fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Podatek dochodowy

Jak księgować faktury za domowy prąd

Adobe Stock
Przedsiębiorca, który wykonuje działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, ma prawo zaliczyć do kosztów w odpowiedniej proporcji opłaty za energię elektryczną. Powinien je zaewidencjonować w kolumnie 13 pkpir.

- Prowadzę firmę jednoosobową we własnym mieszkaniu. Wykonuję usługi biurowe. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w prowadzonej metodą kasową podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W tym samym mieszkaniu również mieszkam z rodziną. Płacę za prąd w zakładzie energetycznym, umowa jest zawarta na mojego męża. Do tej pory nie ujmowałam prądu w kosztach firmy, chociaż pracuję w domu. Chcę teraz zmienić umowę z zakładem energetycznym, tzn. zawrzeć ją na moją firmę. Czy mogę kwotę z tej faktury za prąd zaliczyć w koszty firmy w całości, czy może w jakiejś proporcji tak jak czynsz płacony za mieszkanie, który rozliczam w proporcji, zgodnie z deklaracją złożoną przeze mnie w urzędzie gminy (zadeklarowałam jaką część mieszkania wykorzystuję na działalność)? – pyta czytelniczka.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Organy podatkowe przyjmują, że przedsiębiorcy (osoby fizyczne) prowadzący działalność gospodarczą w mieszkaniu (domu), którzy chcą zaliczyć wydatki związane z eksploatacją takiej nieruchomości jako koszt podatkowy prowadzonej firmy, muszą pamiętać o wykazaniu związku tych wydatków z prowadzoną działalnością. Nie mogą to być wydatki o charakterze osobistym. Organy podatkowe, podkreślają, że wydatki związane z utrzymaniem mieszkania (domu) mogą być kosztem uzyskania przychodów takiego przedsiębiorcy tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy pomieszczenie na prowadzenie działalności gospodarczej (np. gabinet lekarski, biuro, itd.) nie służy potrzebom osobistym podatnika. Jeśli natomiast pomieszczenie służące działalności gospodarczej jest wykorzystywane także albo wręcz głównie na potrzeby osobiste, to wydatków tych przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Z tego względu powinno zostać wyodrębnione pomieszczenie, np. pokój w mieszkaniu, parter w domu dwukondygnacyjnym, służące tylko i wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2012 r., IBPBI/1/ 415-379/12/ZK).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelniczka prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Zatem wydatek jest poniesiony w dacie wystawienia faktury przez zakład energetyczny, dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej do tego mieszkania. Nie ma znaczenia, czy okres rozliczeniowy faktury to miesiąc, czy więcej np. dwa miesiące.

Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (zob. art. 22 ust. 4 in principio ustawy o PIT). Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o PIT). Dla dalszej analizy zakładam, że spełnione są warunki do zaliczenia części wydatków na opłaty związane z mieszkaniem, w tym opłatę za energię elektryczną, do kosztów podatkowych.

Procentowy udział powierzchni lokalu

Ustawa o PIT nie określa sposobu rozdzielania kosztów na związane z działalnością i osobiste w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu (domu), w którym przedsiębiorca także mieszka. Z tego względu może być to źródłem wielu kontrowersji i wątpliwości. Najczęściej stosowaną metodą akceptowaną przez organy podatkowe jest współczynnik obliczany na podstawie udziału powierzchni mieszkania (domu) wykorzystywanej na potrzeby działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania – tak jak podatniczka uczyniła w przypadku czynszu. Kosztem uzyskania przychodów z tytułu opłat za energię będzie zatem kwota odpowiadająca procentowemu udziałowi powierzchni mieszkania zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej w ogólnej powierzchni mieszkania. Załóżmy, że czytelniczka ma mieszkanie o powierzchni 72,5 m kw., a na prowadzenie działalności gospodarczej zajęła pokój o powierzchni 8,7 m kw., tj. 12 proc. ogólnej powierzchni mieszkania. Oznaczałoby to, że jeżeli wydatek za energię wynosi np. 200 zł, to kosztem będzie kwota 24 zł (dla uproszczenia nie uwzględniam tutaj aspektu VAT jako kosztu).

Pralka zużyje mniej niż drukarka

Niestety jest to metoda ułomna, gdyż może być przez organy podatkowe podniesiony argument, że energia elektryczna potrzebna do funkcjonowania firmy, tj. oświetlenia pomieszczenia wykorzystywanego do działalności i do sprzętu firmowego (np. komputer, drukarka – sprzęty najczęściej wykorzystywane w przypadku prowadzenia firmy w domu) jest zużywana w znacznie mniejszym zakresie niż ta, która jest zużywana na potrzeby osobiste, tj. na oświetlenie pozostałej części mieszkania i na działanie sprzętów domowych, np. telewizora, pralki, lodówki, kuchenki, itd. Oczywiście w zależności od rodzaju firmy i posiadanych sprzętów firmowych mogą tu wystąpić różnice u poszczególnych przedsiębiorców. W celu uwiarygodnienia przyjętego współczynnika warto jest sporządzić informację wyjaśniającą w logiczny sposób przyjętą metodę rozliczania tego kosztu. Rozwiązaniem mogłaby być instalacja dodatkowego licznika, który umożliwiłby w sposób jednoznaczny odczyt wykorzystania prądu na cele osobiste i na potrzeby firmy. Z funkcjonalnych względów nie jest to jednak rozwiązanie zbyt dobre w przypadku mieszkania. Warto je natomiast rozważyć w sytuacji, gdy np. parter w domu dwu lub więcej kondygnacyjnym jest wykorzystywany na potrzeby wyłącznie działalności gospodarczej.

Schemat księgowania

Na potrzeby schematu księgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakładam, że podatnik ma prawo do uznania za koszt 12 proc. wydatków za prąd. Jeżeli zatem wydatki za styczeń 2018 r. udokumentowane fakturą 145/2018 z 15 stycznia 2018 r. wystawioną przez zakład energetyczny wyniosły łącznie 200 zł, to kosztem jest kwota 24 zł i ta kwota podlega zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze w styczniu 2018 r. Wydatek uznawany za koszt to 24 zł (200 zł x 12 proc.).

Przedmiotowy wydatek z tytułu opłat za zużytą energię elektryczną podatnik powinien zaewidencjonować w kolumnie 13 pkpir. Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi: kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, czy wartość zakupionego wyposażenia.

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna: art. 22 ust. 1, 4 i 6b stawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.)

podstawa prawna: rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA