Jak ustalić wartość początkową licencji na program komputerowy

Przedsiębiorca, nabywając licencję na użytkowanie programu komputerowego, która zgodnie z przepisami ustawy o CIT stanowi odrębną wartość niematerialną i prawną, obowiązany jest ustalić wartość początkową tego prawa majątkowego. Prawidłowe określenie wartości początkowej determinuje sposób rozliczenia przez podatnika kosztów związanych z nabyciem danej licencji.

Nie tylko wynagrodzenie dla zbywcy

Przyjmuje się, że na wartość początkową licencji na korzystanie z oprogramowania komputerowego o charakterze użytkowym co do zasady składa się wynagrodzenie należne sprzedającemu oraz koszty dotyczące procesu wdrożenia oprogramowania, naliczone do dnia oddania danego programu do używania. W praktyce, z uwagi na różnorodność wydatków ponoszonych w związku z zakupem licencji na korzystanie z programu komputerowego, podatnicy mogą napotkać trudności w zakresie właściwej kwalifikacji ponoszonych wydatków do wartości początkowej nabytej licencji.

Zgodnie z art. 16g ust. 14 ustawy o CIT w przypadku odpłatnego nabycia licencji na oprogramowanie komputerowe wartość początkową tej wartości niematerialnej i prawnej powinno się określić na podstawie ceny nabycia. W celu rozstrzygnięcia o klasyfikacji danego wydatku należy również odwołać się do treści art. 16g ust. 3 ustawy o CIT, w świetle którego ceną nabycia jest kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszona o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Także uruchomienie

Do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej, jaką jest licencja na oprogramowanie, wlicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale również inne wydatki związane z zakupem oprogramowania, w tym dotyczące jego wdrożenia i przystosowania do gospodarczego wykorzystania, jeżeli naliczone zostały do dnia przekazania do używania wartości niematerialnej i prawnej. Jak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 12 września 2013 r. (IPTPB3/423-222/13-2/MF), „wdrożenie systemu stanowi pewien proces, mający na celu jego zaadaptowanie na potrzeby jednostki. Są to wszelkie działania polegające na instalacji oprogramowania oraz mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb podatnika, sprawdzenie poprawności działania systemu informatycznego czy też wprowadzenie ewentualnych poprawek przez firmę udzielającą licencji na użytkowanie systemu, które miały miejsce do momentu wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do stosownej ewidencji".

Otwarty katalog

Wydatki, o jakie powiększa się wartość początkową, zostały wymienione przez ustawodawcę jedynie w sposób przykładowy, o czym świadczy użycie zwrotu „w szczególności". Oznacza to, że w odniesieniu do programów komputerowych wartość początkową wdrażanego programu bądź systemu powiększają nie tylko koszty montażu, instalacji i uruchomienia, ale również inne wydatki istotne ze względu na realizację danego przedsięwzięcia.

W każdym przypadku konieczna analiza

Należy jednak zwrócić uwagę, że nie wszystkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w wyniku nabycia licencji do danego oprogramowania dla celów działalności gospodarczej będą wpływać na wartość początkową tej wartości niematerialnej i prawnej. Do kategorii kosztów, które nie będą zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego, można przykładowo zaliczyć koszt przeszkolenia pracowników z zakresu obsługi oprogramowania. Działanie to nie ma bowiem związku z procesem uruchomienia oprogramowania. Jego celem jest podniesienie kwalifikacji pracowników, którzy będą użytkować dany program. Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 25 czerwca 2015 r. (ILPB4/4510-1-132/15-2/MC) oraz Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 kwietnia 2009 r. (IBPBI/2/423-77/09/PH).

W wartości początkowej oprogramowania należy natomiast ująć koszty usług szkoleniowych, realizowanych w trakcie procesu wdrożeniowego, których zamierzeniem nie jest zasadniczo zaznajomienie pracowników z obsługą programu, lecz np. zapoznanie ich z parametrami oprogramowania w celu wskazania elementów wymagających modyfikacji dla uzyskania pełnej funkcjonalności programu, z uwagi na specyfikę działalności podatnika (por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 28 sierpnia 2012 r., IPPB5/423-436/12-2/IŚ).

Serwis potrąca się na bieżąco

Do kosztów zwiększających cenę nabycia licencji do oprogramowania komputerowego nie zalicza się również kosztów zapewnienia obsługi serwisowej w ramach gwarancji. Wydatki te nie wykazują bowiem związku z uruchomieniem oprogramowania, dotyczą natomiast jego bieżącej obsługi. Koszty nabycia usługi serwisowej podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, jako koszty pośrednie, potrącalne co do zasady w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

Kiedy prowizja nie powiększa ceny nabycia

Z uwagi na treść art. 16g ust. 14 ustawy o CIT in fine, jeżeli wysokość wynagrodzenia bądź opłat wynikających z umowy licencyjnej jest uzależniona od wysokości przychodów z licencji lub praw uzyskanych przez licencjobiorcę albo nabywcę, to przy ustalaniu wartości początkowej praw majątkowych, w tym licencji, nie uwzględnia się tej części wynagrodzenia. W związku z tym, ta część wynagrodzenia, która jest ustalona w powyższy sposób, np. jako prowizja z tytułu przychodów z licencji, nie będzie stanowić ceny nabycia wdrażanego programu komputerowego.

Na zasadach ogólnych

W przypadku uiszczenia przez podatnika należności, które nie wpływają na wartość początkową licencji, ma on prawo zaliczyć je do kosztów działalności w sposób bezpośredni, przy uwzględnieniu ogólnych zasad kwalifikacji kosztów uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Pojęcie „licencja" wyjaśnione w ustawie o prawie autorskim

W celu wyjaśnienia znaczenia pojęcia „licencja" konieczne jest posłużenie się przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z art. 41 ust. 2 tej ustawy przez umowę licencyjną rozumie się „umowę o korzystanie z utworu", która obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Umowa licencji przyznaje zatem licencjobiorcy prawo do korzystania z utworu w określonym w niej zakresie.