Ulga B+R, część 3: Działalność badawczo-rozwojową trzeba wydzielić

W kolejnej część cyklu o uldze B+R (poprzednie dwie ukazały się w Rzeczpospolitej z 3, 17 i 31 grudnia) powiemy o konkretnych wymogach warunkujących skorzystanie z ulgi, związanych ze sposobami wydzielenia i ewidencji kosztów działalności B+R wraz z przedstawieniem wskazówek jak sobie z tymi wymogami poradzić.

Czytaj też:

Jakich wydatków dotyczy ulga B+R

Ulga B+R - komu przysługuje

Co to jest ulga B+R iw jaki sposób z niej skorzystać

Kolejny uciążliwy obowiązek

Wydzielenie, odrębna ewidencja, dodatkowa analityka do celów podatkowych - rozliczenia podatkowe wciąż wymagają wprowadzania nowych, dodatkowych sposobów do uzupełniania prowadzonej ewidencji rachunkowej i dostosowania jej do celów podatkowych. Poczynając od klasycznego uzgodnienia wyniku księgowego do wyniku podatkowego w ramach rozliczania podatku dochodowego, a kończąc na nowym od 2018 roku wymogu odrębnego wydzielania dochodów z zysków kapitałowych. Stąd informacja, że skorzystanie z ulgi B+R oznacza uprzednią konieczność wdrożenia kolejnej ewidencji podatkowej, może nie budzić zbyt dużego entuzjazmu podatników lub wręcz zdecydowanie zniechęcić do skorzystania z tej preferencji podatkowej. Niemniej jednak, sprawdźmy w szczególe, na ile tego typu obawy są uzasadnione.

Inaczej niż przy unijnych dotacjach

Korzystający z dotacji unijnych mogą mieć cały pakiet skojarzeń i doświadczeń związanych z wymogami wyodrębnienia działalności objętej dotacją w ramach prowadzonej firmy, łącznie z nieodzowną koniecznością zamieszczenia stosownych tablic informacyjnych i zamieszczania lub naklejania stosownych znaków informacyjnych. I tutaj pierwsza dobra informacja – skorzystanie z ulgi B+R nie oznacza konieczności stawiania jakichkolwiek tablic ani naklejania żadnego rodzaju informacji. Innymi słowy, tablica z dużym napisem „Centrum Badawczo-Rozwojowe" nie jest wcale konieczna.

TABELA nr 1. Rozliczenie miesięcznych kosztów wynagrodzeń jako kosztów kwalifikowanych ulgi B+R

Rzeczpospolita

Nie ma również obowiązku formalnego wyodrębnienia organizacyjnego prowadzonej działalności B+R – w formie odrębnego podmiotu, oddziału lub innej wydzielonej jednostki organizacyjnej. Skorzystanie z ulgi B+R może więc być oparte o dotychczasową strukturę organizacyjną firmy.

TABELA nr 2. Rozliczenie innych kosztów prac B+R jako kosztów kwalifikowanych

Rzeczpospolita

Jaka więc forma wyodrębnienia dotyczy ulgi B+R? Chodzi o konieczność wyodrębnienia kosztów działalności B+R w ramach prowadzonej ewidencji rachunkowej do celów podatkowych >patrz ramka.

Kilka praktycznych wskazówek

W tym miejscu można by powtórzyć za wieloma interpretacjami przepisów o uldze B+R, że wskazane regulacje nie precyzują w jaki sposób wyodrębnienie kosztów działalności B+R powinno zostać zrealizowane. Niemniej jednak tak naprawdę zarówno przepisy podatkowe, jak i praktyka ich stosowania daje nam kilka praktycznych wskazówek w tym zakresie.

1. Po pierwsze, ulga B+R dotyczy kosztów stanowiących koszty uzyskania przychodu do celów podatku dochodowego. Stąd w tym zakresie zastosowanie będzie miała prowadzona ewidencja służąca wyodrębnieniu kosztów podatkowych od pozostałych kosztów ujętych w ramach ewidencji rachunkowej.

2. Po drugie, koszty działalności B+R dotyczą zamkniętego zbioru kosztów kwalifikowanych, który szczegółowo przedstawiony został w poprzedniej części niniejszego cyklu („Koszty kwalifikowane, czyli jakich wydatków dotyczy ulga B+R", 31 grudnia 2018 r., str. D4-5). Specyfika poszczególnych rodzajów kosztów kwalifikowanych również w praktyce wskazuje na sposób wyodrębnienia poszczególnych kosztów.

3. Po trzecie, ulga B+R nie jest możliwa w przypadku kosztów działalności B+R, które zostały:

- zwrócone w jakiejkolwiek formie,

- już wcześniej odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym,

- już uwzględnione w kalkulacji dochodu zwolnionego na podstawie uzyskanego zezwolenia w specjalnej strefie ekonomicznej lub decyzji o wsparciu inwestycji.

Jeżeli ww. wyłączenia nas dotyczą, to również oznaczają one wyodrębnienie wskazanych wyżej kosztów.

Przejdźmy do przykładów, rozpoczynając od kosztów kwalifikowanych działalności B+R dotyczących wynagrodzeń.

