Przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie następuje zapisem:
Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"
Ma „Rozliczenie kosztów rodzajowych"
W zespole 4 koszty bieżącego okresu księgowane są wówczas na tych samych kontach, tylko po przeciwnych stronach.
W przypadku prowadzenia ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 5 zarachowanie całorocznego odpis na zfśs następuje zapisem:
Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"
Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".
Księgowanie części odpisu w ciężar kosztów bieżącego okresu w przypadku prowadzenia ewidencji kosztów w zespole 5 lub w zespołach 4 i 5 następuje zapisem:
Wn konto zespołu 5
Ma „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"
Tak naliczony i zarachowany w księgach odpis na zfśs za dany rok kalendarzowy pracodawca musi przelać na wyodrębniony rachunek funduszu do 30 września danego roku, przy czym kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu należy wpłacić do 31 maja danego roku (obowiązek ten nie dotyczy jednak dobrowolnych zwiększeń środków na fundusz).
Terminy wpłat nie dotyczą pracodawców, którzy nie są zobowiązani do utworzenia funduszu, ale utworzyli zfśs dobrowolnie. I tutaj dobra informacja dla pracodawców, którzy dopiero rozpoczynają działalność – w ich przypadku środki na zfśs należy przelewać od kolejnego roku kalendarzowego następującego po roku, w którym działalność została rozpoczęta.
Przekazanie równowartości odpisów na zfśs na wyodrębniony rachunek bankowy tego funduszu z rachunku bieżącego jednostki odbywa się zapisem:
Wn „Rachunek bankowy środków zfśs"
Ma „Rachunek bieżący.
Administratorem pieniędzy ulokowanych na koncie funduszu jest pracodawca, a środki nie mogą być przeznaczone na inne cele, niż określa to prawo i regulamin funduszu. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki ulokowane na rachunku zfśs przechodzą na rok następny.
Przykład
Według stanu na 1 stycznia 2016 r. spółka zatrudnia 35 pracowników w normalnych warunkach pracy, przy czym:
- 28 pracowników na pełny etat
- 5 osób na 3/4 etatu
- 2 osoby na 1/2 etatu
Dodatkowo planuje zatrudnić w ciągu roku pięć osób na pełen etat. Spółka nie uwzględnia fakultatywnych zwiększeń przy odpisie na zfśs. Spółka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.
Naliczenie odpisu na zfśs:
- Wyliczenie przeciętnego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty:
28 + (5 x 3/4) + (2 x 1/2) + 5 = 38 etatów
- Podstawa do naliczenia odpisu na fundusz w 2016 r. wynosi 2917,14 zł.
37,5 proc. podstawy wymiaru to 1093,93 zł
- Roczna kwota odpisu na zfśs na 2016 r. wynosi zatem:
38 osób x 1093,93 zł = 41 569,34 zł
Koszt odpisu za 1 kwartał wynosi 41 569,34 zł / 4 = 10 392,33 zł
- Do 31 maja 2016 r. spółka musi przelać na rachunek funduszu kwotę:
3/4 x 41 569,34 zł = 31 177,00 zł, natomiast pozostałą kwotę, czyli 10 392,34 zł, do końca września 2016 r.
Ewidencja księgowa: :
1) Zarachowanie na kontach odpisu na zfśs
Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" 41 569,34 zł
Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" 41 569,34 zł
1a) Ewidencja odpisu do rozliczenia w czasie"
Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 41 569,34 zł
Ma „Rozliczenie kosztów" 41 569,34 zł
2) Ujęcie odpisu w ciężar kosztów za jeden kwartał
Wn „Rozliczenie kosztów" 10 392,33 zł
Ma „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" 10 392,33 zł
3) Przelew 3/4 wartości odpisu na wyodrębniony rachunek zfśs
Wn „Rachunek zfśs" 31 177,00 zł
Ma „Rachunek bieżący" 31 177,00 zł
Uwaga! Ewidencjonowane w ciężar kosztów danego okresu części odpisów nie są kosztami uzyskania przychodów do momentu, kiedy środki nie zostaną przelane na wyodrębniony rachunek zfśs. Dodatkowo na koniec 2016 r. pracodawca powinien porównać planowany stan zatrudnienia z faktyczną liczbą etatów i odpowiednio skorygować odpis w części dotyczącej zarówno środków pieniężnych, jak i wysokości funduszu.
Trzeba uwzględnić planowane zmiany w zakresie liczby zatrudnionych
Jolanta Wachnik, specjalista ds. kontrolingu i wdrażania systemów PKF
Zgodnie z art. 5 ustawy o zfśs fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w tej sprawie (DzU nr 43, poz. 349). Jest nią przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Liczbę tę należy skorygować z końcem roku kalendarzowego do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych. Jeżeli więc pracodawca zakłada fundusz na początku roku i posiada wtedy informację, że nastąpią redukcje bądź wzrost zatrudnienia, to powinien ten fakt uwzględnić przy ustalaniu planowanej na dany rok przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zfśs.
