SOSEScript: API/run.php5 failed executing with the following error: Error on line 40 position 1: Out of memory (allocated 2359296) (tried to allocate 2072182 bytes)
REKLAMA
REKLAMA

Podatek dochodowy

Zwrot wydatków za podróż służbową - kiedy z PIT i ZUS

123RF
Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach – nie są podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe i nie są opodatkowane PIT.

Powszechnym zjawiskiem w działalności gospodarczej są podróże służbowe pracowników, zarówno te krajowe, jak i zagraniczne. Wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców jest odróżnienie oddelegowania pracownika od podróży służbowej. Wbrew pozorom różnica między tymi dwoma bardzo podobnymi zagadnieniami nie jest tylko kwestią akademickiego sporu, lecz ma swoje konsekwencje zarówno w rozliczeniach pracodawcy, jak i pracownika.

Dwie różne kategorie

Z oddelegowaniem pracownika mamy do czynienia, gdy przedsiębiorca wyśle (przydzieli) pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez podpisanie aneksu do umowy o pracę, zmieniającego warunki pracy. Co istotne, w przepisach prawa nie ma definicji oddelegowania, co często jest przyczyną sporów z organami kontroli w zakresie zachowania wymogów formalnych związanych ze stosunkiem pracy. Pewną podpowiedź w tym zakresie może dać analiza orzecznictwa sądowego, zgodnie z którym o oddelegowaniu możemy mówić w sytuacji długotrwałej zmiany miejsca wykonywania pracy przez pracownika. Jednak wciąż będzie to tylko pewne przybliżenie, a nie zdefiniowanie pojęcia „oddelegowanie".

Natomiast podróż służbowa to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.

Jedną z podstawowych różnic pomiędzy oddelegowaniem a podróżą służbową jest to, że oddelegowanie wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, która (przynajmniej w przypadku, gdy oddelegowanie jest dłuższe niż trzy miesiące) wymaga zmiany umowy o pracę lub jej odpowiedniego aneksowania. Zmianę taką można wprowadzić na podstawie wypowiedzenia warunków pracy (art. 42 kodeksu pracy) lub – wobec zgodniej woli obu stron – w drodze porozumienia zmieniającego. W przypadku oddelegowania, pracownikowi nie przysługują dodatkowe należności. Pracodawca może natomiast (nie ma takiego obowiązku) wypłacić dodatek za rozłąkę lub innego rodzaju dodatki, np. związane z ponoszeniem przez pracownika kosztów zamieszkania poza jego stałym miejscem pobytu. Dodatki wypłacone pracownikowi w związku z oddelegowaniem nie będą mogły jednak korzystać ze zwolnienia podatkowego oraz zwolnienia z oskładkowania. Będą one przychodem pracownika i jako takie będą podlegać opodatkowaniu.

Druk z wytycznymi

Dokumentem stwierdzającym odbycie podróży służbowej jest tzw. polecenie wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu służbowego powinno określać miejsce i cel wyjazdu służbowego, czas trwania, środek transportu, wysokość otrzymanej zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu, datę rozliczenia się z wydatków poniesionych podczas delegacji oraz podpis przełożonego lub innej upoważnionej osoby. Polecenie wydane na piśmie nie jest wymagane, ale żeby uniknąć nieporozumień, warto sporządzić taki druk. Osobą wydającą polecenie wyjazdu jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, pracodawca może wobec niego wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do czwartego roku życia.

W zależności od miejsca docelowego

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167; dalej: rozporządzenie) podróże służbowe dzielimy na krajowe i zagraniczne.

Podróż służbowa krajowa rozpoczyna się i kończy w miejscu określonym przez pracodawcę. Może to być siedziba firmy bądź miejsce czasowego lub stałego zamieszkania pracownika. Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, zwrot kosztów z tytułu przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów i innych wydatków uznanych przez pracodawcę za niezbędne, które zostaną odpowiednio udokumentowane.

