PIT: gdy grudniowa pensja jest wypłacona w styczniu

Szef, który nie wypłaca pracownikom w terminie wynagrodzenia, popełnia wykroczenie przeciwko pracownikom i im prawom, za które grozi grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Do tego mogą dojść kontrole, a w ostateczności również sąd. Także ustawy podatkowe przewidują swego rodzaju sankcje w tym zakresie, ponieważ wynagrodzenie, które nie jest wypłacone w terminie zgodnym z kodeksem pracy, nie jest kosztem uzyskania przychodu w miesiącu, za który jest należne.

Wynagrodzenie za pracę jest świadczeniem majątkowym przysługującym za wykonaną pracę. Kodeks pracy reguluje i chroni terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy. W odniesieniu do umów cywilnoprawnych zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.

Które regulacje

Wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu, w określonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Na pracodawcy ciąży obowiązek doprecyzowania konkretnej daty wypłaty wynagrodzenia. Zbyt ogólne pojęcie może zostać zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Termin oraz zasady wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej powinny jasno wynikać z zawartych umów. Jeżeli jednak kwestie te nie zostały uregulowane w umowie, regulują je przepisy kodeksu cywilnego. Strony mają dowolność zarówno w ustaleniu terminu, jak i częstotliwości wypłaty takiego wynagrodzenia.

Wypłata z dołu, do dziesiątego dnia

Kodeks pracy określa, że wypłata wynagrodzenia nie może mieć miejsca później niż 10. roboczego dnia następnego miesiąca po tym, którego wynagrodzenie dotyczy. Warto zatem się zastanowić, jakie skutki podatkowe w zakresie ZUS i w ewidencji księgowej ma ustalenie przez przedsiębiorców maksymalnego dozwolonego terminu wypłaty wynagrodzenia.

Przykład

Firma X – dla uproszczenia – zarejestrowana i rozpoczynająca działalność 1 grudnia 2015 r., tego dnia zatrudniła w pełnym wymiarze etatu pracowników na podstawie umowy o pracę i zleceniobiorców. Zarówno w umowach o pracę pracowników, jak i w umowach- -zleceniach został określony termin wypłaty wynagrodzenia do dziesiątego dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym była wykonana praca. Wynagrodzenie miało być przekazywane na rachunki bankowe wskazane przez pracowników i zleceniobiorców. Zatrudnieni pracownicy nie mają orzeczonego stopnia niepełnosprawności. W grudniu nie zostało wypłacone żadne wynagrodzenie, a wynagrodzenie za grudzień, zgodnie z zapisami w umowach, powinno zostać wypłacone do 10 stycznia 2016 r. Ponieważ 10 stycznia 2016 r. wypadał w niedzielę, wynagrodzenie za grudzień 2015 r. zostało wypłacone 7 stycznia, tak żeby 8 stycznia zostało zaksięgowane na rachunku bankowym każdego pracownika i zleceniobiorcy.

Z punktu widzenia prawa pracy zapis w umowie o pracę i umowie-zleceniu jest jak najbardziej właściwy. Pracownicy i zleceniobiorcy otrzymają wynagrodzenie w ustalonym terminie. Termin wypłaty wynagrodzenia w następnym miesiącu kalendarzowym ma istotny wpływ na rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.

- Przedsiębiorca z przykładu nie ma obowiązku naliczenia i przekazania do urzędu skarbowego podatku dochodowego od osób fizycznych za grudzień 2015 r., który zostanie naliczony zgodnie z datą wypłaty.

- Podatek będzie naliczony i przekazany do właściwego urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie.

- Po stronie pracowników i zleceniobiorców przychód powstanie również w miesiącu wypłaty. Oznacza to, że nie otrzymają oni informacji PIT-11 za 2015 rok.

- Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, którzy w 2015 roku osiągnęli przychód u innego pracodawcy i będą składali zeznanie roczne za 2015 rok, mogą jednak rozliczyć należne im zryczałtowane koszty uzyskania przychodu za grudzień 2015 r. w swoim zeznaniu rocznym.

Etaty – memoriałowo

W związku z tym, że w sytuacji opisanej w przykładzie wynagrodzenia zostały wypłacone w ustalonym z góry terminie, pracodawca może zastosować zasadę wynikającą z ustawy o CIT (z art. 15 ust. 4g) i uznać wypłatę wynagrodzeń za koszt podatkowy grudnia 2015 r.

Uwaga! Przepis ten dotyczy wyłącznie wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę. Do wynagrodzeń wypłaconych z tytułu umowy-zlecenia nie mają zastosowania wspomniane przepisy. Będą one mogły być kosztem podatkowym dopiero w miesiącu zapłaty, tj. w przytoczonym przykładzie – w styczniu 2016 r.

Co ze składkami

Podobnie jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych za grudzień 2015 r. w opisanej w przykładzie sytuacji nie powstaną również zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Na pracodawcy ciąży jednak obowiązek przekazania deklaracji zerowych. W praktyce oznacza to, że za grudzień należy złożyć komplet deklaracji (RCA, DRA, RZA – opcjonalnie) z wartościami zerowymi. Pracownicy, mimo że w grudniu nie otrzymali wynagrodzenia, są zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP i FGŚP powinny zostać naliczone, wykazane w deklaracjach oraz przekazane na konta Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie później niż:

- piątego dnia następnego miesiąca – jeżeli płatnikiem jest jednostka budżetowa i samorządowe zakłady budżetowe;

- 15. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników.

