Rzeczpospolita Prawo

Czy opłaty za najem można udokumentować dowodem wewnętrznym

Przedsiębiorca, który nie otrzymał od właściciela wynajmowanego mieszkania faktury ani rachunku, ma prawo wpisać do podatkowej księgi wydatek na czynsz na podstawie sporządzonego przez siebie dokumentu.

Publikacja: 01.04.2019 06:10

Czy opłaty za najem można udokumentować dowodem wewnętrznym

Foto: Fotolia.com

Marcin Szymankiewicz

- Przedsiębiorca wykonuje znaczną część pracy na terenie miasta znajdującego się w dużej odległości od miejsca zamieszkania, dlatego wynajął w tym mieście mieszkanie. Wynajęcie mieszkania pozwoli mu ograniczyć koszty związane z używaniem samochodu (środka trwałego w firmie) i z nocowaniem w hotelach. Zwiększy także wydajność pracy i ograniczy czas tracony na dojazdy. Zdarzenia gospodarcze przedsiębiorca ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Umowa najmu została zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Opłaty będą płacone przelewem na rachunek bankowy. Czy przedsiębiorca postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodu wydatek na wynajem mieszkania i dokumentując go dowodem wewnętrznym, do którego załącznikiem będzie potwierdzenie zapłaty czynszu i opłat z tytułu najmu, zgodnie z zawartą umową najmu? – pyta czytelnik.

Czytaj także: Opodatkowanie najmu: kilka mieszkań to firma

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Racjonalne i potwierdzone

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że w celu ograniczenia kosztów związanych z dojazdami, kosztów opłat za parkowanie oraz w celu lepszego wykorzystania swojego potencjału (lepsza wydajność pracy i ograniczenie czasu traconego na dojazd) przedsiębiorca wynajął mieszkanie w miesicie położonym daleko od jego miejsca zamieszkania.

Organy podatkowe przyznają, że przedsiębiorcy mają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych i prawidłowo udokumentowanych wydatków związanych z wynajmem mieszkania. Konieczne jest jednak należyte udokumentowanie poniesionego wydatku. Niezbędne jest także posiadanie dowodów świadczących o usługach wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w okolicach wynajmowanego mieszkania. Dowody te powinny umożliwić w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo - skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami. Powinny także potwierdzać racjonalność poniesionych wydatków. Jeżeli więc wydatki z tytułu najmu oraz użytkowania lokalu mieszkalnego spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 czerwca 2017 r., 0114-KDIP3-1.4011.67. 2017. 1.ES; interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 lutego 2015 r., IBPBI/1/ 415-1380/14/WRz).

Ujęcie w pkpir

Zasady i sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę do dokonania wpisu w tej księdze zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Podstawa zapisów

W rozważanej sytuacji przedsiębiorca nie posiada jednak faktury czy rachunku, które dokumentowałyby wynajem mieszkania.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są także, stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Muszą one zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, przy czym jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dzienne zestawienia, dowody i noty

Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.

We własnym zakresie

Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne). Określają one:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach –przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie ściśle określonych wydatków, w tym m.in. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele (zob. § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia ).

Skarbówka się zgadza

Organy podatkowe przyjmują, że jeżeli wystawiane przez przedsiębiorcę dowody wewnętrzne potwierdzające zapłatę czynszu i opłat z tytułu najmu spełniają ww. wymagania określone przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to dopuszczalne jest dokumentowanie wydatków związanych z wynajmem mieszkania dowodami wewnętrznymi, stosownie do § 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Aby jednak było możliwe było ujęcie takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, dowód wewnętrzny musi zawierać dane wskazane w § 14 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia (zob. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 12 listopada 2015 r., IPTPB1/4511-541/15-2/MM).

Autor jest doradcą podatkowym

Trzeba przetłumaczyć i przeliczyć

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest przy tym stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu dokonania operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

podstawa prawna: art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1509 ze zm.)

podstawa prawna: § 12, § 13 i § 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728 ze zm.)

© Licencja na publikację
© ℗ Wszystkie prawa zastrzeżone
Źródło: Rzeczpospolita

Księga Przychodów i Rozchodów Finanse w Firmie Najem, Dzierżawa

- Przedsiębiorca wykonuje znaczną część pracy na terenie miasta znajdującego się w dużej odległości od miejsca zamieszkania, dlatego wynajął w tym mieście mieszkanie. Wynajęcie mieszkania pozwoli mu ograniczyć koszty związane z używaniem samochodu (środka trwałego w firmie) i z nocowaniem w hotelach. Zwiększy także wydajność pracy i ograniczy czas tracony na dojazdy. Zdarzenia gospodarcze przedsiębiorca ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Umowa najmu została zawarta z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Opłaty będą płacone przelewem na rachunek bankowy. Czy przedsiębiorca postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodu wydatek na wynajem mieszkania i dokumentując go dowodem wewnętrznym, do którego załącznikiem będzie potwierdzenie zapłaty czynszu i opłat z tytułu najmu, zgodnie z zawartą umową najmu? – pyta czytelnik.

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Łukasz Piebiak
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
Materiał Promocyjny
Elektryczne BMW iX już od 1500 PLN netto/mies. w ofercie BMW Comfort Lease.
KWK Mysłowice-Wesoła - ruchomy chodnik (przenośnik taśmowy) służący do transportu pracowników
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Roma Wąsik podczas Protestu Wolnych Polaków.
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Joanna Misztal-Konecka
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Naczelny Sąd Administracyjny
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
Materiał Promocyjny
Samochód w leasing na firmę? Sprawdź czy to się opłaca!
e-Wydanie