Opłaty notarialne można udokumentować dowodem wewnętrznym w księdze podatkowej

Niektóre wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę mogą być ujęte w księdze na podstawie dokumentów zaopatrzonych w datę i podpisy osób, które uiściły te kwoty. Dotyczy to m.in. opłat sądowych i notarialnych.

Publikacja: 16.03.2017 04:10

Opłaty notarialne można udokumentować dowodem wewnętrznym w księdze podatkowej

Foto: 123RF

Na jakiej podstawie powinnam ujmować w podatkowej księdze ponoszone opłaty notarialne jako koszty podatkowe? – pyta czytelniczka.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są uregulowane przez przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z jego zapisami, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),

2. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres wykonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (zob. § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Trzeba przeliczyć na złote

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest przy tym stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu spo- rządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (zob. § 14 ust. 1 rozporządzenia).

Zamknięty katalog

W § 14 prawodawca zawarł zamknięty katalog kosztów (wydatków), które można udokumentować dowodem wewnętrznym. W myśl § 14 ust. 2 pkt 8 rozporządzenia dowody wewnętrzne mogą dotyczyć opłat sądowych i notarialnych.

Kiedy wydatek jest kosztem

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być ujmowane tylko te opłaty notarialne, które mogą być uznane za koszty podatkowe.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Wniosek

Jeżeli uiszczone opłaty notarialne spełniają wymogi do uznania ich za koszty uzyskania przychodów, to mogą być ewidencjonowane w podatkowej księdze na podstawie dowodów wewnętrznych.

Na jakiej podstawie powinnam ujmować w podatkowej księdze ponoszone opłaty notarialne jako koszty podatkowe? – pyta czytelniczka.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są uregulowane przez przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z jego zapisami, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego