Rzeczpospolita Prawo

Dla pracownika trzeba założyć kartę przychodów

Przedsiębiorca, który decyduje się na przyjęcie osoby do pracy, musi ujmować jej wynagrodzenie nie tylko w podatkowej księdze. Powinien też prowadzić ewidencję pozwalającą na wywiązywanie się z obowiązków płatnika PIT i ZUS.

Publikacja: 14.07.2016 02:00

Dla pracownika trzeba założyć kartę przychodów

2 zdjęcia

Zobacz

Foto: www.sxc.hu

Marcin Szymankiewicz

W związku z rozszerzeniem działalności gospodarczej 1 maja 2016 r. zatrudniłem pierwszego pracownika. Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy w związku z pojawieniem się w firmie pracownika dochodzą mi jakieś obowiązki ewidencyjne? – pyta czytelnik.

Zatrudniając 1 maja 2016 r. pracownika czytelnik powinien dla niego zaprowadzić imienną kartę przychodów.

Obowiązki ewidencyjne podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów są określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037 ze zm.; dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ustawy o PIT, są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników, zwane dalej „kartami przychodów".

Oznacza to, że wraz z zatrudnieniem pracownika pojawia się dodatkowy obowiązek ewidencyjny przedsiębiorcy, tj. prowadzenie imiennej karty przychodów pracownika.

Za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (zob. art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Uwaga! Dla obowiązku prowadzenia kart przychodów nie ma znaczenia, czy pracownik zatrudniony jest na pełen etat, czy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W karcie przychodów należy wykazać wynagrodzenia i inne przychody wypłacone pracownikowi w danym miesiącu.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Karty przychodów należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Jeżeli czytelnik zatrudniłby w przyszłości kolejnych pracowników, to powinien dla nich prowadzić odrębne karty przychodów.

Jakie informacje

Przepisy nie określają urzędowego wzoru karty przychodów. Rozporządzenie mówi jednak, co powinna ona zawierać. Stosownie do § 5 ust. 2 rozporządzenia, karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko pracownika,

- identyfikator podatkowy (numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL),

- miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,

- sumę osiągniętych w danym

miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze),

- koszty uzyskania przychodu,

- składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

- podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,

- razem dochód narastająco od początku roku,

- kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o PIT,

- składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,

- należną zaliczkę na podatek dochodowy,

- datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego właściwy naczelnik urzędu skarbowego wykonuje swoje zadania >patrz przykład poniżej.

Dane do deklaracji

Karty przychodów mają umożliwić pracodawcy m.in. prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli m.in. obliczenia wysokości miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy, sporządzenia informacji PIT-11 albo rocznego obliczenia podatku PIT-40. To zaś powoduje, że powinny być one prowadzone dla przychodów pracownika otrzymanych (postawionych do jego dyspozycji) w danym roku. Oznacza to, że jeżeli wynagrodzenie za grudzień 2016 r. pracownik otrzyma (zostanie mu ono postawione do dyspozycji) jeszcze w grudniu 2016 r., to należy je ująć w karcie przychodów za 2016 r. Gdyby pracownik otrzymał wynagrodzenie (zostałoby mu ono postawione do dyspozycji) za grudzień dopiero w styczniu 2017 r., to powinno zostać ujęte w karcie przychodów za 2017 r.

PRZYKŁAD

Wróćmy do poprzedniego przykładu. Jeśli wynagrodzenie za maj 2016 r. zostałoby wypłacone pracownikowi nie 31 maja, ale 1 czerwca, to pozycja karty przychodów dotycząca maja nie byłaby wypełniona. W takim przypadku należałoby wykazać wynagrodzenie w pozycji dotyczącej czerwca 2016 r.

Do kiedy trzeba wypełnić

Stosownie do § 18 ust. 3 rozporządzenia, podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów.

Zakłady pracy, jako płatnicy PIT od wynagrodzeń pracowników, wpłacają kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania (zob. art. 38 ust. 1 in principio w zw. z art. 31 ustawy o PIT).

