WSA: informacja mailowa też może być dokumentacją podatkową

Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 14 marca 2019 r. (III SA/Wa 873/18).

Spółka (podatnik) przeprowadza operacje gospodarcze z podmiotem powiązanym, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o CIT. Spowodowało to po stronie spółki obowiązek sporządzenia dokumentacji podatkowej, której elementy są wymienione w art. 9a ust. 2b ustawy o CIT. Przedmiotem operacji gospodarczych jest zakup od podmiotu powiązanego produktów, akcesoriów oraz części zamiennych.

Czytaj także: Dokumentacja podatkowa musi być sporządzana dla każdego roku trwania transakcji

Podatnik zwrócił się do organu z pytaniem, czy do dokumentów, o których mowa w art. 9a ust. 2b pkt 5 lit. a ustawy o CIT, można zaliczyć: cenniki, wysyłane przez podmiot powiązany drogą mailową, dokumentację techniczną produktów, dostępne po zalogowaniu na stronie internetowej oraz systemy premiowania za sprzedaż produktów, które są określone w korespondencji e-mail. Zdaniem spółki katalog dokumentów, o którym mowa w ww. przepisie, jest katalogiem otwartym. W konsekwencji, do dokumentacji podatkowej można zaliczyć także wspomniane dokumenty.

Organ podatkowy nie zgodził się z podatnikiem i stwierdził, że cenniki przesyłane e-mailem lub dostępne na stronie internetowej nie mogą zostać uznane za wystarczające do prawidłowego udokumentowania przebiegu transakcji. Również systemy premiowania za sprzedaż produktów, które określone są w korespondencji e-mail, nie mogą być elementem dokumentacji cen transferowych. Aby pismo przesyłane drogą elektroniczną miało cechy dokumentu, wymagane jest złożenie oświadczenia woli oraz podpis elektroniczny.

WSA przyznał rację spółce. Ocenił, że w niniejszej sprawie dokumenty spełniały kryteria, o których mówił organ. Spółka słusznie twierdzi, że w art. 9a ust. 2b pkt 5 lit. a użyto zwrotu „w szczególności" w odniesieniu do gromadzonych dokumentów. W związku z tym ten katalog nie jest zamknięty i chodzi tu o wszelkie dokumenty, co wprost wynika z treści interpretowanego przepisu. Przede wszystkim odnosi się on nie tylko do dokumentów związanych z transakcjami handlowymi, ale także wskazuje, że mogą to być opisy działalności czy powiązań. Dokumentacja obejmuje zatem wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia tych powiązań i ich wpływu na transakcje, które zawierają ze sobą te podmioty powiązane.

Autorka jest współpracowniczką zespołu zarządzania wiedzą podatkową firmy Deloitte

komentarz eksperta

Agata Klepek, starsza konsultantka w dziale doradztwa podatkowego Deloitte

Stanowisko WSA w Warszawie zaprezentowane w przedmiotowej sprawie zasługuje na aprobatę.

Artykuł 9a ust. 2b ustawy o CIT, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r., zawiera elementy obowiązkowe dokumentacji. W pkt 5 lit. a komentowanego artykułu wskazano katalog dokumentów, które należy dołączyć do dokumentacji podatkowej. Jak słusznie wskazał sąd, katalog ten ma charakter otwarty z uwagi na zawarte w nim określenie „w szczególności". Organ, wydając uchyloną przez sąd interpretację wskazał, że „Celem sporządzenia dokumentacji podatkowej cen transferowych jest wykazanie, że transakcje przeprowadzone z podmiotami powiązanymi nie odbiegają cenowo od tych przeprowadzonych na warunkach rynkowych". Tym samym podatnik, z uwagi na charakter katalogu otwartego dokumentów dołączanych do dokumentacji podatkowej, ma prawo dołączenia takich dokumentów, które umożliwiają potwierdzenie, że w ramach transakcji zasada ceny rynkowej jest stosowana. W szczególności, w przypadku braku umowy, pomocna może być korespondencja mailowa, grupowe cenniki, polityki czy inne dokumenty, np. pliki Excel prezentujące rozliczenia pomiędzy stronami transakcji, opisy powiązań czy działalności, które umożliwiają wyjaśnienie przebiegu transakcji podlegających dokumentowaniu.

Należy również zwrócić uwagę na argumentację organu, jakoby dokumenty, które spółka w przedmiotowej sprawie zamierzała dołączyć do dokumentacji podatkowej, przez fakt nieposiadania statusu oświadczenia woli nie mogły być dołączone do takiej dokumentacji. Jak wskazał sąd, z czym należy się zgodzić, dokumentacja - z uwagi na cel jej sporządzania – nie może składać się wyłącznie z oświadczeń woli podpisanych przez składające je osoby.