fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Podatek dochodowy

Czy organowi podatkowemu zawsze trzeba doręczyć oryginał dokumentu

Fotolia.com
Ordynacja podatkowa nakłada obowiązek potwierdzania za zgodność z oryginałem tylko pism urzędowych. W toku czynności sprawdzających przedsiębiorca może okazać urzędowi kopie faktur, na podstawie których zaksięgował wydatek.

Podatnik prowadzi usługi doradcze. Zdarza się, że w ewidencji podatkowej wykazuje koszty uzyskania przychodów na podstawie kserokopii faktur VAT. Okazało się, że w 2015 roku przedsiębiorca pomylił się w księgowaniu kosztów podatkowych, na skutek czego złożył błędne zeznanie podatkowe i zapłacił więcej podatku. W 2016 roku przedsiębiorca złożył korektę zeznania podatkowego za 2015 rok, w którym skorygował błędy i wykazał nadpłatę podatku dochodowego. Jednocześnie – w celu wyjaśnienia nadpłaty – do korekty zeznania dołączył dowody w postaci kopii faktur oraz kopii pisemnych wyjaśnień. Urząd skarbowy wezwał przedsiębiorcę do złożenia ww. dowodów w oryginale. Czy słusznie? – pyta czytelnik.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera postanowień, aby koszty podatkowe ewidencjonować na podstawie oryginalnych dowodów księgowych. Natomiast zgodnie z art. 180 § 1 ordynacji podatkowej (o.p.) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być m.in. księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych lub inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej. Można zatem przyjąć, że podstawą księgowania wydatków do kosztów podatkowych mogą być również nieuwierzytelnione kserokopie faktur VAT, skany lub inne nieoryginalne dowody księgowe.

PDF lub skan...

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Z przepisu wynika, że jeżeli wydatek został faktycznie poniesiony i przedsiębiorca jest w stanie udokumentować ten fakt na podstawie innych dokumentów zastępczych, to posiadanie kserokopii faktury wystarczy do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (IBPBI/2/423-1430/14/KP), w której czytamy, że „dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę (...). Użyte przez ustawodawcę sformułowanie »w szczególności« wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. W związku z powyższym należy stwierdzić, że elektroniczne obrazy faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez przedsiębiorcę wydatku."

... dowodem poniesienia kosztu

Tak więc przedsiębiorca może w toku czynności sprawdzających lub w postępowaniu podatkowym okazać urzędowi skarbowemu kopie faktur VAT, na podstawie których zaksięgował wydatek w kosztach uzyskania przychodów. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza niemożności zaliczenia tego wydatku do kosztów podatkowych.

Mimo że ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, urzędy skarbowe często żądają oryginalnych dokumentów potwierdzających stan faktyczny.

Ksero nie zawsze akceptowane

Zgodnie z art.168 § 1 o.p., podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, ponaglenia, wnioski) mogą być wnoszone:

- pisemnie,

- ustnie do protokołu,

- za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy.

Przepis ten również nie wskazuje, że podanie, wyjaśnienie, żądanie ma być złożone przez podatnika w urzędzie skarbowym w oryginale lub poświadczone za zgodność z oryginałem – jak tego wymaga urząd skarbowy. Ordynacja podatkowa w art. 194a dla celów dowodowych wymaga jedynie uwierzytelnionych kopii dokumentów urzędowych. Jednak nawet sądy uważają, że w odniesieniu do dokumentów urzędowych niewłaściwe byłoby stwierdzenie, że kopia takiego dokumentu nie może być dowodem w postępowaniu administracyjnym Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 12 października 2011 r., II OSK 2007/10) „(...) różnica w mocy dowodowej polega na tym, że kserokopia właściwie uwierzytelniona korzysta z mocy dokumentu oryginalnego, natomiast brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że taki dokument musi być oceniany w świetle całego materiału dowodowego". Wobec tego posłużenie się w ramach czynności sprawdzających lub w postępowaniu podatkowym nieuwierzytelnioną kserokopią dokumentu, w tym np. pisma wyjaśniającego, jest prawnie dopuszczalne. Ważne jest aby taki dokument pochodził od osoby, która go podpisała, a w przypadku, gdy dokument sporządza i podpisuje w imieniu przedsiębiorcy biuro rachunkowe lub inna wyznaczona przez niego osoba, konieczne jest aby osoba wskazana posiadała pełnomocnictwo do sporządzenia i podpisania takiego dokumentu.

Tylko w razie wątpliwości...

Moc dowodowa zarówno dokumentu prywatnego, jak i urzędowego podlega ocenie przez organ skarbowy tak jak wszystkie inne dowody, a więc według ogólnych zasad oceny dowodów na podstawie z art. 191 o.p. Gdy istnieje niebezpieczeństwo obejścia przez podatnika przepisów odnośnie do przeprowadzenia dowodów, ,fiskus może żądać od niego przedłożenia dokumentów w oryginale w celu zbadania czy faktycznie taki dokument istniał, jaką treść zawierał i od kogo pochodził lub czy określona transakcja w ogóle miała miejsce. W wyroku WSA w Krakowie z 11 grudnia 2013 r. (I SA/Kr 305/12) czytamy: „(...) dokument prywatny podlega ocenie tak, jak wszystkie inne dowody. Może stanowić podstawę ustaleń faktycznych i orzeczenia przez organy podatkowe. (...) Podobnie jak w wypadku innych dowodów, organ ocenia, czy dowód ten ze względu na jego cechy i okoliczności obiektywne zasługuje na wiarę, czy też nie".

... więc nie na każde wezwanie

W praktyce jednak nie każdy przypadek w ocenie dowodów budzi wątpliwości. Jeśli przepisy podatkowe pozwalają na zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych na podstawie kopii faktury VAT gdy wydatek ten został faktycznie poniesiony i może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, to późniejsze przedłożenie fiskusowi kopii tej faktury wraz z nieuwierzytelnioną kopią pisma wyjaśniającego nie powinno być przez organy skarbowe kwestionowane.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA