Przekroczenie limitu płatności gotówkowych, a koszty podatkowe

Prowadzę niewielką firmę. Planuję zawrzeć z innym przedsiębiorcą transakcję o całkowitej wartości 23 tys. zł. Chciałbym jednak zapłacić mu w gotówce. Czy gdybyśmy w umowie podzielili płatność na raty płatne w odstępach np. dwóch tygodni, to mógłbym w ten sposób zaliczyć zapłacone kwoty do kosztów, mimo braku płatności z rachunku w banku? – pyta czytelnik.

Jedną z istotnych zmian, które zaczęły obowiązywać w tym roku, jest obniżenie limitu płatności gotówkowych. Od 1 stycznia 2017 roku dokonywanie (przyjmowanie) płatności, które są związane z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno następować za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy. Za pośrednictwem rachunku bankowego trzeba regulować kwoty powyżej 15 tys. zł >patrz ramka.

Między przedsiębiorcami

Wspomniany limit 15 tys. zł dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, przy czym, liczba płatności wynikających z tych transakcji nie ma znaczenia.

Przykład

Jeśli przedsiębiorca zawrze w umowie klauzulę o płatności w pięciu transzach, każda po 5 tys. zł, przy całkowitej wartości kontraktu 25 tys. zł, to i tak ma obowiązek zapłacić te transze za pośrednictwem rachunku bankowego.

Ustawodawca wprowadził sankcję dla przedsiębiorców, którzy nie będą stosowali się do przedstawionych regulacji. Sankcja ta dotyczy prawa do ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Sankcja

Na mocy art. 1 ustawy z 13 kwietnia 2016 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2016 r., poz. 780) do ustawy o PIT od 1 stycznia 2017 r. wprowadzono nowy art. 22p. Zgodnie z tym przepisem podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (czyli takiej, której wartość przekracza 15 tys. zł) została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Jeśli podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą zaliczył do kosztów uzyskania przychodów koszt w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji, której wartość przekracza 15 tys. zł została uregulowana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, to w takiej sytuacji ma obowiązek:

1) zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo

2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększyć przychody

– w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Na podstawie informacji

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mogą zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji, której wartość przekracza 15 tys. zł, została uregulowana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Ustawodawca nie wskazał jednak na podstawie jakiego dowodu należy taką operację zaksięgować (wpisać w podatkowej książce przychodów i rozchodów). Takim dowodem powinien być dokument dotyczący zmniejszenia kosztów (lub zwiększenia przychodów) o nieprawidłowo dokonaną płatność. Może to być zatem sporządzona informacja/notatka, wskazująca podstawowe dane, takie jak: dane firmy, data, podstawa zmniejszenia kosztów (lub zwiększenia przychodów), kwota zmniejszenia kosztów (lub zwiększenia przychodów), oznaczenie nieprawidłowej płatności wraz z podaniem jej daty i wskazaniem sposobu płatności oraz podpis osoby sporządzającej taką informację.

Przykład

Jeśli przedsiębiorca z poprzedniego przykładu, który uiścił gotówką pięć płatności po 5 tys. zł, zaliczył te kwoty do kosztów uzyskania przychodów, to musi zmniejszyć te koszty o kwoty zapłacone w formie gotówkowej.

Również spółki

Analogiczne rozwiązanie ustawodawca wprowadził dla podatników podlegających przepisom ustawy o CIT. Stosownie do art. 15d ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeśli to zrobią, to muszą:

1) zmniejszyć koszty uzyskania przychodów albo

2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększyć przychody – w miesiącu, w którym miała miejsce płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Kompensata wzajemnych należności i zobowiązań

Artykuł 498 § 1–2 kodeksu cywilnego stanowi, że gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, wtedy każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.

Jest to popularna forma rozliczeń między kontrahentami. Warunki kompensaty są jasno określone:

1) wierzytelności muszą być wzajemne, a więc każda ze stron jest wierzycielem drugiej i jednocześnie jej dłużnikiem,

2) wierzytelności muszą być jednorodzajowe,

3) obie wierzytelności są wymagalne,