Na zasadach ogólnych (zob. art. 86, art. 88, art. 90, art. 91 ustawy o VAT) od nabytego (wziętego w leasing) sprzętu komputerowego, czy oprogramowania, tak przekazowo do używania pracownikom, jak i pozostającego w firmie do obsługi tej pracy zdalnej, podatnikowi (pracodawcy) przysługiwać będzie prawo do odliczenia podatku naliczonego. Dotyczy to także usług niezbędnych do wykonywania tej pracy zdalnej (np. telekomunikacyjnych – łącze internetowe). W przypadku przekazania niezbędnego sprzętu do wykonywania pracy zdalnej (np. laptop, telefon) celem wykonywania zdań służbowych w ramach pracy zdalnej nie można mówić o nieodpłatnym świadczeniu usług, o którym mowa wart. 8 ust. 2 ustawy o VAT, gdyż sprzęt jest przekazywany jest na potrzeby prowadzonej działalności, a nie na potrzeby osobiste pracowników.
Przychody pracownika
Przychodami (...) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).
Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Przepisy ustawy o PIT nie definiują pojęcia „nieodpłatne świadczenie". Trybunał Konstytucyjny w wyroku 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 uznał, że za przychód pracownika mogą być uznane tylko świadczenia, które:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
UWAGA!
W sytuacji, gdy pracownik otrzymuje od pracodawcy niezbędny sprzęt (np. telefon, sprzęt komputerowy lub sprzęt biurowy) w celu realizacji zadań służbowych (tj. wykonywania pracy zdalnej), to nie można mówić o powstaniu po stronie tego pracownika przychodu ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Przekazanie sprzętu niezbędnego do realizacji pracy zdalnej leży bowiem w interesie pracodawcy i służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Zatem jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 października 2015 r. (IBPB-2-1/4511-339/15/AD). (...) W przypadku udostępnienia telefonów tylko i wyłącznie do celów związanych z pracą i faktycznym wykorzystaniem tychże telefonów wyłącznie do celów służbowych nie sposób uznać, iż pracownicy uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Jest to bowiem świadczenie, realizowane w interesie pracodawcy a nie pracownika.
Pracownicy ci uzyskiwaliby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia w sytuacji, gdyby korzystali z telefonów dla celów prywatnych, natomiast wnioskodawca ponosiłby koszty takiego korzystania w całości lub w części.
Należy bowiem podkreślić, iż w sytuacji:
- gdy telefon służbowy wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym) – wydatki ponoszone przez wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń,
- gdy telefon służbowy służy osobistej korzyści pracownika i realizacji jego prywatnych celów – wydatki ponoszone przez wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, stanowią przychód pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Reasumując, zatem w sytuacji, gdy istotnie – jak stwierdza wnioskodawca – służbowe telefony wykorzystywane są wyłącznie do celów biznesowych (połączenia z nich wykonywane mają służbowy charakter), to brak jest podstaw do stwierdzenia, iż w takiej sytuacji po stronie pracownika powstanie przychód (...).
Zazwyczaj organy podatkowe przyjmują, że wypłata pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w wysokości określonej w przedstawianych przez pracownika fakturach za używanie telefonu komórkowego, telefonu stacjonarnego oraz komputera wraz z urządzeniami peryferyjnymi do komunikowania się za pośrednictwem internetu, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 listopada 2013 r., IBPBII/1/415-791/13/ASz; interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lipca 2016 r., IPPB2/4511-401/16-3/MK1; interpretacja indywidualna dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r., IPTPB1/4511-153/ 15-4/MD).
UWAGA!
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Z przywołanej regulacji wynika, że aby otrzymany przez pracownika ekwiwalent z tytułu używania prywatnego sprzętu do celów służbowych mógł korzystać z w/w. zwolnienia muszą być łącznie spełnione następujące warunki:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tj. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.
Przy czym, organy podatkowe podkreślają, że ekwiwalent nie zawsze musi oznaczać zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lipca 2016 r., IPPB2/4511-401/16-3/MK1).
Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Co jednak w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje ekwiwalent za np. koszty połączeń służbowych z prywatne, za wykorzystywanie prywatnego łącza Internetów, lub zużycie energii elektrycznej w celach służbowych. Z literalnego brzmienia art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PT nie można przyjąć, że świadczenia te będą zwolnione z podatku PIT.
UWAGA!
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – zakłady pracy – są zobowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej (art. 31 ustawy o PIT). W sytuacji, gdy (ewentualnie) otrzymane przez pracownika ekwiwalenty za używany do wykonywania pracy zdalnej, prywatny sprzęt pracownika (np. laptop, telefon) korzystałby ze zwolnienia z podatku PIT, to pracodawca nie pobiera od tych świadczeń pracownika zaliczek na podatek PIT.
