Przepisy nie dają jasnego obrazu prawidłowo udokumentowanego wydatku. Podstawowym dokumentem księgowym jest faktura i rachunek wystawione na podatnika. Pojawia się jednak pytanie, co z pozostałymi dokumentami, które pracownicy często zamieszczają w swoich rozliczeniach z podróży służbowych. Poniżej znajduje się analiza najczęściej spotykanych przypadków.
Paragony
Z interpretacji podatkowych wynika, że posiadanie paragonu może nie być wystarczającym dowodem pozwalającym na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 2 maja 2016 r. (IBPB-1-2/4510-106/16/KP) stwierdził, że jeżeli wydatki są udokumentowane paragonami, na których nie jest wskazany nabywca towaru lub usługi, to podatnik nie będzie w stanie wykazać, że to on poniósł wydatek, że to z jego działalnością gospodarczą jest związany oraz, że wydatek ten nie stanowi osobistych wydatków pracowników lub innych osób fizycznych. Są też jednak interpretacje korzystne dla podatników, m.in. z 5 grudnia 2013 r. (IPPB3/423-755/13-2/GJ), w której dyrektor IS w Warszawie potwierdził, że paragony fiskalne uzupełnione o dodatkowe dane, tj. opis celu poniesionego wydatku i dane spółki, spełniają wymogi dowodu księgowego, a więc dokumentowane przez nie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Uzupełnienie brakujących danych może mieć formę bezpośredniego opisu, ostemplowania paragonu lub dodatkowego oświadczenia pracownika. W interpretacji tej wnioskodawca zauważył, że czasem uzyskanie odpowiedniej faktury lub rachunku w podróży służbowej może okazać się niemożliwe, szczególnie w przypadku usług taxi, w związku z ograniczonymi możliwościami czasowo-organizacyjnymi, zwłaszcza w przypadku podróży służbowych zagranicznych, gdzie nie obowiązują polskie przepisy prawa podatkowego i określony przez polskie przepisy sposób dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Paragony fiskalne za usługi taxi poprzez odpowiedni opis paragonu (przyczyna poniesienia kosztu, trasa i cel podróży) i poprzez to, że wchodzą w skład dokumentacji dotyczącej określonej podróży służbowej, wskazują na związek między poniesionym wydatkiem a poleceniem pracownikowi wykonywania określonych zadań mających wpływ na osiąganie przez spółkę przychodów.
Faktura wystawiona na osobę zatrudnioną
Z perspektywy podatkowej kontrowersje budzi także sytuacja, kiedy faktura została wystawiona na pracownika zamiast na spółkę. W interpretacji z 18 lipca 2014 r. (DD10/033/16/MZO/14/RD-4007) minister finansów potwierdził, że faktury lub rachunki wystawione na pracowników są dla celów podatkowych wystarczającym sposobem udokumentowania faktu poniesienia wydatku. Warunkiem jest, żeby były wystarczającym dowodem księgowym według ustawy o rachunkowości, a koszty które dokumentują, zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Istotne będą zatem w tym przypadku dodatkowe dowody, takie jak odpowiedni opis faktury przez pracownika zawierający opis celu poniesionego wydatku oraz oświadczenie pracownika, że nie ma możliwości uzyskania faktury wystawionej na spółkę.
Bilety
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur bilety jednorazowe z tytułu przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, są fakturami. Oznacza to, że są wystarczającymi dokumentami, aby odliczyć VAT i rozliczyć koszty podatkowe. Aby bilet można było potraktować jako fakturę, musi on jednak zawierać następujące informacje:
- numer i datę wystawienia,
- nazwę podatnika,
- numer identyfikacji podatkowej,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Kiedy wystarczy pisemne oświadczenie
Zdarza się, że pracownik w podróży służbowej poniósł wydatek, ale z różnych przyczyn (zgubienie, zniszczenie, brak możliwości otrzymania odpowiedniego dowodu) nie jest w stanie przedłożyć pracodawcy dokumentu. W takim przypadku rozporządzenie daje pracownikowi prawo złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, w tym z interpretacją dyrektora IS w Katowicach z 8 grudnia 2015 r. (IBPB-1-2/4510-641/15/BD), wydatek udokumentowany oświadczeniem pracownika może być kosztem uzyskania przychodu w wyjątkowych, incydentalnych sytuacjach, gdy:
- z obiektywnie ocenionego całokształtu sprawy wynika brak możliwości posiadania prawidłowego dokumentu (faktury lub jej duplikatu),
- pracownik dochował należytej staranności, aby nie zgubić dokumentu,
- poniesiony wydatek ma związek z przychodem spółki.
Oświadczenie musi przy tym zawierać informacje o wydatku, jego celu i przyczynach braku odpowiedniej dokumentacji oraz podpis pracownika. Jako dowód potwierdzający poniesiony koszt przydadzą się na pewno dodatkowe dokumenty, np. wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający zapłatę czy dokumentacja świadcząca o fakcie odbycia podróży służbowej.
—Patrycja Pleskot jest konsultantem w dziale prawnopodatkowym PwC
—Tomasz Bzymek jest młodszym menedżerem w dziale prawnopodatkowym PwC
podstawa prawna: art. 15 ust 1 i art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 2343 ze zm.)
podstawa prawna: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r. poz. 167)
podstawa prawna: art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 108 ze zm.)
masz pytanie, wyślij e-mail: tygodnikpodatki@rp.pl
Wyjazd służbowy odbywa się na polecenie pracodawcy
Podróż służbowa pracownika jest wyjazdem zleconym przez pracodawcę. Forma takiego zlecenia nie została jednak określona w regulacjach prawnych. Brak zastrzeżenia formy pisemnej oznacza, że polecenie może zostać wydane także w formie ustnej. Dokument polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej służy jednak jako dowód odbycia podróży i kosztów z nią związanych, a zatem jest przydatny dla celów dowodowych.
W praktyce przyjmuje się, że polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać następujące informacje:
- dane pracownika,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- termin wyjazdu,
- cel wyjazdu,
- określenie środka transportu,
- informację, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży,
- podpis osoby upoważnionej.
Co musi zawierać rozliczenie wydatków
Rozliczenie wydatków podróży służbowej jest to dokument wymagany od pracownika w celu zwrotu wydatków z tytułu wyjazdu. Jest ono jednocześnie dowodem dla celów podatkowych.
Rozliczenie wydatków podróży służbowej powinno zawierać co najmniej:
- nazwę spółki,
- imię i nazwisko pracownika,
- numer rozliczenia,
- datę rozliczenia,
- zestawienie poniesionych wydatków,
- odpowiednią dokumentację wydatków wykazanych w zestawieniu,
- podpis pracownika oraz osoby upoważnionej do akceptacji rozliczenia.
