Wypłacone (postawione do dyspozycji) członkom organów zarządzająco-nadzorczych wynagrodzenie z tytułu pełnienia przez nich funkcji, mających zapewnić prawidłowe funkcjonowanie podmiotu oraz opłacone od tego wynagrodzenia składki ubezpieczeniowe w części finansowanej przez spółkę-płatnika ZUS, stanowią dla wypłacającej spółki kapitałowej koszty podatkowe (art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 57, pkt 57a oraz ust. 7d ustawy o CIT). Kosztem podatkowym dla spółki będą również wydatki na ekwiwalentne (wzajemne) świadczenia dokonywane na rzecz członków zarządu, związane z ich funkcjonowaniem i wykonywaniem powierzonych im zadań, mających związek z przychodami spółki.
Przykład
Świadczenia takie jak: udostępnione członkom zarządu do korzystania w zakresie niezbędnym do realizacji usług zarządzania – urządzenia techniczne oraz inne zasoby stanowiące mienie spółki, w szczególności: postawione do ich dyspozycji pomieszczenia biurowe wraz z wyposażeniem oraz materiałami eksploatacyjnymi, telefon komórkowy, komputer przenośny i stacjonarny wraz z niezbędnym dodatkowym wyposażeniem i licencjonowanym oprogramowaniem oraz zapewnionym przez spółkę dostępem do Internetu, samochód służbowy; wydatki związane z użytkowaniem prywatnych samochodów na potrzeby służbowe w ramach przysługującego limitu; koszty wynajmu mieszkania, służącego wykonywaniu zadań przez członków zarządu; odpisy amortyzacyjne od lokali i budynków wykorzystywanych przez organy zarządzające spółki; wydatki na nabycie materiałów piśmienniczych i biurowych, prasy; koszty podróży odbywanych przez członków zarządu w sprawach służbowych; koszty komisji, konferencji, kursów, szkoleń i seminariów, których uczestnikami są członkowie zarządu oraz związanych z nimi kosztów ich wyżywienia i zakwaterowania; wydatki na zakup artykułów spożywczych serwowanych w trakcie posiedzeń członków zarządu, koszty świadczeń medycznych ponoszonych na rzecz członków zarządu mogą być kosztem podatkowym spółki.
Warunkiem zaliczenia ww. nakładów do kosztów podatkowych jest, aby z zawartych z członkami tych organów umów, podjętych uchwał lub obowiązujących w spółce regulaminów, statutów wynikała konieczność poniesienia wydatków na rzecz członków zarządu. Ciężar właściwego udokumentowania tych wydatków i wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na spółce. To ona musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Kosztem uzyskania przychodu dla spółki nie będą natomiast – w myśl art. 16 ust. 1 pkt 15a i pkt 40 ustawy o CIT – kwoty wypłacone przez nią członkom organów zarządzająco-nadzorczych z tytułu podziału zysku netto, w tym tantiemy, nagrody i premie oraz pobrane od nagród i premii składki na ubezpieczenie społeczne a także składki z tytułu ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej członków organów zarządzająco-nadzorczych spółki (zarówno członków zarządu, jak i rady nadzorczej). Wydatki na nabycie polisy ubezpieczeniowej OC nie wykazują bowiem związku z przychodami spółki – chroni na wypadek określonego w umowie ryzyka osobę objętą tym ubezpieczeniem, a nie spółkę (por. interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 7 marca 2018 r., 0111-KDIB1-2. 4010.29.2018.1.AW; z 21 sierpnia 2018r., 0111-KDIB2-1.4010. 187.2018.1.JP).