CIT: jak ująć w kosztach usługi IT

W celu podniesienia swojej konkurencyjności, firmy nabywają rożnego rodzaju licencje na użytkowanie oprogramowania, wspierające proces efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej. Dla właściwego korzystania z oprogramowania konieczne jest często jego wdrożenie, polegające na instalacji i dostosowaniu oprogramowania do wymagań użytkownika, a także migracji danych oraz testowaniu i uruchomieniu systemu informatycznego. Zdarza się, że w ramach wdrożenia oprogramowania spółka musi ponieść dodatkowe koszty. Jeżeli wydatki te zostaną poniesione do dnia przekazania oprogramowania do używania, to uwzględnia się je w jego wartości początkowej. Natomiast wszelkie wydatki dotyczące wdrożenia oprogramowania poniesione po tej dacie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jako koszty pośrednie, które zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT powinny być potrącone w dacie ich poniesienia.

Czytaj także: Zakup usług IT bez limitu kosztów w CIT

Zgodnie z art 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów należą wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródeł. Jako kosztów podatkowych nie uznaje się jednak tych wydatków, które zostały wprost wskazane przez ustawodawcę w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Poprzez odpisy

W świetle art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 16a-16m, z uwzględnieniem art. 16 ustawy o CIT.

Wartości niematerialne i prawne

Jak stanowi art. 16b ust. 1 ustawy o CIT, amortyzacji podlegają m.in. wartości niematerialne i prawne. Są to nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje, o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Na podstawie ceny nabycia

Odpisów amortyzacyjnych należy dokonywać od wartości początkowej nabytej wartości niematerialnej i prawnej (licencji), począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ona wprowadzona do ewidencji (art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Według art. 16g ust. 14 ustawy o CIT, w przypadku odpłatnego nabycia, ustalenie wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej powinno być dokonane na podstawie ceny nabycia. W celu rozstrzygnięcia o klasyfikacji danego wydatku należy również odwołać się do treści art. 16g ust. 3 ustawy o CIT, zgodnie z którym ceną nabycia jest kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszona o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Otwarty katalog

Wydatki o jakie powiększa się wartość początkową, zgodnie z art. 16g ust. 3 ustawy o CIT, zostały wymienione przez ustawodawcę jedynie w sposób przykładowy, o czym świadczy użycie zwrotu „w szczególności". Oznacza to, że wartość początkową nabywanej licencji do danego oprogramowania mogą powiększać np. koszty instalacji lub uruchomienia programu, a także inne koszty związane z wdrożeniem licencji, jeżeli zostały naliczone do dnia przekazania do używania tej wartości niematerialnej i prawnej.

Decyduje termin

Stanowisko to potwierdzają interpretacje organów podatkowych. Przykładowo w interpretacji indywidulanej z 29 października 2018 r. (0111-KDIB1-2.4010.291.2018.2.AK) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „(...) do wartości początkowej środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki związane z zakupem, w tym także dotyczące jej wdrożenia, naliczone do dnia przekazania składnika majątku/wartości niematerialnej i prawnej do używania. Wdrożenie systemu stanowi pewien proces, mający na celu jego zaadaptowanie na potrzeby jednostki. Są to wszelkie działania polegające na instalacji oprogramowania oraz mające na celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb podatnika, sprawdzenie poprawności działania systemu informatycznego, czy też wprowadzenie ewentualnych poprawek przez firmę udzielającą licencji na użytkowanie systemu, które miały miejsce do momentu wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do stosownej ewidencji".

Tym samym, określając wartość początkową oprogramowania na potrzeby amortyzacji, nie uwzględnia się wydatków poniesionych po dniu przekazania go do używania.

Przykład:

Spółka A nabywa licencję na oprogramowanie wspomagające proces zarządzania. Dodatkowo, w ramach zawartej umowy spółka poniesie koszty związane z usługą polegającą na wsparciu technicznym. W ramach tej usługi wykonane zostaną prace mające na celu wdrożenie oprogramowania oraz przystosowanie go do gospodarczego wykorzystania na potrzeby spółki. Wydatek będzie poniesiony przed przyjęciem oprogramowania do używania. Następnie spółka A nabędzie usługę obsługi oprogramowania, która umożliwi właściwy dostępu do funkcjonalności oprogramowania, instalację poprawek, aktualizację do nowej wersji oprogramowania itp. Wydatki te będą się odnosiły do okresu po przyjęciu oprogramowania do użytkowania.

W świetle przywołanych regulacji, wydatki odnoszące się do usługi związanej ze wsparciem technicznym polegającym na wdrożeniu oprogramowania, zwiększą wartość początkową wartości niematerialnej i prawnej. Pozostałe wydatki – dotyczące bieżącej obsługi oprogramowania należy zakwalifikować jako koszty związane z funkcjonowaniem spółki A, które jako koszty pośrednie, zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, powinny być potrącone w dacie ich poniesienia.

Zdarza się jednak, że podatnik nabywa płatną z góry usługę wsparcia technicznego, która ma dotyczyć zarówno okresu przed przyjęciem oprogramowania do używania, jak i okresu po jego przyjęciu do używania.

Przykład

Spółka B nabywa licencję na oprogramowanie oraz jednocześnie usługę wsparcia technicznego, wspomagającą proces wdrożenia oprogramowania oraz jego bieżącej obsługi po wdrożeniu i dostosowaniu go do potrzeb spółki. Usługa opłacana jest z góry, natomiast jej realizacja przebiega przez wskazany w umowie okres. W okresie tym dochodzi do oddania oprogramowania do używania.

W takim przypadku istnieje konieczność proporcjonalnego podzielenia wartości wynagrodzenia: za okres do dnia oddania oprogramowania do używania oraz za okres po dniu oddania oprogramowania do używania, aż do wygaśnięcia okresu na jaki została zawarta umowa. W wyniku przeprowadzenia takiego podziału dojdzie do ustalenia wysokości kosztów wynagrodzenia zwiększających wartość początkową licencji oraz części wydatków podnoszących wartość kosztów uzyskania przychodów (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 grudnia 2013 r., IPPB3/423-712/13-2/PK1). ?

Autor jest konsultantem podatkowym w ECDP sp. z o. o.

www.ecdpgroup.com