Kiedy wydatki na dojazd i noclegi pracowników bez PIT

Wydatki poniesione przez pracodawcę na transport i zakwaterowanie nie są przychodem osoby zatrudnionej, więc nie ma do nich zastosowania limit zwolnień od podatku.

Publikacja: 09.07.2018 06:10

Kiedy wydatki na dojazd i noclegi pracowników bez PIT

Foto: 123RF

Pracownicy nie zawsze wykonują pracę w miejscu swojego zamieszkania. Często pracodawca wysyła ich do pracy w innej miejscowości lub za granicę w ramach oddelegowania. Warto się więc zastanowić czy wydatki ponoszone przez pracodawcę na przejazd i zapewnienie noclegów w Polsce oraz za granicą powyżej limitu ustawowego są przychodem pracowników >patrz ramka na stronie obok.

Czytaj także: Zwrot wydatków za podróż służbową - kiedy z PIT i ZUS

Dwa różne pojęcia

Podróż służbowa i oddelegowanie to nie to samo.

1. Oddelegowanie pracownika to zmiana stałego miejsca wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy. Niekoniecznie jest ona związana z wypowiedzeniem dotychczasowych warunków pracy i płacy. Na podstawie art. 42 § 4 kodeksu pracy (k.p.) wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Oznacza to, że dopuszczalne jest także oddelegowanie pracownika bez wymaganej zgody na czas dłuższy niż trzy miesiące, jeśli nastąpi ono na przełomie roku, np. od grudnia 2017 r. do marca 2018 r.

2. Gdy miejsce wykonywania pracy pozostało bez zmian, mamy do czynienia z podróżą służbową. Według art. 775 § 1 k.p podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Za czas podróży służbowej należy się pracownikowi zwrot kosztów dojazdu oraz diety z uwzględnieniem zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

Przykład

Spółka z o.o. z branży budowlanej z siedzibą w Kołobrzegu zajmuje się budową i sprzedażą budynków mieszkalnych. Firma zatrudnia dwudziestu pracowników i świadczy usługi budowlane w Polsce oraz za granicą. W celu wykonywania usług spółka oddelegowała pracowników do innej miejscowości w Polsce na okres trzech miesięcy (od kwietnia do czerwca 2018 roku) oraz do Szwecji na okres sześciu miesięcy (od kwietnia do września 2018 r.). W umowach jako miejsce wykonywania pracy wskazano pracownikom Szwecję lub terytorium Polski. Spółka zapewnia pracownikom bezpłatny dojazd do miejsca wykonywania pracy oraz zakwaterowanie.

W przypadku gdy pracodawca wysyła pracowników do pracy w innej miejscowości w Polsce lub za granicę na okres sześciu miesięcy w tym samym roku kalendarzowym, powinien zaproponować im nowe warunki pracy na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcą i pracownikiem. Nie jest to bowiem podróż służbowa, tylko oddelegowanie.

W analizowanym przypadku należy rozstrzygnąć czy z tytułu poniesienia przez pracodawcę wydatków na zakwaterowanie i dojazd do miejsca wykonywania pracy następuje jakiekolwiek przysporzenie w majątku pracowników i czy wartość tych wydatków jest przychodem pracownika ze stosunku pracy.

Ważny wyrok Trybunału

Mimo bardzo ważnego orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) dotyczącego nieodpłatnych świadczeń pracowniczych organy skarbowe nie zawsze stosują się do tego rozstrzygnięcia. Przypomnijmy, że w uzasadnieniu wyroku Trybunał określił cechy, które decydują o tym kiedy nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za przychody w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.

Zdaniem Trybunału, za przychód pracownika mogą być uznane tylko takie świadczenia, które zostały spełnione za jego zgodą i w jego interesie, a nie w interesie pracodawcy. Dodatkowo, świadczenie ma przynosić korzyść pracownikowi w postaci powiększenia jego majątku. Poza tym korzyść ta musi być przypisana indywidualnemu pracownikowi, a nie być ogólnie dostępna dla wszystkich pracowników.

Świadczenia w postaci kosztów transportu z Polski za granicę oraz noclegów nie są spełnione w interesie pracownika, lecz w interesie pracodawcy i nie powiększają one majątku pracownika.