W nowszym orzecznictwie można spotkać pogląd, że sfinansowanie przez pracodawcę (w przypadku telepracy) łącza internetowego oraz kosztów energii potrzebnej do pracy sprzętu komputerowego, nie skutkuje powstaniem u pracownika przychodu ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z art. 94 pkt 2 Kodeks pracy, pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Wobec tego zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę w domu łącza internetowego niezbędnego do wykonywania tej pracy spoczywa na pracodawcy (interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 5 stycznia 2019 r., DPP13. 8221.38.2017.GTM).
Koszty pracownika
Na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2) nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4) nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
W przypadku telepracowników przyjmuje się, że nie można stosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, gdyż takie koszty dotyczą tylko przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Natomiast ponoszone przez telepracownika wydatki na opłaty za internet, połączenia telefoniczne nie uprawniają do skorzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (por. postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego urzędu skarbowego w Tomaszowie Lubelskim z 1 czerwca 2005 r., PD/415-11/2005). Oznacza to, że zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu wobec pracownika, który pracuje zdalnie, jest bezzasadne. Nie dojeżdża on bowiem do miejsca pracy, ponieważ pracuje w domu, w związku z czym nie ponosi on dodatkowych kosztów.
Wydaje się, że należy to odnieść także do pracownika, który pracuje zdalnie w oparciu o COVID-19, ale tylko w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracowałby zdalnie. Jeżeli zatem np. w marcu do 8 marca 2020 r. (tj. do wejścia w życie ustawy COVID-19) dojeżdżał do pracy, to za marzec mogą być stosowane podwyższone koszty uzyskania przychodów.
Telepracowikowi, a także pracownikowi pracującemu zdalnie na podstawie ustawy COVID-19, niewątpliwie przysługują koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, tj. w wysokości 250 zł miesięcznie (i ewentualnie w art. 22 ust. 2 pkt 4 ustawy o PIT). Osoba zatrudniona na podstawie umowy o telepracę (czy wykonująca pracę zdalną w oparciu o przepisy ustawy COVID-19) ma bowiem prawo do kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy, w tym podstawowym wariancie, nawet, w sytuacji, gdyby pracodawca pokrył wszelkie koszty jej wykonywania, np. zakup komputera, telefonu komórkowego, opłacenia wydatków na internet lub telefon, itp.
Wykonywanie telepracy, czy pracy zdalnej na podstawie o ustawy COVID-19, nie stoi na przeszkodzie stosowania 50 proc. kosztów uzyskania przychodów do „pracy twórczej" np. związanej z przeniesieniem praw autorskich do programów komputerowych na zasadach określonych w przepisach art. 22 ust. 9–9b ustawy o PIT.
UWAGA!
Regulacje art. 3 ustawy COVID-19 mają utracić moc 27 września 2020 r. (zob. art. 36 ust. 1 ustawy COVID-19, w brzmieniu obowiązującym od 31 marca 2020 r.).
Autor jest doradcą podatkowym
Praca poza firmą
Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca). Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w ww. warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (zob. art. 67
5
Kodeksu pracy).
Uzgodnienie między stronami umowy o telepracę, że praca może nastąpić: przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy, na telepracę może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy (zobacz więcej art. 67
7
i 67
6
Kodeksu pracy).
Pracodawca ma obowiązek:
1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
2) ubezpieczyć sprzęt,
3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu
– chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.
Wskazana umowa powinna określać m.in. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania BHP. Telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu z organizacjami związkowymi (jeżeli u pracodawcy działają) lub regulaminie,, lub w umowie o telepracę. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (zob. art. 67
11
i art. 67
6
Kodeksu pracy).
W praktyce mogą wystąpić zatem sytuacje, że:
- sprzęt komputerowy (np. laptop) i łącze internetowe (np. poprzez rutera z telefonu służbowego) zapewnia pracodawca
- sprzęt komputerowy (np. laptop) zapewnia pracodawca, a łącze internetowe zapewnia pracownik (np. jego domowy Internet) za co otrzymuje ekwiwalent
- sprzęt komputerowy (np. laptop) i łącze internetowe zapewnia pracownik, za co otrzymuje ekwiwalent.
podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 865 ze zm.)
podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1387 ze zm.)
podstawa prawna: ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (DzU z 2020 r., poz. 374)
podstawa prawna: ustawa z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2020 r. poz. 568)
podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2020 r., poz. 106)
podstawa prawna: ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 10140 ze zm.)