Dieta nie należy się, jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi całodzienne wyżywienie, a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

W przypadku zapewnienia przez pracodawcę częściowego wyżywienia rozporządzenie uwzględnia możliwość pomniejszenia diety. Kwotę diety zmniejsza się odpowiednio o:

a) 25 proc. – dla śniadania,

b) 50 proc. – w przypadku obiadu,

c) 25 proc. – dla kolacji.

Poza dietami, pracownikowi przysługuje zwrot wydatków związanych z noclegiem (na podstawie przedstawionych rachunków, faktur), przy czym wysokość kosztu noclegu za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż 20 - krotność wysokości diety (20 x 30 zł = 600 zł).

W przypadku braku rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczał – 150 proc. diety (45 zł), jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin między godz. 21 a 7 rano.

Kolejnymi tytułami związanymi z podróżą służbową są koszty dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Pracownikowi przysługuje zwrot ryczałtowy (20 proc. diety, czyli 6 zł) lub w wysokości udokumentowanych wydatków, np. biletami komunikacji miejskiej.

Ewidencja przebiegu

Jeżeli w podróży służbowej pracownik wykorzystuje własny samochód osobowy, za zgodą pracodawcy, to należy mu się zwrot kosztów używania auta. Podstawą zwrotu kosztów związanych z wykorzystaniem własnego środka transportu w podróży służbowej jest ewidencja przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać: imię i nazwisko pracownika, markę samochodu, numer rejestracyjny, pojemność silnika, datę wyjazdu i powrotu, liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za kilometr, wartość kosztu wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za kilometr oraz podpisy pracownika i pracodawcy.

Stawka za kilometr jest uzależniona od pojemności wykorzystywanego w podróży służbowej samochodu i wynosi:

a) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Jak liczyć czas trwania

Podróż służbowa zagraniczna to podróż służbowa związana z charakterem wykonywanej pracy, która odbywa się w innym kraju niż ten, w którym znajduje się siedziba firmy pracownika.

Na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Stawki diet zagranicznych zawiera załącznik do rozporządzenia.

Przykładowo, wysokość diety za dobę podróży do Niemiec wynosi 49 euro, na Ukrainę – 41 euro.

W celu prawidłowego określenia wysokości diety zagranicznej należy właściwie wyznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Jest on różny w zależności od środka komunikacji, z jakiego korzysta pracownik. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się:

a) w przypadku korzystania z środków komunikacji lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

b) w przypadku korzystania ze środków komunikacji lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju

c) w przypadku środków korzystania ze środków komunikacji morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Kwota diety zagranicznej ulega zmniejszeniu w przypadku zapewnienia przez pracodawcę częściowego wyżywienia, odpowiednio o:

a) 15 proc. – w przypadku zapewnienia śniadania;

b) 30 proc. – dla obiadu;

c) 30 proc. – dla kolacji.

Nieco inaczej, niż w kraju

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownik w trakcie podróży zagranicznej otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie, którą należy wyrównać do wysokości diety, jeśli jest od niej niższa. Natomiast jeśli pracownik ma zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie, to przysługuje mu 25 proc. diety. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów na podstawie przedłożonych rachunków, w granicach określonego limitu (np. dla Niemiec 150 euro, dla Ukrainy- 180 euro). Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku, to należy mu się ryczałt za nocleg w wysokości 25 proc. limitu (ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu).

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Gdy pracownik ponosi koszty takiego dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50 proc. diety. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

- odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,

- nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W ciągu 14 dni

Na poczet niezbędnych kosztów podróży służbowej pracownik otrzymuje zaliczkę w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. W przypadku podróży służbowej zagranicznej, za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży służbowej, krajowej i zagranicznej, w terminie 14 dni od jej zakończenia, dołączając wszelkie niezbędne dokumenty, czyli rachunki, faktury, bilety potwierdzające wysokość wydatków (nie dotyczy to diet i ryczałtów). W przypadku braku możliwości załączenia dokumentu pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o wysokości poniesionego wydatku i przyczynie braku oryginalnego dokumentu.

Koszty podróży zagranicznej rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu NBP z dnia jej wypłacenia.

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia – nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

Autorka jest głównym koordynatorem ds. rachunkowości, Business Support Solution SA

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA