Obowiązek prowadzenia ewidencji podatkowej obejmuje m.in. przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych lub w formie zryczałtowanego podatku dochodowego. Przedsiębiorcy, którzy wybrali zasady ogólne, mają obowiązek prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (pkpir) lub księgi rachunkowe. Według art. 24a ust. 7 ustawy o PIT sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe obowiązki z tym związane określa rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Według § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia pkpir prowadzą również ewidencję wyposażenia.
Wyposażenie to inaczej rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych. Oznacza to, że wydatki poniesione na zakup rzeczowych składników majątku firmy mogą być środkiem trwałym albo wyposażeniem, ale nie jednocześnie jednym i drugim. Dodatkowo, w celu dokonywania odpisów amortyzacyjnych każda firma musi posiadać ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
To nie to samo
Nie należy mylić wyposażenia ze środkami trwałymi. Środki trwałe podlegają amortyzacji, a wyposażenie nie. Zgodnie z rozporządzeniem, do ewidencji wyposażenia wprowadza się składnik majątku, którego wartość nabycia lub wytworzenia przekracza 1500 zł. Ustawa o PIT w art. 22a ust. 1 za środki trwałe podlegające amortyzacji uznaje stanowiące własność lub współwłasność przedsiębiorcy, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki, maszyny, urządzenia i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane do działalności gospodarczej albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Składnik majątku o wartości powyżej 1500 zł, niespełniający wymogów środka trwałego jest zatem wyposażeniem i powinien być wpisany do ewidencji wyposażenia. Z kolei rzeczy o wartości niższej niż 1500 zł też stanowią wyposażenie, bo są majątkiem firmy i można je wprowadzić do ewidencji wyposażenia, ale nie ma takiego obowiązku. Brak ewidencji wyposażenia pozwala wprawdzie zaliczyć wydatki na nabycie składników majątku do kosztów uzyskania przychodu, ale naraża przedsiębiorcę na karę z kodeksu karnego skarbowego za nieprowadzenie ewidencji.
Ustawowy limit
W przypadku nabycia majątku o wartości do 10 000 zł, przedsiębiorca może ten wydatek zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu albo amortyzować.
Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT wydatki na nabycie składnika majątku o wartości maksymalnie do 10 000 zł przedsiębiorcy mogą zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania go do używania. Składnik majątku nie będzie wówczas środkiem trwałym, tylko wyposażeniem i wobec tego musi być wprowadzony do ewidencji wyposażenia. Wybierając drugie rozwiązanie, tzn. zaliczając składnik majątku do środków trwałych, przedsiębiorca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów wydatki na nabycie tego składnika majątku poprzez odpisy amortyzacyjne. Z art. 22f ust. 3 ustawy o PIT wynika, że gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do używania jest równa lub niższa niż 10 000 zł, można dokonywać odpisów amortyzacyjnych:
