Jak ma rozliczać koszty prywatnego auta przedsiębiorca niebędący podatnikiem VAT

Od 1 stycznia 2019 r. zmieniły się zasady ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem w działalności gospodarczej samochodów osobowych nieujętych w ewidencji środków trwałych.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu. Wydatki te i składki w wysokości 20 proc. stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Niekoniecznie własność

Za koszty uzyskania przychodu nie uważa się również 25 proc. poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Z nowych przepisów wynika zatem, że w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorca może zaksięgować 75 proc. wydatków na eksploatację samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, czyli samochodu niebędącego środkiem trwałym i niestanowiącego własności przedsiębiorcy. Warunkiem ujęcia w kosztach podatkowych 75 proc. wydatków eksploatacyjnych oraz składek na ubezpieczenie takiego prywatnego samochodu jest wykorzystywanie go zarówno w firmie przedsiębiorcy, jak i dla jego celów prywatnych, przy czym auto nie musi być własnością przedsiębiorcy. Wobec tego przedsiębiorca może korzystać z samochodu wynajętego lub udostępnionego na podstawie umowy użyczenia.

Przykład

Pan Adam Kwiatkowski prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług finansowo-księgowych. We własnej działalności gospodarczej wykorzystuje na podstawie umowy użyczenia samochód będący własnością jego żony. Między małżonkami istnieje rozdzielność majątkowa. Samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Czy pan Adam może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75 proc. wydatków na eksploatację samochodu?

W omawianym przypadku przedsiębiorca może używać w działalności gospodarczej na podstawie umowy użyczenia samochód prywatny swojej małżonki, z którą pozostaje w rozdzielności majątkowej, i zaliczyć w koszty uzyskania przychodów 75 proc. wydatków na eksploatację tego samochodu.

Bez kilometrówki

W kosztach uzyskania przychodów można ujmować 20 proc. wydatków związanych z używaniem samochodu. Co to oznacza? Po zmianie przepisów, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje swój prywatny samochód osobowy, którego nie wprowadził do ewidencji środków trwałych w działalności gospodarczej, to zaliczy do kosztów uzyskania przychodów 20 proc. wydatków związanych z eksploatacją samochodu oraz 20 proc. zapłaconych składek na ubezpieczenie takiego samochodu. Nowe przepisy nie precyzują w jaki sposób badać czy prywatny samochód osobowy jest faktycznie używany do celów firmowych. Jednak wyraźnie wynika z nich, że aby można było zaliczyć w koszty uzyskania przychodów 20 proc. poniesionych wydatków:

- samochód musi być własnością przedsiębiorcy,

- samochód ma nie być środkiem trwałym i

- przedsiębiorca nie musi już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

Limit wydatków dotyczy wszystkich poniesionych kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego faktycznie użytkowanego na potrzeby firmy, łącznie ze składkami ubezpieczeniowymi.