- Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sług informatycznych opodatkowaną na zasadach ogólnych (skala podatkowa), w której pomaga mi żona jako osoba współpracująca. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą kasową. Zdarza się, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zachodzi konieczność, abyśmy ja lub moja żona (osoba współpracująca) udali się w podróż służbową. Chciałbym zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety za czas podroży służbowych odbywanych przeze mnie i przez moją żonę. Czy mogę to zrobić i na jakiej podstawie? – pyta czytelnik.
W delegacje udają się nie tylko pracownicy, ale również właściciele firm i osoby z nimi współpracujące. Przedsiębiorcy i osobie współpracującej (>patrz ramka) odbywającym podróż służbową przysługuje prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas takiej podróży.
Uwaga na wyłączenie z ustawy
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w przepisach rozporządzenia w sprawie delegacji krajowych oraz rozporządzenia w sprawie delegacji zagranicznych. A contrario, dieta z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących do wysokości przysługującej pracownikom (obecnie w kraju 30 złotych za dobę) jest kosztem uzyskania przychodu, jeżeli wyjazd ma związek z prowadzoną działalnością i jest prawidłowo udokumentowany.
Dieta to ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Przedsiębiorcy podczas podróży służbowej własnej i osoby współpracującej nie mogą więc rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu faktycznie poniesionych wydatków z tytułu wyżywienia. Kosztem jest wyłącznie dieta, która stanowi swoisty „ryczałt" (tak wyrok NSA z 29 sierpnia 2008 r., II FSK 812/07; wyrok WSA w Krakowie z 10 czerwca 2008 r., I SA/Kr 492/08; wyrok NSA z 15 września 2005 r., FSK 2176/04). Dotyczy to również osób współpracujących z przedsiębiorcami.
Dowody księgowe
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dowody te muszą zawierać co najmniej: