Spółka w prowadzonej działalności gospodarczej wysyła swoich pracowników na delegacje krajowe i zagraniczne. Z obowiązującego regulaminu wynagradzania wynika, że zwrot kosztów wyżywienia poniesionych w trakcie podróży służbowej wypłaca wyłącznie w postaci diety do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (rozporządzenie). Spółka zwraca pieniądze za tzw. pozostałe wydatki poniesione podczas podróży służbowej tylko na podstawie dokumentów zewnętrznych potwierdzających ich poniesienie. Gdy uzyskanie dokumentu zewnętrznego nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie.
Pracodawca zapytał czy wartość wyżywienia zapewnionego pracownikom w trakcie podróży służbowych w wysokości wyższej niż kwoty wskazane w § 7 ust. 4 pkt 1 i § 14 ust. 2 rozporządzenia stanowi dla nich przychód opodatkowany PIT i czy ciążą na nim w tym zakresie obowiązki płatnika. Sam uważał – w kontekście obu pytań - że nie.
Fiskus nie potwierdził tego stanowiska. Wskazał, że przepisy rozporządzenia dopuszczają możliwość wypłacenia diety tylko w przypadku, gdy wyżywienie nie zostanie zapewnione lub zapewniono je w części, a podróż trwała określoną liczbę godzin. Przepisy te nie mówią natomiast o wyborze stosowania diet lub zapewnianiu wyżywienia, tylko wprost stanowią w jakich okolicznościach dieta nie przysługuje. Zwrot poniesionych wydatków na wyżywienie dla zatrudnionych pracowników, będący nadwyżką ponad limity określone w rozporządzeniu, zdaniem urzędników powinien być opodatkowany PIT. I to zarówno w sytuacji, kiedy pracownikom wypłacono zaliczkę na wyżywienie, jak i wtedy, gdy zaliczki nie wypłacono, lecz wyposażono pracownika w kartę płatniczą należącą do spółki.
Firma zaskarżyła interpretację, a WSA w Poznaniu przyznał jej rację. Wskazał, że gdy pracownicy skarżącej odbywają podróże służbowe i nabywają w imieniu i na rzecz spółki jako pracodawcy posiłki, które spożywają w trakcie podróży, to nie wystąpi przychód. Nawet jeśli wydatki te przekraczają kwotowo określone limity zawarte w odpowiednich rozporządzeniach dotyczących rozliczania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi.
Zdaniem WSA, ustawodawca wprowadził limit diety, który nie jest przychodem, ale tylko w przypadku jej ryczałtowego rozliczania. Ograniczenie ma na celu zapobieganie sytuacjom, kiedy pracownik otrzymywałby dietę jako ryczałt, a ponadto dostawałby dodatkową kwotę na podstawie zgromadzonych rachunków. W ten sposób dochodziłoby do nieuprawnionego zwolnienia po stronie pracownika. W ocenie sądu przy zapewnieniu zwrotu pełnych kosztów wyżywienia na podstawie rachunku nie można mówić o diecie, bowiem w takiej sytuacji nie przysługuje ona pracownikowi.