Ważne spełnienie warunków

Składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wynagrodzenia za pracę w części finansowanej przez płatnika składek, składki na FP i FGŚP mogą stanowić koszt uzyskania przychodów po spełnieniu następujących warunków:

- jeżeli zostaną wypłacone w miesiącu, za który są należne w ustawowym terminie;

- jeżeli zostaną wypłacone w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z umowy, nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Odnosząc te zasady do naszego przykładu:

- Wydatki na składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu grudnia 2015 r., jeżeli zostaną opłacone do 15 stycznia 2016 r.

- Jeżeli zostaną opłacone w ustawowym terminie – do 15 lutego, wówczas stanowić będą koszt uzyskania przychodu lutego.

Uwaga! Opisane zasady nie dotyczą składek na ubezpieczenie społeczne pracodawcy, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych naliczonych od umów cywilnoprawnych. Będą one stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu zapłaty, bez względu na warunek dotrzymania ustawowego terminu.

Przykład

Firma X – dla uproszczenia – zarejestrowana i rozpoczynająca działalność 1 grudnia 2015 r., tego dnia zatrudniła w pełnym wymiarze etatu 100 pracowników na podstawie umowy o pracę i dziesięciu zleceniobiorców. Zarówno w umowach o pracę, jak i w umowach zleceniobiorców został określony termin wypłaty wynagrodzenia do dziesiątego dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonana była praca. Wynagrodzenie miało być przekazywane na rachunki bankowe wskazane przez pracowników i zleceniobiorców. Zatrudnieni pracownicy nie mają orzeczonego stopnia niepełnosprawności. Ponieważ 10 stycznia 2016 r. wypadał w niedzielę, wynagrodzenie za grudzień 2015 r. zostało wypłacone 11 stycznia 2016 r., tj. w pierwszym roboczym dniu następującym po terminie wskazanym w umowach.

W takiej sytuacji wynagrodzenia będą kosztem podatkowym pracodawcy dopiero w styczniu 2016 r. W księgach rachunkowych powinny być ujęte memoriałowo, w miesiącu, którego dotyczą. Zatem mimo opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia te wpłyną na wynik finansowy 2015 r., ale nie na podstawę opodatkowania CIT.

Obowiązki wobec PFRON

Przedsiębiorca, który zatrudnia powyżej 25 pracowników, ale wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w firmie wynosi zero proc., jest zobowiązany do wnoszenia wpłat na konto Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w terminie do dnia 20. następnego miesiąca po miesiącu, w którym istnieje taki obowiązek. W terminie tym powinna zostać elektronicznie przekazana miesięczna deklaracja.

Zdaniem autorki: Spóźnienia mogą firmę sporo kosztować

Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo- płacowej w dziale usług księgowych BDO

Termin wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę może zostać ustalony maksymalnie do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli jednak w danym miesiącu jest to dzień ustawowo wolny od pracy, to wynagrodzenie należy wypłacić najpóźniej w ostatnim poprzedzającym go dniu roboczym. Wypłata wynagrodzenia w następnym dniu roboczym jest wypłatą po terminie, co niesie ze sobą poważne konsekwencje.

Przede wszystkim nieterminowa wypłata wynagrodzenia za pracę narusza podstawowy obowiązek pracodawcy. Dochodzi tu do popełnienia wykroczenia przeciwko pracownikom i ich prawom, za które grozi grzywna od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Pracownik w każdej chwili może zwrócić się w takim przypadku do Państwowej Inspekcji Pracy z prośbą o przeprowadzenie kontroli pod tym kątem. Warto podkreślić, że od 1 stycznia 2016 r. Państwowa Inspekcja Pracy nie ma obowiązku informowania przedsiębiorcy o planowanej kontroli. W każdej chwili, bez zapowiedzi, może rozpocząć czynności kontrolne. Na przedsiębiorcę, który wypłaca wynagrodzenia po terminie, może zostać nałożony mandat karny. Pracownik może wystąpić do pracodawcy z żądaniem wypłaty karnych odsetek za zwłokę. Ponadto, jeżeli pracownik w wyniku wypłaty wynagrodzenia po terminie doznał szkody, przysługuje mu prawo wystąpienia do pracodawcy o wypłatę odszkodowania. Jeżeli zaś pracodawca regularnie łamie prawa pracownika przez nieterminową wypłatę wynagrodzenia, dochodzi do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, które może stać się przyczyną rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Również osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, mimo że nie są chronione przepisami kodeksu pracy, nie są w takich sytuacjach bezsilne. Jeżeli zleceniodawca nie dotrzymuje ustalonego w łączącej ich umowie terminu wypłaty wynagrodzenia, mogą oni wystąpić do niego z żądaniem wypłaty zaległego wynagrodzenia w podanym w piśmie terminie. W przypadku braku reakcji ze strony zleceniodawcy krokiem kolejnym może być wystąpienie do sądu z powództwa cywilnego.