznie w działalności gospodarczej, jak i w celach „mieszanych" bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wynika to z luki w przepisach. Z art. 23 ust. 5f i 5g w związku z art.  86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o VAT wynika, że „nievatowiec" może ująć w kosztach 100 proc. wydatków na eksploatację. Zgodnie z art. 23 ust. 5g przepisu ust. 5f nie stosuje się, ale z wyjątkiem przypadku wymienionego w art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a. Ustawodawca nie odniósł się do lit. b w art. 86a ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, a więc do „nievatowca".

Kiedy 75 proc.

Ewidencji przebiegu nie musi także prowadzić przedsiębiorca, który na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT zamierza zaliczyć w koszty uzyskania przychodów 75 proc. wydatków na używanie samochodu niebędącego jego własnością (współwłasnością). Według tego przepisu używanie samochodu i rozliczanie w kosztach uzyskania przychodu 75 proc. tych wydatków jest możliwe, jeśli samochód jednocześnie nie jest własnością podatnika oraz jest używany w celach „mieszanych". Omawiany przepis wskazuje, że wydatki na samochód niestanowiący własności podatnika i niebędący składnikiem majątku firmy można zaliczać w koszty w wysokości 75 proc. Te dwa elementy należy traktować łącznie. Przedsiębiorca może korzystać z samochodu użyczonego lub wynajętego (leasingowanego).A zatem wydatki te mogą być kosztem w wysokości 75 proc. jeśli auto nie jest składnikiem majątku firmy.

Przepisy podatkowe nie definiują wprost co jest składnikiem majątku firmy. Wykładnia językowa w ustawie o PIT odnosi się m.in. do przychodów ze sprzedaży składników majątku firmy. Przepisy rozgraniczają, że mogą nimi być zarówno składniki rzeczowe stanowiące środki trwałe, jak i niestanowiące środków trwałych. Nie można jednak wprowadzić do ewidencji składnika rzeczowego (tj. np. samochodu) niebędącego własnością lub współwłasnością samego przedsiębiorcy. Skoro przepis stanowi, że nie jest kosztem 25 proc. wydatków na używanie samochodu, to kosztem jest 75 proc. poniesionych wydatków na samochód inny niż samochód stanowiący własność podatnika niebędący składnikiem firmowego majątku. Podobnie „nievatowiec" korzystający z samochodu osobowego niebędącego jego własnością i niebędącego składnikiem majątku firmy rozliczy w kosztach 75 proc. wydatków związanych z używaniem tego samochodu.

Dla prywatnych ograniczenie

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT w kosztach uzyskania przychodów można ująć 20 proc wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego. Aby móc zaliczyć te wydatki do kosztów, samochód musi być własnością przedsiębiorcy, musi być wykorzystywany w działalności gospodarczej przedsiębiorcy i nie może być składnikiem majątku firmy. Co więcej, przedsiębiorca również nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Gdy zatem w działalności gospodarczej jest wykorzystywany własny samochód, bez znaczenia jest czy jest on składnikiem majątku, czy nie, bo w koszty można zaliczyć tylko 20 proc. wydatków.

Ubezpieczenie z limitem

Zgodnie z ogólną definicją kosztów wynikającą z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Kosztem uzyskania przychodu może więc być także ubezpieczenie samochodu osobowego. Przepis art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT określa limit kosztów uzyskania przychodu składek na ubezpieczenie samochodu. Przepis ten jednocześnie odwołuje się do pkt 46 ww. ustawy, gdzie mowa jest o samochodzie niebędącym własnością przedsiębiorcy i niebędącym pojazdem firmowym. Jeżeli wartość samochodu przewyższa kwotę 150 tys. zł, to kosztem uzyskania przychodu jest kwota obliczona w proporcji do wysokości tego limitu.

Przykład

Przedsiębiorca wprowadził do ewidencji środków trwałych samochód o wartości 200 tys. zł, kwota ubezpieczenia wynosi 5 tys. zł.

Wyliczenie kosztów uzyskania przychodów ubezpieczenia:

150 000 : 200 000 x 5000 = 3 750 zł.

Oznacza to, że przedsiębiorca może zaliczyć w koszty wartość ubezpieczenia w kwocie 3 750 zł, a nie całe 5000 zł.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta w firmie ze swojego prywatnego samochodu i rozlicza w kosztach tylko 20 proc. wydatków związanych z używaniem samochodu, to w tym 20-proc. limicie kosztów uzyskania przychodów mieszczą się wszystkie wydatki i składki na ubezpieczenie samochodu związane z jego eksploatacją. Istotne jest, żeby wydatek był związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.