Przygotowanie dokumentacji cen transferowych będzie wymagać od podatnika zgromadzenia znacznie większej ilości informacji niż do tej pory. Niezmiennie do uzyskania będą szczególne informacje dotyczące przebiegu danej transakcji i działań uczestniczących w niej podmiotów, jak również dane finansowe dotyczące konkretnego przepływu – tu względem istniejących wymogów zmieni się niewiele. Nowe przepisy spowodują jednak konieczność uzyskania również informacji o charakterze ogólnobiznesowym (otoczenie konkurencyjne, kluczowe czynniki sukcesu i ryzyka w prowadzonej działalności) oraz takich, które mogą być wykorzystane na potrzeby uzasadnienia rynkowego poziomu wynagrodzenia lub zysku realizowanego w dokumentowanej transakcji. W zamyśle ustawodawcy nowa dokumentacja cen transferowych ma wszystkie te informacje kompilować, dając kompletny obraz transakcji i jej skutków podatkowych oraz ekonomicznych.
Księgowość może nie podołać
Praktyką stosunkowo popularną wśród podatników jest obecnie powierzanie odpowiedzialności za sporządzenie i kompletność dokumentacji cen transferowych członkom personelu finansowo-księgowego danej organizacji. Z jednej strony podejście takie uzasadnione jest tym, że ten właśnie dział (w przypadku braku działu podatkowego lub osób zajmujących się podatkami) koordynuje całość działań mających zapewnić poprawność rozliczeń podatnika z fiskusem, w tym również w zakresie cen transferowych. Jednocześnie problematyka cen transferowych wymaga dostępu również do informacji o charakterze biznesowym (w tym do założeń będących podstawą podejmowania decyzji gospodarczych w zakresie cen i innych warunków ustalanych w transakcjach z podmiotami powiązanymi) oraz analizy ich skutków podatkowych.
Często personel finansowo-księgowy nie ma bezpośredniego dostępu do informacji o takim charakterze. W znaczący sposób utrudnia to sporządzenie kompletnej i wyczerpującej dokumentacji cen transferowych. Z uwagi na znacznie szerszy zakres informacji biznesowych niezbędnych do przygotowania nowej dokumentacji cen transferowych trudności te mogą obecnie znacząco wzrosnąć.
Przydadzą się przejrzyste zasady
W rezultacie konieczne jest wypracowanie przejrzystych zasad współpracy pomiędzy działami operacyjnymi a działem finansowo-księgowym w celu zapewnienia możliwie jak najefektywniejszego przepływu informacji, również tych, które nie mają formy materialnej (np. ustnych ustaleń).
W praktyce działalności gospodarczej nie należy do rzadkości sytuacja, w której prośby działu finansowo-księgowego o przekazanie informacji dotyczących warunków transakcji z podmiotami powiązanymi są traktowane przez osoby z działów operacyjnych w sposób daleki od priorytetowego, tzn. jako jeden z kolejnych uciążliwych i zbędnych obowiązków. W efekcie dokumentacja cen transferowych może nie zawierać istotnych informacji. Może to narażać podatnika na ryzyko zakwestionowania rynkowego charakteru rozliczeń. Ze względu na zwiększone zaangażowanie merytoryczne i osobowe administracji skarbowej w kontrolę rozliczeń wewnątrzgrupowych w ostatnim okresie ryzyko to znacząco rośnie.