Podatnik prowadzi usługi doradcze. Zdarza się, że w ewidencji podatkowej wykazuje koszty uzyskania przychodów na podstawie kserokopii faktur VAT. Okazało się, że w 2015 roku przedsiębiorca pomylił się w księgowaniu kosztów podatkowych, na skutek czego złożył błędne zeznanie podatkowe i zapłacił więcej podatku. W 2016 roku przedsiębiorca złożył korektę zeznania podatkowego za 2015 rok, w którym skorygował błędy i wykazał nadpłatę podatku dochodowego. Jednocześnie – w celu wyjaśnienia nadpłaty – do korekty zeznania dołączył dowody w postaci kopii faktur oraz kopii pisemnych wyjaśnień. Urząd skarbowy wezwał przedsiębiorcę do złożenia ww. dowodów w oryginale. Czy słusznie? – pyta czytelnik.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera postanowień, aby koszty podatkowe ewidencjonować na podstawie oryginalnych dowodów księgowych. Natomiast zgodnie z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej (o.p.) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być m.in. księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych lub inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Można zatem przyjąć, że podstawą księgowania wydatków do kosztów podatkowych mogą być również nieuwierzytelnione kserokopie faktur VAT, skany lub inne nieoryginalne dowody księgowe.
PDF lub skan...
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Z przepisu wynika, że jeżeli wydatek został faktycznie poniesiony i przedsiębiorca jest w stanie udokumentować ten fakt na podstawie innych dokumentów zastępczych, to posiadanie kserokopii faktury wystarczy do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPBI/2/423-1430/14/KP), w której czytamy, że „dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę (...). Użyte przez ustawodawcę sformułowanie »w szczególności« wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. W związku z powyższym należy stwierdzić, że elektroniczne obrazy faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez przedsiębiorcę wydatku."
... dowodem poniesienia kosztu
Tak więc przedsiębiorca może w toku czynności sprawdzających lub w postępowaniu podatkowym okazać urzędowi skarbowemu kopie faktur VAT, na podstawie których zaksięgował wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza niemożności zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych.
Mimo że ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, urzędy skarbowe często żądają oryginalnych dokumentów potwierdzających stan faktyczny.