Koszty osobowe

W tym przypadku dobrą praktyką jest zastosowanie wyodrębnienia kadrowego. Uważny czytelnik może w tym momencie zareagować stwierdzeniem, że przecież nie ma takiego wymogu jak wydzielenie kadrowe czy też osobowe prowadzonej działalności B+R. Zgadza się, formalnie takiego wymogu brak, jednak trudno mówić o prowadzeniu prac B+R we własnym zakresie bez zaangażowania w takie prace ludzi (tj. pracowników, zleceniobiorców). Innymi słowy, jeżeli nie potrafimy określić, którzy pracownicy (bądź zleceniobiorcy) są w naszej firmie zaangażowani w prace B+R, to najpewniej może to być oznaką, że takich prac po prostu nie ma albo nie są one prowadzone we własnym zakresie, a więc są wynikiem usług B+R świadczonych przez podwykonawców.

Oczywiście wyodrębnienie kadrowe nie oznacza, że musimy zidentyfikować osoby zajmujące się tylko i wyłącznie działalnością B+R lub też, że poza wyodrębnioną grupą czy zespołem zajmującym się zasadniczo pracami B+R, żaden inny pracownik lub zleceniobiorca nie może być brany pod uwagę. Przepisy podatkowe wprost dopuszczają bowiem kwalifikowanie kosztów wynagrodzenia pracowników lub zleceniobiorców, którzy jedynie częściowo zajmują się działalnością B+R. Dla uprawdopodobnienia, że w naszej firmie prowadzimy we własnym zakresie prace B+R, powinniśmy jednak być w stanie zidentyfikować osobę lub osoby (precyzyjniej: pracownika/zleceniobiorcę lub pracowników/zleceniobiorców), którzy w skali prac B+R w firmie zajmują się ich prowadzeniem.

Czas pracy

W przypadku kosztów wynagrodzeń i świadczeń związanych z wynagrodzeniami, ich wyodrębnienie powinno wynikać z ewidencji czasu pracy pracowników lub zleceniobiorców zaangażowanych w prowadzenie prac B+R. Stąd kosztem kwalifikowanym ulgi B+R będą koszty wynagrodzeń ustalone na podstawie proporcji czasu pracy przeznaczonego na realizację prac B+R w stosunku do ogólnego czasu pracy pracownika / zleceniobiorcy. W związku z tym, że w praktyce wynagrodzenia naliczane i płacone są najczęściej w skali miesięcznej, oznacza to również potrzebę comiesięcznego prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Przykład

W poprzednich częściach cyklu poznaliśmy firmę pana Stefana Janowskiego, gdzie w dziale technologicznym w prace rozwojowe zaangażowanych jest pięciu pracowników, a dodatkowo z działem współpracuje trzech zleceniobiorców zajmujących się również pracami rozwojowymi. Ustalenie kosztów kwalifikowanych w zakresie wynagrodzeń może mieć postać jak wskazano w tabeli nr 1.

Przykład

W przypadku innych kosztów kwalifikowanych w ramach zamkniętego zbioru wskazanego w przepisach podatkowych, sposób wyodrębnienia danej kategorii kosztowej będzie wynikał z jej charakteru. Tabela nr 2 wskazuje innego rodzaju koszty kwalifikowane prowadzonych prac rozwojowych, jakie wystąpiły w firmie pana Stefana Janowskiego oraz informację, na jakiej podstawie zostały one wyodrębnione.

Kiedy należy wyodrębniać działalność B+R niezależnie od ulgi

Dla potrzeb polskich przepisów o rachunkowości, w przypadku prowadzenia prac badawczych zasadniczo nie ma konieczności ich wyodrębniania, gdyż koszty prac badawczych ujmuje się w kosztach podstawowej działalności operacyjnej w momencie ich poniesienia. Z kolei w przypadku prowadzenia prac rozwojowych, koszty ukończonych prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym i podlegających wdrożeniu zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych. Przy czym przed zakończeniem prac rozwojowych nie można zwykle definitywnie określić, czy zostaną one wdrożone. Stąd koszty prac rozwojowych wstępnie wyodrębnia się w ramach analityki kosztów międzyokresowych.

Podobne podejście w zakresie zaliczania do wartości niematerialnych i prawnych kosztów prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym i spełniających określone warunki, występuje w przepisach o podatku dochodowym.

Co istotne z punktu widzenia ulgi B+R, warunkiem jej zastosowania jest wyodrębnienie kosztów działalności B+R, natomiast zastosowanie ulgi B+R nie jest warunkowane wynikiem zakończonych prac B+R ani zaliczeniem kosztów prac rozwojowych do wartości niematerialnych i prawnych.

Poza tym, wyodrębnienie działalności B+R może być również powiązane z przekazywaniem danych statystycznych do GUS, jeżeli w ramach obowiązków sprawozdawczych wypełnia się sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej.

Z koniecznością wyodrębnienia działalności B+R będziemy mieć również do czynienia w przypadku uzyskania różnego rodzaju dotacji dostępnych na wspieranie tego typu działalności przedsiębiorstw. W takim przypadku obowiązki sprawozdawcze z przyznanej dotacji będą często wymagały wręcz bardziej dokładnego wyodrębnienia kosztów B+R, niż w przypadku ulgi B+R.

Autor jest doradcą podatkowym, współzałożycielem i wspólnikiem w kancelarii doradztwa podatkowego Thedy & Partners

Czytelników zachęcamy do kontaktu z autorem w celu zgłaszania pytań lub wątpliwości, które mogą zostać omówione w kolejnych częściach cyklu.