Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji szerokiego asortymentu zbiorników ciśnieniowych i sprzedaje swoje wyroby klientom ze wszystkich regionów świata.
W celu pozyskania klientów i prowadzenia rozmów z kontrahentami wysyła pracowników w podróże służbowe. Przysługujące zatrudnionym diety na pokrycie zryczałtowanych kosztów wyżywienia są ustalane na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Spółka zamierza to zmienić. Zamiast diet chce przyznawać pracownikom na stanowiskach kierowniczych bezpłatne, całodzienne wyżywienie. Jego łączny koszt w podziale na poszczególne doby podróży służbowej będzie wyższy albo niższy od stawki diety w podróży krajowej lub stawek diet w poszczególnych państwach docelowych. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych będą nabywali posiłki w imieniu i na rachunek pracodawcy, płacąc albo jego kartami płatniczymi, albo z własnych środków. W tym drugim przypadku pracownicy będą otrzymywali zwrot środków po dostarczeniu oryginałów faktur. Spółka zapytała, czy po zmianie zasad przyznawania zwrotu kosztów wyżywienia będzie musiała pobierać i odprowadzać, jako płatnik, zaliczki na PIT, zwłaszcza w przypadkach, gdy łączny koszt wyżywienia kierowników w podziale na poszczególne doby pobytu w podróży służbowej będzie wyższy od stawki diety z rozporządzenia.
Fiskus odpowiedział, że tak. W jego ocenie niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w związku z podróżą służbową, ze zwolnienia w PIT korzysta tylko ta część, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach wykonawczych. Bez względu na sposób finansowania wyżywienia ewentualna nadwyżka ponad kwotę diety jest przychodem pracownika ze stosunku pracy. Spółka jako płatnik jest obowiązana odprowadzić od niego zaliczkę na PIT.
WSA w Gdańsku potwierdził to stanowisko. Odnosząc się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, stwierdził, że ustawodawca, konstruując to zwolnienie, oparł się na przepisach dotyczących należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracodawca może według własnego uznania kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Jednak dla celów podatkowych charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej. Niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w związku z podróżą służbową, ze spornego zwolnienia korzysta tylko ta część, która nie przekracza wysokości diety określonej w tych przepisach.
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 19 stycznia 2016 r. (I SA/Gd 1739/15).
