Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług nauczania języków obcych – szkołę języków obcych. Usługi te świadczę osobiście oraz zatrudniam osoby na podstawie umów-zleceń. Usługi te są świadczone głównie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w formie zajęć grupowych oraz indywidualnych. Kurs rozpoczyna się w październiku i kończy w maju następnego roku, a za każdy miesiąc uczestnictwa kursant wnosi opłatę miesięczną. Ustalona jest cena za cały kurs uzależniona od liczby godzin nauki i poziomu zaawansowania. Opłata miesięczna jest ustalana indywidualnie dla każdego uczestnika po uwzględnieniu takich czynników, jak np. kolejny kurs, w którym bierze udział, lub w przypadku dzieci fakt, że rodzeństwo uczestniczy również w kursie. Po przeprowadzeniu rozmowy z kandydatem oraz wypełnieniu formularza sprawdzającego poziom wiedzy jest on kierowany do odpowiedniej grupy zaawansowania językowego. Nie podpisuję umów z uczestnikami kursu, każda osoba w dowolnej chwili może zrezygnować z dalszego uczestnictwa po uprzednim poinformowaniu o tym. W przypadku rezygnacji uczestnik nie ma obowiązku uiszczać opłaty za kolejne miesiące – opłaty są wnoszone wyłącznie za miesiące, w których dany uczestnik rzeczywiście brał udział w zajęciach. Uczestnik kursu, który wcześniej zrezygnował z nauki, może powrócić na zajęcia, a osoba, która wcześniej nie uczestniczyła w kursie, może do niego dołączyć w trakcie jego trwania. W takich sytuacjach opłaty są pobierane, począwszy od okresu, w którym takie osoby dołączają do grupy. Uczestnicy powinni wnosić opłaty w okresach miesięcznych do końca danego miesiąca. Jednak często zdarzają się sytuacje, że uczestnicy zalegają w płatnościach i regulują je w okresach późniejszych na rachunek bankowy szkoły lub gotówką. Występują również sytuacje, że kursanci płacą z góry za cały kurs.
Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów, której faktyczne prowadzenie powierzyłam biuru rachunkowemu. Nie prowadzę ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Na żądanie uczestników kursu wystawiane są faktury za świadczoną usługę. Przychody nieudokumentowane fakturami z tytułu świadczonych usług są wprowadzane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w łącznej kwocie należnej za każdy miesiąc. Przychody te są ewidencjonowane w taki sposób, że tworzona jest ewidencja, która zawiera liczbę porządkową, datę, imię i nazwisko uczestnika kursu oraz kwotę. Data uzyskania przychodu jest taka sama dla każdego uczestnika – jest to ostatni dzień miesiąca. Na podstawie takiej listy przychód jest przenoszony do ewidencji sprzedaży, która zawiera liczbę porządkową, datę uzyskania przychodu (zawsze taka sama dla wszystkich – ostatni dzień miesiąca), imię i nazwisko uczestników kursu, kwotę dla każdej osoby oraz łączne podsumowanie. Na podstawie łącznego podsumowania przychód jest księgowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w łącznej kwocie za cały miesiąc. Ze względu na dużą liczbę uczestników oraz częste rezygnacje i dołączanie do kursu w trakcie jego trwania wystawienie dowodu wewnętrznego z podaniem imienia i nazwiska każdego uczestnika jest bardzo kłopotliwe i czasochłonne. Czy przychody mogą być wpisane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów jedną kwotą na koniec miesiąca bez podawania danych personalnych uczestników kursu języka obcego? – pyta czytelniczka.
Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037; dalej: rozporządzenie).
Stosownie do § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, to podatnik jest obowiązany prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży.
Uwaga! Obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (zob. § 8 ust. 3 rozporządzenia).
