Zatrudniając cudzoziemców (niezależnie od formy tego zatrudnienia) pracodawcy bardzo często borykają się z ustaleniem jakiemu ustawodawstwu podlega zatrudniony. Ponieważ Polska podpisała umowy z kilkudziesięcioma państwami w zakresie unikania podwójnego opodatkowania, istotne jest ustalenie rezydencji podatkowej podatnika w celu prawidłowego rozliczenia jego dochodu osiągniętego na terytorium Polski.
Ustawa o PIT definiuje pojęcie certyfikatu rezydencji. Jest to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika do celów podatkowych. Zaświadczenie to umożliwia prawidłowe zakwalifikowanie dochodu osiąganego przez podatnika i jego prawidłowe rozliczenie.
Choć przepisy nie określają częstotliwości aktualizacji danych w przedstawionym certyfikacie, to jednak na płatniku podatku ciąży obowiązek prawidłowego ustalenia i naliczania zaliczki na podatek dochodowych. W przypadku kontroli urzędów podatkowy to płatnik będzie zobligowany do okazania dokumentacji, na podstawie której rozliczał dochód podatników w taki, a nie inny sposób. Ustawodawca nie określił również formy, w jakiej certyfikat powinien zostać wydany. Na pewno jednak musi on być wydany przez właściwy organ oraz przez niego poświadczony i w przypadku ewentualnej kontroli nie może być wątpliwości co do zgodności zawartych w nim danych ze stanem faktycznym. W Polsce dokumentami poświadczającymi rezydencję podatkową są: druk CFR-1 dla osób prawnych oraz CFR-2 dla osób fizycznych. Za ich wydanie należy uiścić opłatę 17 zł. Na pierwszy czeka się około 7 dni, na drugi – około 60 dni.
Choć ustalenie rezydencji podatkowej i udokumentowanie jej ważnym certyfikatem rezydencji ciąży na płatniku podatku, to jednak dzięki dopełnieniu wszelkich formalności i uzyskaniu tego dokumentu może zyskać również sam zainteresowany, czyli podatnik. Certyfikat rezydencji podatkowej umożliwi bowiem zastosowanie zapisów stosownych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które niewątpliwie wpływają korzystnie na rozliczenie podatku. Rozliczenie dochodów cudzoziemca będzie bowiem zależne od tego, czy posiada on status polskiego rezydenta.
Polskim rezydentem jest osoba, która spełnia jeden z dwóch warunków:
