Jak rozliczać samochód osobowy w leasingu

Jedną z najczęściej wybieranych form finansowania samochodów osobowych w firmie jest umowa leasingu. Leasing operacyjny i leasing finansowy wywołują odmienne skutki podatkowe, które wpływają na sposób rozliczenia wydatków związanych z samochodem osobowym. Na czym polegają i jak prawidłowo wykazać w rozliczeniach z fikusem każdą z tych dwóch form leasingu?

To nie środek trwały leasingobiorcy

Leasing operacyjny charakteryzuje się tym, że przedmiot użytkowany na podstawie umowy leasingu pozostaje własnością firmy leasingowej. W związku z tym samochód osobowy w leasingu operacyjnym nie może zostać ujęty w ewidencji środków trwałych, gdyż nie stanowi własności przedsiębiorcy.

Natomiast wydatki związane z samochodem użytkowanym w leasingu operacyjnym mogą być kosztem podatkowym. Zalicza się do nich zarówno raty leasingowe, opłatę wstępną, jak i bieżące wydatki eksploatacyjne, takie jak paliwo, części czy materiały do samochodu, które są księgowane w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów „Pozostałe wydatki". W pkpir przedsiębiorca wykazuje:

- kwotę netto z faktury - gdy czynny podatnik VAT odlicza 100 proc. VAT od wydatków związanych z pojazdem,

- kwotę netto + 50 proc. nieodliczonego VAT - gdy czynny podatnik VAT odlicza połowę VAT od wydatków związanych z pojazdem,

- kwotę brutto - gdy nabywcą jest podmiot zwolniony z VAT.

Poprzez odpisy

Odmiennie traktowany jest samochód wykorzystywany w firmie na podstawie umowy leasingu finansowego, gdyż przenosi ona prawo do rozporządzania przedmiotem na leasingobiorcę. Samochód osobowy w leasingu finansowym można więc wprowadzić do ewidencji środków trwałych, co pozwala na dokonywanie odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodu.

Do ustalenia wartości początkowej samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu finansowego należy stosować przepisy dotyczące nabyć środków trwałych w drodze zakupu. (art. 22g ust. 3 i 5 ustawy o PIT). Zatem wartość początkową samochodu w leasingu finansowym będzie stanowiła jego wartość netto, która odpowiada sumie rat kapitałowych. Można ją powiększyć o koszty naliczone do dnia przyjęcia pojazdu do używania w firmie, takie jak m.in. koszty transportu, montażu, załadunku, rozładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat skarbowych czy notarialnych. Jeśli podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony (w całości lub części), nieodliczony VAT przypadający na część kapitałową będzie składnikiem wartości początkowej środka trwałego.

Uwaga! Jeżeli wartość początkowa samochodu osobowego kwalifikującego się do środków trwałych przekracza kwotę 20 000 euro, to kosztem podatkowym będą tylko odpisy amortyzacyjne ustalane od wartości limitu 20 000 euro, który należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego przekazanie pojazdu do używania, na co wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT. Odpisy od kwoty przekraczającej tę wartość nie są kosztem podatkowym.

Wprowadzenie samochodu w leasingu finansowym do środków trwałych wyklucza więc rozliczenie bezpośrednio w kosztach rat leasingowych. Możliwe jest natomiast uwzględnienie w kosztach części odsetkowej rat leasingowych po ich wcześniejszym zapłaceniu, a także pozostałych wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdu w firmie.

Połowa czy całość

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 kwietnia 2014 r. wydatki związane z samochodem osobowym w leasingu nie są objęte limitem odliczenia VAT, którego ograniczenie wynosiło 60 proc., nie więcej niż 6000 zł. Obecnie odliczenie VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym jest uzależnione od sposobu jego użytkowania w firmie.

Jeżeli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w celach prowadzenia działalności, wówczas przysługuje pełne odliczenie VAT, co dotyczy nie tylko rat leasingowych za użytkowanie samochodu, lecz także pozostałych wydatków z nim związanych, w tym zakupu paliwa czy części.

Jednak wykorzystywanie samochodu wyłącznie w celach działalności należy odpowiednio udokumentować. W pierwszej kolejności należy zgłosić pojazd jako wyłącznie firmowy do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26 w terminie siedmiu dni od momentu poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem oraz sporządzić regulamin jego użytkowania w firmie. Natomiast na bieżąco należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę, dla celów VAT, któr ma za zadanie potwierdzenie i udokumentowanie wykorzystywania samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej.

W stosunku do samochodów osobowych w leasingu, które są użytkowane zarówno w działalności, jak i prywatnie, czyli w sposób mieszany, można odliczać 50 proc. kwoty VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami. Niezależnie więc od wysokości poniesionych kosztów na samochód osobowy użytkowany w sposób mieszany, obowiązuje ograniczenie 50 proc. odliczenia VAT, co dotyczy rat leasingowych, wydatków eksploatacyjnych i innych dotyczących samochodu. Pozostała część nieodliczonego VAT jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, podatnik nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT przy użytkowaniu samochodu osobowego w sposób mieszany.

Porównanie

Użytkowanie samochodu osobowego na podstawie umów leasingu finansowego i operacyjnego ma swoje podatkowe wady i zalety. Najważniejsze kwestie rozliczenia podatkowego wydatków związanych z samochodem osobowym w obu formach leasingu przedstawia poniższa tabela.

Tabela

Czym różni się leasing operacyjny od finansowego