Jak rozliczać koszty podatkowe letnich wyjazdów

Przedsiębiorca wyjechał na wakacje nad morze. Ponieważ ma w tamtych rejonach kontrahenta, spotkał się z nim, uzgadniając szczegóły dalszej współpracy. Czy może zaliczyć wydatki związane z wyjazdem do podatkowych kosztów?

Czyta także: Pieniądze na wakacje nie zawsze są kosztem

Podatkowym kosztem działalności są wszelkie związane z nią wydatki mające wpływ na uzyskiwany z firmy przychód. Także poniesione w czasie służbowej podróży. Dotyczy to też właściciela firmy. Jeśli jednak zawodowe sprawy załatwiał w czasie wakacyjnej eskapady, musi wydzielić związane z nimi wydatki, np. zapłatę za kolację z kontrahentem czy bilet na dojazd na miejsce spotkania.

Oczywiście przedsiębiorca, który załatwia służbowe sprawy na urlopie, musi zadbać o udokumentowanie poniesionych wydatków. Oprócz podstawowych dowodów księgowych, jak faktura, konieczne będzie sporządzenie dodatkowej dokumentacji. Mogą to być np. materiały ze spotkania z kontrahentami z opisem, czego dotyczyło i jakie były jego efekty. Warto przypomnieć wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. I SA/Wr 1590/97), w którym zanegował on rozliczenie w kosztach wydatków poniesionych z tytułu „pobytu bliżej nieokreślonej grupy osób w Tunezji", stwierdzając, że podatnik „powinien dbać o takie dokumentowanie okoliczności faktycznych w prowadzonej przez siebie działalności, aby móc wykazać związek ponoszonych wydatków kwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów z osiąganymi przychodami".

Czytaj także: Wakacje 2018: nowe prawa podróżnych

Firma przeprowadza akcje promocyjne na plaży w nadmorskim kurorcie. Rozdaje praktyczne gadżety, np. parasolki, funduje nagrody w konkursach i zawodach. Czy może zaliczyć wydatki do podatkowych kosztów?

Firma, która się promuje w nadmorskim kurorcie, może zaliczyć wydatki do podatkowych kosztów. Nakłady na reklamę są bowiem ponoszone po to, aby zwiększyć przychody z działalności. Rozdawanie na plaży praktycznych gadżetów, np. parasolek, zwiększa rozpoznawalność firmy i wywołuje pozytywne skojarzenia. Dzięki temu zachęca urlopowiczów do zakupów – od razu albo w przyszłości.

Działaniem reklamowym jest też fundowanie nagród w konkursach i zawodach. Potwierdza to przykładowo interpretacja fiskusa dotycząca firmy, która była współorganizatorem wyścigów rowerowych. Przekazywała m.in. sprzęt niezbędny do organizacji zawodów. Był on oznaczony logo przedsiębiorstwa. Nazwa firmy figurowała też w nazwie cyklu.

Skarbówka zgodziła się, że wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podkreśliła, że reklama to szeroko rozumiane działania przedsiębiorcy mające na celu kształtowanie popytu na dane towary lub usługi poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania. Mogą być one realizowane za pomocą rozmaitych środków. Między innymi poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi oraz jego cech, ale także poprzez rozpowszechnianie logo firmy (interpretacja nr ILPB3/4510-1-13/15-2/JG).

Musimy przy tym pamiętać, że z podatkowych kosztów wyłączona jest reprezentacja, czyli budowanie pozytywnego obrazu firmy poprzez wystawne działania. Granica między reklamą a reprezentacją jest jednak dość płynna i nawet sądy mają problemy z jej wytyczeniem. W interpretacjach podkreśla się przykładowo, że gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo i wydawane masowo nie mają charakteru reprezentacyjnego. Fiskus może natomiast zakwestionować odliczenie wydatków na prezenty, które w powszechnej opinii uważane są za luksusowe.

Czy sprzęt używany tylko latem, np. żaglówki, można amortyzować przez cały rok?