Postęp technologiczny nie omija systemów akceptacji i archiwizacji dokumentów. Nie zawsze wiadomo, czy nowoczesne rozwiązania mogą być zaakceptowane dla celów podatkowych. Taka niepewność powstaje m.in. dlatego, że przepisy podatkowe nie zawsze odnoszą się do tych nowoczesnych rozwiązań.
Wątpliwości takie skłoniły jedną ze spółek do złożenia wniosku o interpretację. Planuje wdrożenie systemu Perceptive, który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej. System ma równocześnie dokonywać akceptacji faktur poprzez porównywanie ich z zamówieniami wysyłanymi wcześniej. Faktury przerobione na wersję elektroniczną mają być dostępne w systemie aż do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych z nimi związanych. Co istotne, system nie ingeruje w treść faktur.
W interpretacji dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważył, że tego typu system archiwizacji dowodów księgowych nie stoi na przeszkodzie uznawaniu wydatków na takie faktury za koszty uzyskania przychodu. Uznał za prawidłowe rozumowanie spółki, która wskazywała, że właściwe udokumentowanie wydatków (czyli jeden z warunków uznania za koszt dla CIT) nie jest jednoznacznie określone w przepisach podatkowych. Spółka wskazała, że według art. 181 ordynacji podatkowej dowodami mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje podatkowe i inne dokumenty.
Spółka zwróciła też uwagę, że użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Zdaniem spółki dla potrzeb dokumentowania wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna faktur. Zaznaczyła przy tym, że system zarządzania fakturami spełni warunek z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, czyli umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostępu do faktur, a w przypadku danych elektronicznych – również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Katowicka Izba Skarbowa już wcześniej w swoich interpretacjach potwierdzała możliwość przechowywania faktur w elektronicznym systemie archiwizowania dokumentów. Przykładowo w interpretacji z 19 października 2015 r. (IBPB-1-3/4510-271/15/PC) potwierdzała, że zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można zatem przechowywać w dowolnej formie, pod warunkiem że będą mogły być dowodem zdarzenia gospodarczego ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.
