Faktury i rachunki
Wydatki z tytułu używania osobistego samochodu osobowego jednego ze wspólników spółki cywilnego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (w ramach limitu wynikającego z „kilometrówki") pod warunkiem ich właściwego udokumentowania, np. fakturami, rachunkami, polisami ubezpieczeniowymi.
Przepisy ustawy o PIT nie precyzują, czy dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu wspólnika na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej powinny być wystawiane na te spółkę, czy na wspólnika.
W interpretacjach organów podatkowych można spotkać zarówno pogląd, że mogą to być dokumenty (np. faktury) wystawiane na spółkę cywilną (zob. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2013 r., IBPBI/1/415-572/13/AP i IBPBI/1/415-573/13/AP), jak i na wspólnika użytkującego pojazd (zob. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 września 2010 r., ILPB1/415-683/10-4/AG). Z listu wynika, że faktury są wystawiane na wspólnika. Wydaje się zatem, że mogą one stanowić podstawę do ujęcia tych wydatków (w ramach limitu wynikającego z „kilometrówki") w podatkowej księdze przychodów i rozchodów spółki cywilnej po stronie kosztów podatkowych.
Pomimo, że podatnikami w spółce cywilnej osób fizycznych są wspólnicy – osoby fizyczne, to podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi spółka cywilna, a nie wspólnicy.
O tym, że to spółki cywilne osób fizycznych wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, stanowi art. 24a ust. 1 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W kolumnie 13
Wydatki związane z używaniem samochodu niestanowiącego środka trwałego na cele działalności gospodarczej, m.in. przez wspólnika spółki cywilnej powinny być ujęte w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej przez spółkę cywilną. Wydatki te należy wpisać do podatkowej księgi na podstawie ich miesięcznego zestawienia.
Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
Uwaga! Jeżeli drugi wspólnik również używałby prywatnego samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej spółki cywilnej, to należałoby postąpić w ten sam sposób.
Autor jest doradcą podatkowym
Przebieg pojazdu trzeba dokumentować ewidencją
Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ustawy o PIT, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 zdanie pierwsze ustawy o PIT).
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (zob. art. 23 ust. 7 ustawy PIT).
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (art. 23 ust. 5 zdanie drugie ustawy o PIT).
W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 zdanie trzecie ustawy o PIT). -
Wyłączenia z kosztów są związane z ubezpieczeniem pojazdu
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:
- składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (zob. art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT). Gdyby zatem wartość samochodu osobowego wspólnika przekraczała równowartość 20 000 euro (w przeliczeniu na złote), to składki na ubezpieczenie tego pojazdu mogłyby zostać ujęte w kosztach podatkowych w ograniczonej wysokości.
- strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (zob. art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT). Gdyby zatem samochód osobowy wspólnika nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, to wydatki na jego powypadkowy remont nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. -