Uwaga! Gdy podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest przy zastosowaniu technik informatycznych, na koniec każdego miesiąca – w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni – podatnik jest obowiązany sporządzić wydruk zapisów za dany miesiąc. Zobowiązuje go do tego § 31 ust. 2 w zw. z ust. 1 rozporządzenia. Oznacza to, że w tym terminie powinien także wydrukować prowadzoną w ten sposób kartę przychodów. Nie ma bowiem przeszkód, aby imienne karty przychodów były prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych.

Przepisy prawa pracy

Imienne karty przychodów to nie jedyne ewidencje, do prowadzenia których zobowiązany jest pracodawca. Stosownie do § 8 pkt 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU z 1996 r., nr 62, poz. 286 ze zm.), pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Przepisy prawa pracy nie określają, co powinna zawierać karta wynagrodzeń pracownika. W praktyce karta taka służy do rozliczeń z ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne, zarówno w części finansowanej przez pracownika, jak i pracodawcę, oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne).

W praktyce przyjmuje się, że pracodawca może prowadzić odrębne karty przychodów (na podstawie przepisów o podatkowej księdze przychodów i rozchodów) oraz karty wynagrodzeń pracownika (na podstawie przepisów prawa pracy). Możliwe jest też połączenie tych dwu kart w jednym formularzu.

Autor jest doradcą podatkowym

PRZYKŁAD

Wynagrodzenie pracownika wynikające z umowy o pracę wynosi 2000 zł. Pracownik mieszka w miejscowości, gdzie znajduje się zakład pracy, a zatem miesięczne koszty uzyskania przychodów wynoszą 111,25 zł. Wypłata wynagrodzenia za maj 2016 r. miała miejsce 31 maja 2016 r., natomiast 1 czerwca 2016 r. przedsiębiorca zapłacił należną składkę na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne zatrudnianego pracownika. Kwoty na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika wyniosły odpowiednio: – emerytalne: 195,20 zł (9,76 proc. x 2000 zł), – rentowe: 30 zł (1,5 proc. x 2000 zł), – chorobowe: 49 zł (2,45 proc. x 2000 zł) Składka na ubezpieczenie zdrowotne wyniosła 180 zł (9 proc. x 2000 zł), w tym podlegająca odliczeniu od podatku 155 zł (7,75 proc. z 2000 zł). Zakładając dla uproszczenia, że pracownik nie złożył PIT-2, a więc pracodawca nie pomniejszył obliczonej zaliczki na PIT o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (tzw. kwoty wolnej od podatku), należna zaliczka wyniesie 290,70 zł (1615 zł x 18 proc.), a do zapłaty 135,70 zł (290,70 zł – 155 zł). Zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika za maj 2016 r. przedsiębiorca przekazał 17 czerwca 2016 r.

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
Źródło: Rzeczpospolita

PIT Księga Przychodów i Rozchodów Karta Podatkowa
I zastępca Prokuratora Generalnego Prokurator Krajowy Dariusz Korneluk
Zawody prawnicze
Korneluk uchyla polecenie Święczkowskiego ws. owoców zatrutego drzewa
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
Materiał Promocyjny
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
Adobe Stock
Zdrowie
Mec. Daniłowicz: Zły stan zdrowia myśliwych nie jest przyczyną wypadków na polowaniach
Agnes Trawny
Nieruchomości
Odszkodowanie dla Agnes Trawny za ziemię na Mazurach. Będzie apelacja
Wymiana prezesów sądów na Śląsku i w Zagłębiu. Nie wszędzie Bodnar dostał zgodę
Sądy i trybunały
Wymiana prezesów sądów na Śląsku i w Zagłębiu. Nie wszędzie Bodnar dostał zgodę
Nowe, całkowicie elektryczne MINI Cooper już od 153 300 zł brutto.
Materiał Promocyjny
Nowe, całkowicie elektryczne MINI Cooper już od 153 300 zł brutto.
Naczelny Sąd Administracyjny
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
Materiał Promocyjny
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
e-Wydanie