Zgodnie z art. 6 ust. 1a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (dalej: ustawa o NIP), podatnicy, z wyłączeniem osób fizycznych objętych rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, oraz płatnicy podatków podlegający obowiązkowi ewidencyjnemu, są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego. Muszą to zrobić nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia, albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek. Zgodnie z art. 7 ustawy o NIP, jeżeli z przepisów prawa podatkowego wynikają różne terminy dokonania ww. czynności, to zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jeden raz, w terminie najwcześniejszym.

W analizowanym przypadku pierwszym ze zdarzeń powodujących obowiązek identyfikacyjny pracownika w zakresie NIP jest zwykle wpłata przez tą osobę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, która powinna nastąpić do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dochód był uzyskany przez pracownika. Zgodnie więc przytoczonymi przepisami, przed dniem pierwszej wpłaty pracownik powinien złożyć zgłoszenie identyfikacyjne. Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o NIP zgłoszenie to powinno być złożone na formularzu NIP-7.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 lit. a ustawy o NIP, organem właściwym do złożenia zgłoszenia NIP-7 jest naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla podatnika w sprawach podatku dochodowego od osób fizycznych.