Zatrudnianie cudzoziemców - o czym trzeba pamiętać

- Polska spółka z o.o. chciałaby zatrudnić cudzoziemca (obywatela Ukrainy). Czy będziemy mieć z tego tytułu jakieś dodatkowe obowiązki, jeśli chodzi o rozliczenia podatkowe? Czy trzeba będzie przekazywać do urzędu skarbowego jakieś dodatkowe dokumenty? – pyta czytelniczka.

Czytaj także: Łatwiej o pracownika - cudzoziemca w 200 zawodach

Spółka polska zatrudniająca cudzoziemca, poza uzyskaniem dla niego (w przypadkach, gdy jest to konieczne) zezwolenia na pracę odpowiedniego typu oraz przechowywaniem w swoich aktach kopii dokumentu stwierdzającego legalne przebywanie na terytorium RP (w przypadku osoby niebędącej obywatelem Unii Europejskiej), jest obowiązana do wypełnienia wszystkich innych standardowych obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem nowego pracownika lub zleceniobiorcy. Obowiązki te wynikają z przepisów prawa, w tym z kodeksu pracy, z ustawy o PIT oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Obowiązki płatnika...

W szczególności, w ciągu roku podmiot zatrudniający, działając jako płatnik, ma obowiązek obliczać, pobierać i przekazywać na rachunek urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy należne od wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, na podstawie umów cywilnoprawnych (w przypadku gdy osoby te nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej) lub wynagradzanych w związku z funkcją pełnioną w organach spółki (zarząd lub rada nadzorcza). Jeśli wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych lub należności z tytułu członkostwa w zarządzie lub radzie nadzorczej przekazywane są na rzecz osoby podlegającej w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (nierezydent podatkowy), to w ciągu roku podatkowego płatnik zobowiązany jest do poboru podatku w formie ryczałtu, z zastrzeżeniem, że przepisy ustawodawstwa polskiego stosuje się z uwzględnieniem postanowień odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (art. 29 ustawy o PIT). Aby prawidłowo wykonać ciążące na nim obowiązki, płatnik powinien więc w pierwszej kolejności ustalić status rezydencji podatkowej cudzoziemca w Polsce.

...zależą od trzech czynników

Obowiązki ciążące na płatniku zatrudniającym cudzoziemca w Polsce będą zatem zależały od:

- rodzaju umowy, na podstawie której robi wypłaty na rzecz tego cudzoziemca,

- statusu podatkowego cudzoziemca w Polsce,

- tego z jakich źródeł osoba ta uzyskuje swoje dochody.

W przypadku dochodów ze stosunku pracy kluczowe jest, aby płatnicy pamiętali, że źródłem tych przychodów jest kraj, w którym wykonywana jest praca, a nie kraj, w którym ma siedzibę zatrudniający pracodawca.

Do końca lutego

Po zakończeniu roku podatkowego, w zależności od rodzaju wypłat oraz statusu podatkowego cudzoziemca w Polsce, w terminie do końca lutego, płatnik zobowiązany jest do:

- przygotowania odpowiedniej informacji rocznej, w której wykaże przychody uzyskane przez podatnika oraz

- jej przekazania zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na jego miejsce zamieszkania.

W przypadku cudzoziemców będących rezydentami podatkowymi w Polsce, niezależnie od rodzaju umowy, na podstawie której dokonywane są wypłaty na ich rzecz, informacją przygotowaną przez płatnika po zakończeniu roku podatkowego jest informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11.

Z kolei w przypadku cudzoziemców będących nierezydentami podatkowymi w Polsce rodzaj sporządzonej przez płatnika informacji jest uzależniony od tytułu prawnego będącego podstawą do wypłaty wynagrodzenia cudzoziemca. Jeżeli tytułem tym jest umowa o pracę, to informację o uzyskanych przez podatnika dochodach płatnik przekaże mu na formularzu PIT-11. Jeżeli natomiast podstawą do wypłaty wynagrodzenia cudzoziemca jest umowa cywilnoprawna, uchwała o wynagrodzeniu członka zarządu lub członka rady nadzorczej, to po zakończeniu roku płatnik sporządzi dla cudzoziemca informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania IFT-1R.

Co trzeba wykazać w PIT-11...

W informacji PIT-11 płatnik ma obowiązek wskazać m.in. zakres obowiązku podatkowego podatnika w Polsce (ograniczony vs nieograniczony obowiązek podatkowy), dane osobowe podatnika oraz przede wszystkim informacje o kwocie wypłaconych przychodów, kosztach uzyskania przychodu, odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Warto dodatkowo wskazać, że w przypadku cudzoziemców, którzy pozostając zatrudnionymi przez polski podmiot wykonują pracę poza terytorium Polski, zakres informacji o uzyskanych dochodach wskazanych w informacji PIT-11 jest uzależniony od zakresu obowiązku podatkowego tej osoby w Polsce oraz specyficznych postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Natomiast, jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę w Polsce i jest polskim rezydentem podatkowym, to sposób przygotowania dla niego informacji PIT-11 jest analogiczny jak w przypadku pracowników polskich. Przygotowany przez płatnika formularz PIT-11 jest dla podatnika podstawą do przygotowania swojego rozliczenia rocznego.

...a co w IFT-1R

W przypadku informacji IFT-1R sporządzonej dla cudzoziemca wykonującego swoje obowiązki w Polsce, w zależności od tego, czy uzyskane przez podatnika dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce zgodnie z postanowieniami odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik wskaże m.in. kwotę dochodów zwolnionych z opodatkowania w Polsce na podstawie umów, kwotę dochodów opodatkowanych w Polsce, stawkę podatku mającą zastosowanie oraz wysokość pobranego podatku. Dochody uzyskane przez nierezydentów wykazane w informacji IFT-1R, od których płatnik pobrał podatek w formie ryczałtu, nie podlegają rozliczeniu w zeznaniu rocznym, chyba że podatnik zdecyduje, iż rozliczenie tych dochodów na zasadach ogólnych (opodatkowanie progresywne) jest dla niego korzystniejsze. W takiej sytuacji, jeżeli spełni warunki wskazane w ustawie o PIT, może uwzględnić te dochody w swoim zeznaniu rocznym, traktując podatek pobrany przez płatnika w formie ryczałtu jak zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Warto postarać się o certyfikat rezydencji

W przypadku cudzoziemców podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, polscy płatnicy powinni zadbać o uzyskanie od takich osób certyfikatów rezydencji podatkowej z innych krajów, które będą pomocne w przypadku ewentualnych dyskusji z organami podatkowymi co do prawidłowości wypełniania obowiązków płatnika. W niektórych przypadkach uzyskanie certyfikatu jest - zgodnie z postanowieniami ustawy o PIT – konieczne, aby płatnik nie pobrał podatku lub pobrał podatek według obniżonej stawki wynikającej z odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. ?

Autorka jest starszym menedżerem w Deloitte Doradztwo Podatkowe Tokarski i Wspólnicy sp. k.

podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

Kto jest polskim rezydentem podatkowym

Zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o PIT za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce (rezydenta polskiego) uważa się osobę fizyczną, która:

- posiada w Polsce ośrodek interesów życiowych lub gospodarczych albo