Jak księgować świadczenia socjalne dla pracowników

Czytaj także: Świadczenia pracownicze to nie tylko odzież i napoje

Świadczenia socjalne, służące zaspakajaniu określonych potrzeb pracowników i ich rodzin, mogą wynikać zarówno z kodeksu pracy (mają wówczas charakter fakultatywny, uzależniony od posiadanych przez pracodawcę możliwości i warunków, a zasady ich przyznawania wyznaczają wewnętrzne regulaminy firmowe), jak i ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (cechuje je wtedy obligatoryjny charakter). W tym drugim przypadku, na pracodawcach – zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – ciąży formalny obowiązek tworzenia zakładowych funduszy świadczeń socjalnych (zfśs). Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ww. fundusz (na zasadzie dobrowolności) lub też alternatywnie – wypłacać świadczenie urlopowe. Z tym, że jeżeli liczba pracowników wynosi co najmniej 20 i mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, fundusz tworzony jest na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c i 3 ustawy o zfśs). Pracodawcy zobligowani do tworzenia zfśs mogą tego obowiązku uniknąć poprzez zamieszczenie odpowiednich zapisów o nietworzeniu przedmiotowego funduszu w zawartym ze związkami zawodowymi układzie zbiorowym pracy lub – w razie braku objęcia pracowników układem zbiorowym pracy – regulaminie wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Na co wolno przeznaczyć zebrane środki

Środki zfśs przeznaczane są na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz finansowanie działalności socjalnej przedsiębiorstwa, obejmującej różne formy wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych i w przedszkolach, udzielanie finansowego lub rzeczowego wsparcia materialnego, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe (art. 1 ust. 1 w zw. z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs). Ze środków funduszu może być zatem finansowany zakup dla pracowników karnetów upoważniających do korzystania z obiektów sportowych, bonów towarowych, paczek świątecznych, biletów na imprezy kulturalne (np. do opery, na koncerty), wczasów i wycieczek, a także kolonii dla dzieci pracowników. Ze środków tych mogą być również wypłacane zapomogi losowe oraz udzielane pożyczki mieszkaniowe. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu.

Fundusz socjalny tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wartość tego odpisu powinna wynikać z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Odpisy na zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy. Pracodawca zobligowany jest przekazać we właściwym terminie, na wyodrębniony rachunek bankowy – równowartość odpisów na zfśs, naliczonych za dany rok kalendarzowy. Fundusz mogą zasilać również środki pochodzące m.in. z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, darowizn i zapisów osób fizycznych i prawnych, odsetek od środków funduszu, wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe, wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy (socjalnego i mieszkaniowego), przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej (w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych), przychodów z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych (w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych) oraz zysku netto do podziału. Środki zfśs niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Przychód pracownika

Świadczenia sfinansowane ze środków pochodzących z zfśs są dla pracowników przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Podlega on jednak zwolnieniu zarówno od podatku dochodowego, jak i składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 i 67a ustawy o PIT, wolne od tego podatku są:

- wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1 tys. zł (przy czym, rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi),

- świadczenia otrzymane z zfśs, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach.

Z kolei, stosownie do § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs. Świadczenia te korzystają również ze zwolnienia z obowiązku naliczania składek na ubezpieczenia: wypadkowe, chorobowe i zdrowotne (art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Odpisy w koszty

Dla pracodawców wydatki opłacone ze środków z zfśs nie stanowią kosztów podatkowych. Kosztem takim są bowiem odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek bankowy tego funduszu. Ponadto, kosztem uzyskania przychodów są świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zfśs (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit.b i pkt 42 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b i pkt 45 ustawy o CIT).

Poza zakresem VAT

Świadczenia pracownicze nabyte przez pracodawcę od innych podmiotów w całości lub w części ze środków zfśs nie podlegają opodatkowaniu VAT. Przedsiębiorca zakupujący takie świadczenia i przekazujący je następnie nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie pracownikom nie występuje bowiem w charakterze podatnika VAT (działa on jedynie jako administrator środków zgromadzonych w funduszu). Tego typu nabycia odnoszą się do działalności socjalnej (nie mają one związku z prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą, tj. nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT). Przedsiębiorca nabywający ww. świadczenia nie będzie mógł więc odliczyć podatku naliczonego. Nie będzie na nim również ciążył obowiązek wykazania podatku należnego przy ich przekazaniu pracownikom.

Uwaga! Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy pracodawca pokryje w całości lub w części z zfśs koszty samodzielnie świadczonych przez siebie w ramach własnej aktywności jako przedsiębiorcy – usług na rzecz pracowników (np. zorganizuje pracownikom transport w związku z wycieczką lub wypoczynek we własnych ośrodkach wczasowych, udostępni pracownikom własną bazę sportowo-rekreacyjną). Wówczas będzie on działał w charakterze podatnika VAT – będzie świadczył usługę w ramach działalności gospodarczej, a w konsekwencji wykonywał czynności podlegające rozliczeniu w VAT według zasad ogólnych (por. interpretację ogólną Ministra Finansów z 27 maja 2013 r., PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859; interpretację indywidualną Izby Skarbowej w Łodzi z 16 grudnia 2013 r., IPTPP1/ 443-826/13-2/AK).