Fiskus nie zawsze się z tym zgadza

Zdaniem organów skarbowych, gdy pracownik wyraził zgodę na nieodpłatne świadczenia pracodawcy, oznacza to uzyskanie przez niego korzyści majątkowej. Świadczenia związane z oddelegowaniem, w tym koszty podróży i zakwaterowanie, na które pracownik się godzi, są dla tego pracownika przychodem z nieodpłatnych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Od świadczeń tych płatnik ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy z uwzględnieniem zwolnień określonych w ustawie o PIT. Takie stanowisko wyraził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 8 marca 2018 r. (0115-KDIT2-2.4011.12. 2018.1.MD). W piśmie tym czytamy, że „(...) nie sposób zastosować wniosków płynących z orzecznictwa dotyczącego pracowników mobilnych do pracowników oddelegowanych i uznać, że zapewnienie dodatkowych świadczeń związanych z oddelegowaniem (np. koszty podróży, mieszkania) leży wyłącznie w interesie pracodawcy oraz służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego. W takim przypadku mamy do czynienia ze świadczeniem, którego otrzymanie nie jest wynikiem zaistnienia zdarzenia o charakterze nietypowym lub okazjonalnym, lecz jest związane z wykonywaniem zadań służbowych w miejscu oddelegowania, tj. w nowym miejscu pracy przyjętym i zaakceptowanym przez pracownika w drodze porozumienia stron".

Prawa i obowiązki po obu stronach

Trudno jednak zgodzić się ze stanowiskiem organów skarbowych, że jeśli pracownik wyraża zgodę na otrzymanie określonych świadczeń od pracodawcy, to świadczenia te leżą w jego interesie i są przywilejem, który przyczynia się do osiągnięcia korzyści. Już samo nawiązanie stosunku pracy powoduje powstanie pewnych praw i obowiązków zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy. Według art. 94 pkt 2, 2a i 4 k.p. pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Pracodawca zobowiązany jest również organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie. Natomiast do podstawowych obowiązków pracownika należy stosowanie się do poleceń przełożonych, staranne i sumienne wykonywanie pracy, przestrzeganie regulaminu i czasu pracy. Zapewnienie przez pracodawcę noclegów w miejscu wykonywania pracy w hotelach lub w wynajętym mieszkaniu, a także przejazdu do miejsca pracy znajdującego się w innej miejscowości lub przelotu za granicę leży w interesie pracodawcy i jest obowiązkiem pracodawcy. Służy bowiem efektywnemu wykorzystaniu czasu pracy, zmniejszeniu uciążliwości pracy i podniesieniu jakości oraz wydajności pracy.

Kto osiąga korzyść

Zapewnienie bezpłatnego dojazdu do pracy oraz zakwaterowania nie oznacza, że pracownik otrzymuje z tego tytułu korzyść. Wobec tego, otrzymane przez pracownika świadczenia w postaci pokrycia kosztów dojazdu do miejsca pracy w Polsce i za granicą oraz koszty zakwaterowania nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Limit zwolnienia podatkowego określony w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT nie ma więc tutaj zastosowania.

Pogląd ten zaakceptował NSA w wyroku z 9 sierpnia 2016 r. (II FSK 1970/14), orzekając, że „zarówno koszty zakwaterowania, stworzenia odpowiedniego do warunków pracy zaplecza socjalnego, jak również dojazdu do określonego i zmieniającego się w zależności od położenia budowy miejsca wykonywania pracy są przede wszystkim kosztami pracodawcy i to ponoszonymi w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, nie zaś w interesie pracownika. Wobec tego niezależnie od regulacji przyjętej przez ustawodawcę w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy (...) o podatku dochodowym od osób fizycznych (...), limitującej zwolnienie od podatku wyłącznie diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, nie stanowią tego rodzaju świadczenia przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 tej ustawy".

Również w wyroku WSA w Gliwicach z 20 lutego 2018 r. (ISA/GI 1228/17) czytamy, że „z całą pewnością pracę łączącą się z rozłąką z rodziną, czy też z innymi bliskimi uznać należy za uciążliwą i łagodzenie tych niedogodności jest obowiązkiem pracodawcy, a nie przywilejem, czy jakąkolwiek korzyścią pracownika (...) zarówno zapewnienie noclegów, jak i transportu do odległego miejsca wykonywania pracy służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego; pracownik nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzaniu tym świadczeniem, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu, tj. wykonywaniu obowiązków pracowniczych". ?

podstawa prawna: art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 pkt 16 i 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.)

podstawa prawna: art. 42 § 4, art. 775 § 1 oraz art. 94 pkt 2, 2a i 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 917 ze zm.)

Diety i hotele ze zwolnieniem podatkowym

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 i 19 ustawy o PIT wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika lub podróży osoby niebędącej pracownikiem (zleceniobiorcy) do wysokości limitu przysługującego pracownikom sfery budżetowej. Wolna od podatku jest także wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Pracownicy nie zawsze wykonują pracę w miejscu swojego zamieszkania. Często pracodawca wysyła ich do pracy w innej miejscowości lub za granicę w ramach oddelegowania. Warto się więc zastanowić czy wydatki ponoszone przez pracodawcę na przejazd i zapewnienie noclegów w Polsce oraz za granicą powyżej limitu ustawowego są przychodem pracowników >patrz ramka na stronie obok.

Czytaj także: Zwrot wydatków za podróż służbową - kiedy z PIT i ZUS

Pozostało 95% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe