Przedsiębiorca wdrożył w swojej firmie system archiwizowania i obiegu dokumentów w formie elektronicznej (przy użyciu specjalnego programu komputerowego). Dokumenty otrzymywane przez przedsiębiorcę w formie papierowej są skanowane i zapisywane w formacie TIF, PDF lub JPG, co uniemożliwia zmianę zawartych na nich danych. Elektroniczny dokument otrzymuje unikatowy numer, który jest trwale powiązany z podatkową księgą przychodów i rozchodów. Księga także jest przechowywana w formie elektronicznej. Unikatowy numer jest widoczny zarówno na dokumencie, jak i w podatkowej księdze. Dokumenty elektroniczne są przechowywane w sposób, który zapewnia ich szybkie odszukanie, co w razie kontroli umożliwi ich przekazanie na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej. Każdy dokument księgowy jest skanowany i od razu program nadaje mu unikatowy numer, który widnieje na dokumencie. Skanowane są także inne dokumenty, m.in. deklaracje VAT-7 czy potwierdzenia przelewów. Im też system nadaje kolejne numery. Czy tak prowadzona numeracja dokumentów spełnia warunki dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.
Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są określone w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Muszą ją prowadzić m.in. osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą. Księga powinna być prowadzona według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2 rozporządzenia (zob. § 2 ust. 1 rozporządzenia).
Według zasad z rozporządzenia
Zgodnie z tymi zasadami, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się natomiast za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (zob. § 11 ust. 1 – 3 rozporządzenia). Zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).
Co wynika z objaśnień
Z punktu 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. W analizowanej sprawie przedsiębiorca ma wątpliwości, czy numeracja dokumentów wprowadzanych do podatkowej księgi przychodów i rozchodów nadawana przez stosowany system księgowy spełnia warunki dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Żadne przepisy podatkowe nie regulują jednak szczegółowo sposobu numerowania dowodów księgowych zaewidencjonowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jedynie w objaśnieniach do podatkowej księgi, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w pkt 2 czytamy, że kolumna 1 księgi „Lp." przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.
