Paliwo z zagranicy w kosztach na podstawie paragonu

Wydatki na zatankowanie służbowego auta w innym kraju można udokumentować paragonem fiskalnym. Musi być na nim data i stempel sprzedawcy, a na odwrocie przedsiębiorca powinien wpisać nazwę firmy, adres i rodzaj kupionego towaru.

Publikacja: 04.03.2019 01:00

Paliwo z zagranicy w kosztach na podstawie paragonu

Foto: Fotorzepa, Sławomir Mielnik Sławomir Mielnik

Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) świadczy usługi transportu towarów, w tym usługi w zakresie transportu międzynarodowego posiadanym samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej pow. 3,5 tony. Zdarzenia gospodarcze przedsiębiorca ewidencjonuje w prowadzonej metodą kasową podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W związku z wykonywaniem usługi transportu poza granicami kraju przedsiębiorca nabywa paliwo na zagranicznych stacjach paliw. Zakupy takie często są udokumentowane jedynie paragonem fiskalnym. Czy takie paragony mogą być podstawą do zaliczenia stwierdzonych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodu? – pyta czytelnik.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT).

Czytaj także: Całe paliwo w kosztach podatkowych bez dodatkowych badań samochodu

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki poniesione na zakup paliwa do samochodu ciężarowego, którym podatnik świadczy usługi transportowe, bez wątpienia ponoszone są w celu uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Nie są również wymienione w katalogu negatywnym zawartym w art. 23 ustawy o PIT. Aby jednak mogły zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów, muszą być prawidłowo udokumentowane.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, którą prowadzi czytelnik, określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Nie tylko faktury

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów księgowych spełniających warunki określone w rozporządzeniu.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są .in.:

- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia),

- inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dokumenty te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).

Polska waluta i język

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, przy czym dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, to podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po kursie obowiązującym w dniu przeprowadzenia operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Niezbędne elementy

Stosownie do § 14 ust. 5 zdanie pierwsze rozporządzenia, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Paragony powinny być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Pogląd ten podzielają organy podatkowe, przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 sierpnia 2011 r., IBPBI/1/415-547/11/WRz).

Autor jest doradcą podatkowym

podstawa prawna:art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 1509 ze zm.)

podstawa prawna:§ 12 ust. 3, 4 i 5 oraz § 14 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728 ze zm.)

Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) świadczy usługi transportu towarów, w tym usługi w zakresie transportu międzynarodowego posiadanym samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej pow. 3,5 tony. Zdarzenia gospodarcze przedsiębiorca ewidencjonuje w prowadzonej metodą kasową podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W związku z wykonywaniem usługi transportu poza granicami kraju przedsiębiorca nabywa paliwo na zagranicznych stacjach paliw. Zakupy takie często są udokumentowane jedynie paragonem fiskalnym. Czy takie paragony mogą być podstawą do zaliczenia stwierdzonych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodu? – pyta czytelnik.

Pozostało 89% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona